Ohjelmistorobotiikka työtä tehostamassa

Ohjelmistorobotiikkaa käyttöönottavien yritysten määrä jatkaa kasvuaan eri toimialoilla. Ohjelmistorobotiikan mahdollistamasta prosessien tehostamisesta hyötyvät niin liiketoiminnaltaan suuret kuin pienetkin toimijat. Myös HAMKin tasolla tarkastellaan ohjelmistorobotiikasta saatavia hyötyjä automatisoimalla opetushenkilöstölle kuuluvia rutiininomaisia prosesseja.

Johdanto

Tänä päivänä yritykset ovat globalisaation ja yhä kovenevan kilpailun muovaamassa taloudellisessa tilanteessa pakotettuja etsimään keinoja, joilla voisivat pienentää tuotantokustannuksiaan samalla parantaen tuotteidensa ja palveluidensa laatua. Yritykset pyrkivät parantamaan kilpailuetuaan toisiin saman alan yrityksiin nähden optimoimalla ja tehostamalla omia liiketoimintaprosessejaan. (Meidan, García-García, Escalona & Ramos 2017, 83.) Etsiessään tapoja yritystensä tuotteiden laadun parantamiseksi ja tuotannon tehostamiseksi yritysjohtajat ovatkin kohdistaneet katseensa ohjelmistorobotiikan suuntaan (Fluss 2017, 42).

Tässä artikkelissa tutustutaan toiminnallisen tutkimuksen kautta ohjelmistorobotiikkaan. Artikkelin teoriaosuudessa perehdytään ensin yleisellä tasolla ohjelmistorobotiikkaan ja sen toimintaperiaatteisiin, minkä jälkeen tarkastellaan ohjelmistorobotiikasta saatavia hyötyjä yritysten näkökulmasta. Teoriaosuudessa selvitetään myös ohjelmistorobotiikkaa käyttöönottavien yritysten henkilöstön tuntemuksia ja asenteita työnsä automatisointia kohtaan. Työn käytännön osuudessa rakennetaan Moodlea käyttävä ohjelmistorobotti ja mitataan robotin käytöstä saatava ajallinen hyöty suorittamalla tietyt rutiininomaiset toiminnot sekä manuaalisesti opettajan tekemänä että automatisoituna ohjelmistorobotin suorittamana työnkulkuna.

Artikkelissa etsitään vastauksia seuraaviin tutkimuskysymyksiin:

• Mitä ohjelmistorobotiikka on ja miten se eroaa perinteisestä automatisoinnista?
• Millaisia hyötyjä ohjelmistorobotiikasta on yrityksille?
• Millaisia vaikutuksia ohjelmistorobotiikan käyttöönotolla on yrityksen työntekijöihin?
• Miten ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää HAMKissa opettajien työvälineenä?

Mitä ohjelmistorobotiikka on?

Ohjelmistorobotit voidaan määritellä ohjelmistoiksi, ohjelmistotyökaluiksi ja -alustoiksi, jotka koostuvat tekoälyä ja koneoppimista hyödyntävistä osasista ja joilla voidaan automatisoida rutiininomaisia, useita toistoja sisältäviä, virheherkkiä prosesseja. Tällaisille prosesseille tunnusomaisina piirteinä on mainittu strukturoitu tieto, sääntöihin perustuvuus sekä deterministiset tulokset. Lisäksi ohjelmistorobotiikkaa hyödyntävien prosessien lopputulokset tuottavat yleensä yhden oikean vastauksen. (Lacity & Willcocks 2016, 41‒43; Rowe 2017.)

