Ohjelmistorobotti tekee työtehtävistä mielekkäitä

Ohjelmistorobotin käyttöönotto yrityksissä kohdistuu usein ensin taloushallinnon tehtävien automatisointiin. Tähän on useita syitä. Tarkastukset ovat samankaltaisia kuukaudesta, kvartaalista ja vuodesta toiseen. Tarkastukset pitää tehdä nopeasti ja virheettömästi, mikä tekee työmäärään kuormitushuippuja.

Ohjelmistorobotti tekee töitä valittamatta vuorokauden ympäri ilman inhimillisiä virheitä. Robotti on myös nopea, sillä se tekee työtään mekaanisesti eikä yritä ymmärtää näkemäänsä ohjelmointiaan pitemmälle. Joskus robottia jopa joudutaan hidastamaan, jotta sen käynnistämät ja käyttämät järjestelmät pysyisivät tahdissa robotin kanssa. Robotin tekemien tarkistusten jälkeen ihmisille jää vain robotin havaitsemien virheiden korjaaminen, oikeaksi havaittuihin tarkistuksiin ei enää ihmisen tarvitse puuttua.

Koska robotti toimii kuten ihminen käyttäessään tietojärjestelmiä, se voi verrata esimerkiksi tilaus- ja laskutustietoja eri järjestelmistä. Eräässä tapauksessa ison tilauksen tarkastaminen kesti ihmiseltä neljä tuntia, kun taas robotti teki saman 11 minuutissa. Jotkin toiminnot voidaan kokonaan robotisoida, esimerkkinä opintolainakäsittely pankissa. Näin saattaa kadota kokonaisia työnkuvia.

Robottien käyttö kannattaa aloittaa sellaisista työtehtävistä, jotka ovat usein toistuvia ja samanlaisia – siis ilmeisimmin robotisoituvista. Näin organisaatio saa kokemusta roboteista ja niiden mahdollisuuksista. Nälän kasvaessa voidaan robotin toimintoja lisätä ja monipuolistaa. Pian roboteilla helpotetaan monien eri ammattikuntien työtä.

Isoin työvaihe ohjelmistorobotin käyttöönotossa on kattavien prosessikuvausten laatiminen. Työnkulut pitää yhtenäistää, sillä robotti ei osaa hoitaa poikkeuksien poikkeuksia tai tehdä tulkintoja.

Case: Robotti opettajan työn apuna

DigiReWork-hankkeen tavoitteena oli edistää Kanta-Hämeen pk-yritysten henkilöstön digivalmiuksien paranemista valmennusohjelman avulla. Valmiuksien kehittäminen tarkoittaa aihealueen tiedon ja taidon lisäämistä. Osana DigiReWork-hanketta ohjelmoitiin Robot Framework -ohjelmistorobotilla kaksi robottia tiedon tuottamiseksi. Niiden tehtävinä oli tuottaa kaksi erilaista näkymää opiskelijoiden tehtävien yhteenvedoista oppimisympäristö Moodlessa. Teknisesti robottien toiminta on tarkemmin kuvattu julkaisussa Ensimmäinen ohjelmistorobottini (Seppänen 2018).

Robottien käynnistäminen ja kohdistaminen tehtiin helpoksi työpöytäkuvakkeilla. Klikkaamalla kuvaketta robotti suoritti selaimessa tehtävänsä ja käynnisti sen jälkeen toisen selaimen tuloksille.

Robotit tekivät tuloksensa ensin HTML-muodossa oleviin väliaikaistiedostoihin. Ajon lopulla lopetettiin ensimmäinen selain ja avattiin uusi selain käyttäen väliaikaistiedostoa. Samalla väliaikaistiedosto poistettiin, joten tietosuojajätettä robotit eivät tuota.