Ohjelmistorobotiikan voidaan katsoa olevan työnkulkuteknologia, jolla suoritetaan tiettyjä toimenpiteitä ennalta määritellyissä vaiheissa. Ohjelmistoroboteilla voidaan suorittaa esimerkiksi tiedon kopiointia lomakkeen kentästä toiseen. (Fluss 2017, 42.) Ohjelmistorobotit kykenevät suoriutumaan selkeästi jäsennellyistä ja rajatuista tehtävistä tarkasti ja nopeasti (Lacity & Willcocks 2016, 41). Ne voivat työskennellä ihmisen valvomana tai itsenäisesti mitä moninaisimmissa tehtävissä. Ohjelmistorobotit voivat työskennellä joko ihmisten rinnalla tai toimia taustalla, niille voidaan määritellä erilaisia tehtäviä eri ajanjaksoille ja näiden tehtävien järjestystä voidaan helposti muutella. Ohjelmistorobotit suoriutuvat tehtävistään nopeasti, tarkasti, virheettömästi ja väsymättä vapauttaen ihmisiä päättely- ja arviointikykyä sekä tunneperäistä älykkyyttä vaativiin tehtäviin parantaen samalla työn laatua sekä asiakastyytyväisyyttä. Näiden asioiden voidaankin katsoa vaikuttavan positiivisesti havaittujen virheiden ja asiakasvalitusten määrään. (Rowe 2017; Asatiani & Penttinen 2016, 68; Fluss 2017, 42.)

Yritykset, jotka ottavat ensimmäisen askeleensa kohti automatisoituja prosesseja, päätyvät yleensä valitsemaan kognitiivisen automatisoinnin sijasta helpommin lähestyttävän ohjelmistorobotiikan työvälineekseen. Kognitiivisen automatisoinnin prosessit ovat päättelypohjaisia prosesseja ja niiden hyödyntämä ja tuottama data on ohjelmistorobotiikasta poiketen strukturoimatonta. Kognitiivista automatisointia voidaan hyödyntää yleensä vaativammissa automatisointitapauksissa kuten prosessien tilanteen seurannassa, arvioinnissa sekä vianhallinnassa ja joiden tuotoksena saadaan yleensä useita todennäköisiä vastauksia. (Lacity & Willcocks 2016, 41‒43; Fast-Berglund, Fässberg & Hellman 2013, 2.)

Miten ohjelmistorobotti toimii?

Ohjelmistorobotti matkii työntekijää käyttämällä esimerkiksi ERP-järjestelmää tai muuta ohjelmistotyökalua ihmisen tavoin. Ohjelmistorobotti on saanut nimensä toimintaperiaatteestaan. Perinteinen ohjelmistoautomaatio tapahtuu IT-järjestelmien taustapuolella (back-end) kun taas ohjelmistorobotti on integroitu IT-järjestelmien etupuolelle (front-end). Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ohjelmistorobotti ei hyödynnä sovellusohjelmointirajapintoja (Application Programming Interface – API), vaan se käyttää IT-järjestelmää aivan kuten ihminenkin, toistaen tarkkoja, ennalta määriteltyjä sääntöihin perustuvia askeleita ja reagoiden tietokoneen näytön tapahtumiin. (Asatiani & Penttinen 2016, 68.)

Ohjelmistorobotti voidaan ohjelmoida käyttämään lähes mitä tahansa ohjelmistoa, jota ihminenkin kykenee käyttämään. Sen ohjelmoimiseen ja käyttöönottoon ei yleensä kulu kuin 2‒4 viikkoa, joka on huomattavasti lyhyempi aika kuin mitä automatisointiin ohjelmointirajapintoja hyödyntäen kuluisi. Ohjelmistorobottien toiminnallisuutta on helppo muokata eikä niiden ohjelmointi vaadi laajaa ohjelmointitietämystä. Pohdittaessa ohjelmistorobotille sopivia tehtäviä pääsääntönä on, että prosessin kaikki askeleet voidaan määritellä tarkasti etukäteen ja kaikki mahdolliset tapahtumat sekä lopputulokset kyetään ennakoimaan. (Asatiani & Penttinen 2016, 68.)

Ohjelmistorobotiikasta saatavat hyödyt

Yritykset tiedostavat ohjelmistorobotiikasta saadut hyödyt ja ne pyrkivätkin parantamaan tuottavuuttaan hyödyntämällä niitä. Ihmisiä ei vielä nykyään voida kokonaan korvata ohjelmistoroboteilla, mutta käyttämällä ohjelmistorobotteja työntekijöiden tukena yritykset voivat saavuttaa huomattavia säästöjä prosessien läpimenoaikojen lyhentyessä. (Fluss 2017, 42.) Mikäli prosessien automatisoinnissa onnistutaan hyvin, yrityksen on mahdollista muodostaa hyvin toimivia ihmisten ja robottien muodostamia tiimejä. Tällaiset tiimit, joissa ihmisten ja robottien välinen yhteistyö on saumatonta, tehostavat merkittävästi yrityksen toimintaprosesseja (Lacity & Willcocks 2016, 41, 43.)

Ohjelmistorobotiikalla voidaan parantaa yrityksen toimintatehokkuutta, tehostaa nykyisiä toimintamalleja ilman raskaita muutoksia jo olemassa oleviin ohjelmistoihin sekä pienentää tuotantokustannuksia. Lyhentämällä ja ennakoimalla prosesseihin kuluvaa ajankäyttöä, ohjelmistoroboteilla voi olla myös positiivinen vaikutus palvelusopimusten (Service Level Agreement) sisältöihin (Rowe, 2017). Lacity ja Willcocks (2016, 41) ovat todenneet, että robotteja käytetään mm. vakuutusmaksujen myyntien validoinnissa, terveydenhuollon vakuutusten korvausmaksuissa, sähköisten laskujen tuottamisessa sekä työntekijöiden tietojen päivityksessä. Ohjelmistorobotiikalla pyritään myös minimoimaan hallinnollisia ongelmia sekä työskentelytapojen ja kulttuurien eroista aiheutuvia väärinkäsityksiä (Asatiani & Penttinen 2016, 68).

Rowe (2017) on todennut, että ohjelmistorobotiikasta saatuihin hyötyihin voidaan lukea mm.

• parantunut tietoturva erityisesti arkaluontoista, salassa pidettävää materiaalia käsiteltäessä
• tarkempi säännösten noudattaminen yrityksessä
• pienentynyt tarve vanhojen järjestelmien päivittämiselle tai vaihtamiselle
• työntekijöiden työtyytyväisyyden ja hyvinvoinnin kasvu.

Yritysten työntekijöiden suhtautuminen ohjelmistorobotiikkaan

Ohjelmistorobotiikka yleistyy yhä kiihtyvällä tahdilla useilla liiketoiminnan alueilla. Vallalla olevan käsityksen mukaan ohjelmistoroboteilla voidaan korvata matalan tason työntekijät. Tämä käsitys perustuu kuitenkin olettamukseen siitä, että robotit suorittavat tehtävänsä samalla tavoin kuin ihmiset ja siihen, että työympäristöt pysyvät muuttumattomina (Herbert, Dhayalan & Scott 2016, 22).

Vaikka ohjelmistorobotiikan käyttöönotosta saatu työntekijöiden palaute on ollut pääsääntöisesti positiivista, on tutkimusten mukaan yleistä, että ohjelmistorobottien käyttöönotto aiheuttaa aluksi työntekijöissä vastarintaa. Yleisenä pelkona on, että ohjelmistorobotiikka korvaa ihmistyövoiman ja johtaa irtisanomisiin. Yrityksen johdon tuleekin olla varovainen kommunikoidessaan ohjelmistorobotiikan käyttöönotosta työntekijöilleen. Työntekijöiden kanssa tulee keskustella avoimesti ja heille tulee jakaa oikeanlaista tietoutta ohjelmistorobotiikan hyödyistä ja vaikutuksista työntekijöiden toimenkuviin ennen ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa. Tällaisella menettelyllä kyetään ennalta ehkäisemään työntekijöiden ja johdon välien tulehtuminen, vääränlaisten mielikuvien synty, paniikkia ja jopa sabotaasihenkeä uudistuksia kohtaan. (Lacity & Willcocks 2016, 47; Rowe 2017; Asatiani & Penttinen 2016, 68.)