Ensimmäinen robotti: tehtävien listaaminen peräkkäin

Ensimmäisellä robotilla käydään läpi Moodlen tietyn nimetyn kurssin välilehden tehtävät, ja niiden arviointitilanne tulostetaan peräkkäin väliaikaistiedostoon, joka avataan uuteen selaimeen.

Toinen robotti: tehtävien koontilistaus

Toisella robotilla käydään läpi Moodlen tietyn nimetyn moduulin välilehden tehtävät, ja niiden arviointitilanteesta rakennetaan yksi matriisinäyttö (kuva 3), jossa on kaikkien opiskelijoiden tehtävien arviointi. Selainnäkymä voidaan tarvittaessa kopioida Exceliin jatkotyöstöä varten.

Robottiajojen vertailu

Opettajan ja robotin ajankäytön vertailu ei ole kovin järkevää, koska robotti on tämänkaltaisissa tehtävissä ylivoimainen. Tässä on ajotulokset muutamasta erilaisesta ajosta.

Taulukko 1. Robotti 1:n esimerkkiajot.

Tehtävien lkm	Opiskelijoiden lkm	Tehtäviä yhteensä	Ajon kesto
4	25	100	1 min 3 s
23	42	966	5 min 21 s

Taulukko 2. Robotti 2:n esimerkkiajot.

Tehtävien lkm	Opiskelijoiden lkm	Tehtäviä yhteensä	Ajon kesto
4	25	100	1 min 0 s
23	42	966	4 min 55 s

Taulukoista 1 ja 2 havaitaan, että tehtävämäärien kasvaessa käytetty aika ei lisäänny aivan lineaarisesti. Tämä johtuu ainakin osaksi siitä, että kirjautuminen Moodleen kestää varsin pitkän ajan. Tämä aika, noin 20 sekuntia, on sama kaikissa. Sen jälkeen päästään varsinaiseen tehtäväanalysointiin.

Robottiteknologian valitseminen

Robottiteknologian valitsemiseen vaikuttaa monta tekijää. Robottituotteita on markkinoilla parisenkymmentä. Yleensä ne ovat suljettua lähdekoodia, mutta Robot Framework on avointa lähdekoodia. Usein suuri osa robotin ohjelmoinnista voidaan tehdä käyttöliittymätasolla, sillä osa ohjelmoinnista tapahtuu graafisella käyttöliittymällä vuokaavioita piirrellen. Voidaan myös käyttää ohjelmistorajapintoja suoraan tietokantoihin. Tässä on se etu, että jos järjestelmän ulkoasu muuttuu, robottia ei tarvitse muuttaa. Toisaalta tämän tason automatiikan tekemiseen tarvitaan ohjelmoijia, joita myös tarvitaan mahdollisen uuden ohjelmakoodin tuottamiseen esimerkiksi python-koodilla.

Suljetun lähdekoodin roboteilla on erilaisia lisensointihintoja ja -tapoja. Näihin onkin syytä perehtyä ennen päätöstä, sillä yleisesti ottaen kaikilla roboteilla saa tehtyä kaikki tarvittavat asiat. Tosin joillakin se voi vaatia enemmän ohjelmointia kuin toisilla. Käyttäjätasolla robotista toiseen siirtyminen ei ole myöskään vaikeaa.

Robottituotemerkeistä voi mainita Robot Frameworkin lisäksi esimerkkeinä BluePrismin, UiPathin ja Kofax Kapowin, IPSoftin, Rage Frameworks -ohjelmistot sekä Oraclen järjestelmät. Uusia järjestelmiä tulee koko ajan markkinoille. Koska järjestelmät usein perustuvat testausautomaatioon, näistä järjestelmistä päästään nopeasti ja helposti kehittämään ohjelmistorobotiikan järjestelmiä. Monilla valmistajilla, kuten UiPathilla, on Youtubessa esimerkkivideoita, joita kannattaa käydä katsomassa.

Artikkeli on kirjoitettu Hämeen ELY-keskuksen rahoittamassa DigiReWork-hankkeessa (ESR).