Lacityn ja Willcocksin (2016, 47) mukaan ohjelmistorobottien käyttöönotto yrityksissä on vaikuttanut työntekijöiden työnkuvaan positiivisesti eikä ole tehnyt työntekijöitä tarpeettomiksi. Tarve tehtävien ulkoistamiselle tai uusien työntekijöiden palkkaamiselle kuitenkin vähenee automatisoinnin myötä. Nykyisten työntekijöiden määrän vähentämiselle ei tutkimusten mukaan ole tarvetta, sillä työntekijöiden työnkuvaa ja tehtäväkenttää muuttamalla heidät voidaan sijoittaa tehtäviin, joita ei voida automatisoida tehokkaasti. Pitkällä tähtäimellä ohjelmistorobotiikka saattaa jopa luoda uusia työtehtäviä robotteja ylläpitäville henkilöille sekä data-analytiikan osaajille. Asatianin & Penttisen (2016, 69) mukaan yrityksen tulee pohtia, onko ihmisen korvaaminen robotilla järkevää ja millaisia vaikutuksia korvaamispäätöksellä voi olla tulevaisuudessa.

Esimerkkitapaus ohjelmistorobotiikan käytöstä yritysmaailmassa

Englantilainen pankki etsi uutta toimintatapaa korkean riskiluokan omaavien tilien hoitamiseksi. Tällaiset tilit kuuluvat asiakkaille, joilla ei ole tarvittavaa määrää rahaa tileillään, jotta he pystyisivät suoriutumaan erääntyvistä maksuistaan. Tällaisia korkean riskiluokan tilejä on pankissa noin 2500, ja nämä tilit käsitellään päivittäin. Tähän tehtävään on määrätty yksitoista henkilöä, joilla kuluu aikaa tehtävän suorittamiseen kahdeksan tuntia päivässä. Pankki päätti kokeilla ohjelmistorobotteja tehostaakseen prosessia ja pienentääkseen tilien tutkimiseen käytettävää aikaa. Oikeanlaisten ohjelmistorobottien rakentamiseen kului aikaa muutama kuukausi. Nyt pankilla on käytössään 20 ohjelmistorobottia, jotka tutkivat korkean riskiluokan tilejä päivittäin. Prosessin voidaan katsoa tehostuneen ja virheiden määrän vähentyneen robotiikan käyttöönoton myötä. Tilien läpikäymiseen päivittäin kuluva aika on lyhentynyt neljällä tunnilla ja prosessin kulut ovat pienentyneet 80 prosenttia. Pankin virkailijat on siirretty mielekkäämpiin ja tuottavampiin tehtäviin. Pankki on erittäin tyytyväinen ohjelmistorobotteihin ja pyrkii laajentamaan niiden käyttöä pankin muihinkin prosesseihin. (Casale,‎ Dilla, Jaynes, Livingston & Matrisciani 2015, 7.)

Ohjelmistorobotiikan hyödyntämisesimerkki opettajan työssä

Halusin omasta mielenkiinnostani kokeilla, voisinko ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä tehostaa joitain Moodlessa suorittamiani työnkulkuja. Työssäni joudun usein kirjautumaan Moodleen ja lataamaan koneelleni opiskelijoiden palauttamia harjoitustöitä. Tämä on aikaavievää ja virheherkkää toimintaa, eli ihanteellista maaperää prosessien automatisoinnille.

Valitsin ohjelmistorobotin alustaksi Visual Studion sen tarjoamien kattavien kirjastojen vuoksi ja ohjelmointikieleksi C#:n. Moodle on internetsivusto, joten päädyin hyödyntämään Selenium web -automatisointityökalua ohjelmistorobotin luonnissa.

Käynnistyessään robotti avaa ensin Chrome-selaimen ja siirtyy Moodlen kirjautumissivulle. Robotti syöttää tunnukseni ja salasanani kirjautumiskenttiin ja Chrome avaa Moodlen etusivun. Tämän jälkeen robotti etsii ennalta määrätyt toteutukset ja niiltä valitut tehtävät. Robotti tarkistaa ensin, onko opiskelija palauttanut tehtävän. Mikäli tehtävä on palautettu, luo robotti opiskelijan nimellä uuden kansion tietokoneen kovalevylle ja lataa opiskelijalle kuuluvan palautuksen tähän kansioon. Robotti toistaa tätä työnkulkua, kunnes viimeinenkin opiskelija on käyty läpi tehtävän palautuskansiosta. Tämän jälkeen robotti sulkee Chrome-selaimen ja sulkee itsensä.

Ohjelmistorobotilla kului aikaa 25 opiskelijan tehtävien lataamisessa 1 minuutti ja 50 sekuntia. Robotin suorittamaa työnkulkua voitaisiin edelleenkin tehostaa muokkaamalla C#-koodia, jolloin tehtävään kuluvaa aikaa kyettäisiin lyhentämään noin yhdellä sekunnilla opiskelijaa kohden. Noutamalla opiskelijoiden palautukset manuaalisesti minulta kului aikaa saman työnkulun suorittamiseen 8 minuuttia ja 35 sekuntia. Ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä onnistuin siis lyhentämään rutiininomaiseen Moodlen käyttöön kuluttamaani aikaa noin seitsemällä minuutilla yhtä tehtävän palautuskansiota kohden.

Tulokset

Artikkelin alussa esitettiin neljä tutkimuskysymystä, joihin tutkimuksessa haettiin vastauksia. Tässä luvussa tutkimuskysymyksiin pyritään vastaamaan.

Mitä ohjelmistorobotiikka on ja miten se eroaa perinteisestä automatisoinnista?

Ohjelmistorobotiikka on työnkulkuteknologia, jolla suoritetaan tiettyjä toimenpiteitä ennalta määritellyissä vaiheissa. Ohjelmistoroboteista puhuttaessa ne määritellään usein tekoälyä ja koneoppimista hyödyntävistä osasista kootuiksi ohjelmistoksi, ohjelmistotyökaluiksi ja -alustoiksi. Ohjelmistoroboteilla automatisoidaan rutiininomaisia, useita toistoja sisältäviä prosesseja, joita suorittaessaan ihminen on taipuvainen tekemään virheitä.

Ohjelmistorobotti on saanut nimensä toimintaperiaatteestaan ja se matkiikin työntekijää käyttämällä ohjelmistojen näkyvää käyttöliittymää ihmisen tavoin sitä hyödyntäen. Perinteisessä ohjelmistoautomaatiossa toiminta puolestaan tapahtuu käyttäjälle näkymättömänä IT -järjestelmien taustapuolella sovellusrajapintoja hyödyntäen.

Millaisia hyötyjä ohjelmistorobotiikasta on yrityksille?

Ohjelmistorobotiikalla voidaan lisätä yrityksen toimintatehokkuutta tehostamalla nykyisiä toimintamalleja sekä minimoida yrityksen tuotantokustannuksia. Ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä voidaan myös ennakoida prosessien läpivientiin kuluva aika, jolla on puolestaan positiivinen vaikutus muun muassa yritysten laatimien palvelusopimusten sisältöihin. Parantunut tietoturva ja tarkempi säännösten noudattaminen yrityksessä kuuluvat ohjelmistorobotiikasta saataviin hyötyihin. Aiemmin ihmisistä aiheutuneiden virheiden määrä minimoituu ja yrityksen tuottamien tuotteiden ja palveluiden laatu paranee.

Millaisia vaikutuksia ohjelmistorobotiikan käyttöönotolla on yrityksen työntekijöihin?

Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto on useissa yrityksissä ollut tulenarka puheenaihe. Aiempien tutkimusten mukaan ohjelmistorobotiikan käyttöönotosta saatu työntekijöiden palaute on pääsääntöisesti ollut positiivista. Kuitenkin on havaittu, että ohjelmistorobottien käyttöönotto saattaa aluksi aiheuttaa työntekijöissä vastarintaa. Työntekijöiden yleisenä pelkona on todettu olevan ajatus oman työpaikan menetyksestä tai omien työtehtävien määrän supistumisesta.

Yrityksen johdon tuleekin tarkkaan harkita ja suunnitella, miten automatisointi suoritetaan työntekijöille läpinäkyvällä tavalla sekä heitä tukien. Onnistuessaan ohjelmistorobotiikan käyttöönoton on katsottu vaikuttavan työntekijöiden työnkuvaan positiivisella tavalla vähentämällä rutiininomaisten tehtävien määrää ja mahdollistamalla työntekijöiden keskittymisen mielekkäämpiin työtehtäviin. Ohjelmistorobotiikka kuitenkin vähentää yrityksen tarvetta ulkoistaa omia toimintojaan sekä supistaa tarvetta palkata uusia työntekijöitä.

Miten ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää HAMKissa opettajien työvälineenä?

Tutkimuksen aikana ohjelmoitiin ohjelmistorobotti, joka noutaa opiskelijoiden palautukset Moodlesta halutusta palautuskansiosta opettajan omalle tietokoneelle. Opettaja saattaa joutua suorittamaan tällaisen rutiininomaisen työnkulun useasti lukukauden aikana. Tutkimuksessa havaittiin, että jo 25 opiskelijan tiedostojen lataamisessa voi ohjelmistorobottia hyödyntämällä yksi opettaja säästää aikaansa lähes seitsemän minuuttia yhtä arvioitavaa palautusta kohden, puhumattakaan rutiininomaisen työn aiheuttamasta harmista. Ohjelmistorobotteja käyttämällä opettajat voivat kohdentaa työaikaansa vaativampiin ja mielenkiintoisempiin tehtäviin robottien suorittaessa rutiininomaiset tehtävät taustalla.

Yhteenveto

Yhä useampi yritys päätyy hyödyntämään ohjelmistorobotiikkaa liiketoimintaprosessiensa tehostamiseen pyrkiessään kasvattamaan voittomarginaalejaan sekä parantamaan asiakkailleen tuottamiaan palveluita ja palvelukokemuksiaan. Aiempien tutkimusten mukaan yritykset ottavat ohjelmistorobotit käyttöönsä pienin askelin kokeilemalla niitä ensin liiketoiminnalle ei-kriittisten prosessien tehostamisessa. Pilotoituaan ohjelmistorobotteja ja saatuaan tarpeeksi käyttökokemusta niiden vaikutuksesta liiketoimintaprosesseihinsa yritys päättää, tekeekö se lisäinvestointeja robotiikkaan vai jatkaako se vanhalla mallilla eteenpäin.

Yrityksen johdon tulee harkita tarkkaan, miten sen kannattaa esitellä ohjelmistorobottien käyttöönotto omille työntekijöilleen. On todettu, että työntekijät pelkäävät robottien vievän heidän työpaikkansa. Yrityksen johdon tuleekin tässä kohdin toimia avoimesti ja kertoa, millainen vaikutus ohjelmistorobotiikan käyttöönotolla mahdollisesti on työntekijöiden toimenkuviin.

Mielestäni ohjelmistorobotiikka on oiva apuväline rutiininomaisten tehtävien automatisointiin. Tulen itse hyödyntämään ohjelmoimaani robottia myös tulevaisuudessa ja jatkokehittämään sen ominaisuuksia pyrkimyksenäni tehostaa omaa työskentelyäni ja vapauttaa omaa aikaani ei-rutiininomaisiin työtehtäviin. Robotiikkaa ei tule kavahtaa, vaan se kannattaa hyväksyä omaa työtä helpottavana ja nopeuttavana apuvälineenä.