Johda ideointia systemaattisesti

Organisaatioiden panostessa innovaatiotoimintaan havahdutaan usein siihen, että ideoita uusien tai parempien tuotteiden, palveluiden, prosessien tai liiketoimintamallien kehittämiseen on liian vähän. Tällöin päädytään etsimään lisää. Usein todellisuus on kuitenkin sellainen, että hyvät, käyttökelpoiset ja jatkojalostettavat ideat ovat aivan silmien edessä, mutta niitä ei ole osattu tunnistaa. Tavallisesti syinä ovat arjen kiire ja sen myötä ajan riittämättömyys luovalle ajattelulle työtehtävien lomassa. Ideoiden systemaattisen johtamisen (Idea Management) puute estää näkemästä näitä jo olemassa olevia mahdollisuuksia.

Ideointi kuuluu keskeisenä osana kaikille työntekijöille ja sitä voidaan toteuttaa yhteistoiminnallisesti esimerkiksi aivoriihityöskentelyn muodossa. Tyypillisesti ideointia tehdään organisaation sisällä, mutta viime aikoina myös ideoinnin joukkoistamisesta (crowd sourcing) on saatu hyviä kokemuksia. Esimerkiksi Suomalaisen Työn Liitto ylläpitää Avainklubi-sivustoa, jossa kannustetaan yleisöä osallistumaan ja tuottamaan kehitysideoita suomalaisille yrityksille.

Keskeiseksi ideoiden johtamisessa nousee innovaatiokulttuurin kehittäminen ja vahvistaminen, mikä käytännössä tarkoittaa tarvittavan ajan, tilan, resurssien ja liikkumavaran antamista niin organisaation sisällä kuin eri sidosryhmissä sekä verkostoissa. Esimerkiksi Google toteuttaa innovaatiokulttuurin kehittämistä ja ylläpitämistä pitämällä organisaatiorakenteet matalina ja kannustamalla ideointiin. Innovaatiokulttuurin tulee olla kiinteä osa organisaatioiden strategiaa ja toimintamallia, jossa on hyvä ymmärrys asiakastarpeista. Sen tulee olla avointa, aktivoivaa, kokeilevaa ja osallistavaa. Samalla korostetaan halua uuden oppimiseen ja olemassaolevan toiminnan kehittämiseen. Uudistamista tavoittelevaan innovaatiokulttuuriin liittyy myös riskinoton hyväksyminen (Muller 2013; Wright 2010). Tällöin rohkea, jopa villiksi yltyvä ideointi edistää uusien ideoiden syntymistä ja jatkotyöstöä.

Innovointi on myös pitkäjänteistä investointia tulevaisuuden kasvutavoitteiden saavuttamiseksi. Ideoiden paikantamiseen organisaatio voi hyödyntää useita henkilöstöä osallistavia keinoja, kuten Corporate Venturing ‑toimintaa ja sisäistä yrittäjyyttä. Yksi ratkaisu tähän on sisäiset startupit, jotka mahdollistavat myös nykyiseen liiketoimintaan kuulumattomien ideoiden edistämisen (Berg ym. 2014).

Jotta ideoiden johtaminen on oikea-aikaista ja hallittua, tulee organisaation ymmärtää innovaatioprosessin tärkeys ja sen eri vaiheet. Ideoiden hallinta on tärkeä osa prosessin ensi vaiheita, jolloin ideoita kerätään ja analysoidaan. Organisaation on kyettävä panostamaan ideoiden tunnistamiseen ja tiedon keräämiseen läpi organisaation. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikilla organisaatiossa toimivilla tulee olla helppo pääsy tarvittaviin työkaluihin (Griffin, Price & Vojak 2012, 70−71, 75; Muller 2013, 69, 71; Wright 2010, 52−53). Ideoita kerättäessä on tärkeää tiedostaa, mitä tietoja tarvitaan, miten niitä arvioidaan (luokittelu, priorisointi, riskit, hyödyt) ja jatkokäsitellään, jos idea etenee innovaatioprosessissa ja se tullaan sisällyttämään osaksi innovaatioportfoliota (Coulon, Ernst, Lichtenthaler & Vollmoeller 2009; Mathews 2013). Ideoiden keräämiseen on tarjolla monia tarkoitukseen kehitettyjä kaupallisia ratkaisuja. Helsingin kaupunki on ottanut henkilöstön ideoiden keräämisen osaksi johtamisjärjestelmäänsä Helinä-järjestelmän avulla. Ideoiden havaitsemiseen ja hallintaan ei kuitenkaan välttämättä tarvita uusia ohjelmia. Esimerkiksi valtionhallinnossa ideoita kerätään yksinkertaisimmillaan Excel‑listauksen ja Word‑lomakkeiden sekä Sharepointiin rakennetun työkalun avulla.

Bank ja Raza (2014) painottavat yhteistyön merkitystä ideoiden johtamisessa ja esittävät yhteistyöhön perustuvan ideoiden johtamisen mallin (Collaborative Idea Management), joka on järjestelmällinen lähestymistapa ideoiden keräämiseen ja käsittelyyn. Ideoita etsitään läpi organisaation valtuuttamalla henkilöstö työskentelemään yhteistyössä etsien ratkaisuja ja ideoita esitettyyn kehityskohteeseen. Työskentely kattaa koko prosessin lähtien ideasta ja päättyen toteutukseen. Yksi esimerkki on Rite-Solutions, joka on perustanut henkilöstön sisäisen ”ideapörssi”-sivuston, johon kuka tahansa voi lisätä ideoita ja joihin muu henkilöstö voi sijoittaa virtuaalista rahaa ja samalla ilmaista kiinnostuksensa idean toteuttamiseen. Jos idea saa tarpeeksi tukea, hanke hyväksytään ja kaikki ideaa tukeneet saavat osuuden projektin mahdollisista voitoista. Ohjelman kautta löydetyt ideat ovat tuottaneet merkittävää kasvua yritykselle ja samalla tukeneet innovaatiokulttuurin kehittymistä.

Seuraavaan listaan on koottu keskeisiä näkökulmia systemaattisen ideoiden johtamisen kehittämiseksi organisaatiossa:

1. Osallista henkilöstö ja asiakkaat ideointiin.
2. Korosta arjen esimiestyön roolia ideointiin sitouttamisen ja motivoinnin näkökulmasta.
3. Selkeytä hyödynnettävät ideointimenetelmät ja mahdollinen ideoiden hallinnan tietotekninen tuki.
4. Huomioi sekä vähäiset että radikaalimpaan muutokseen liittyvät ideat ja niiden jatkotyöstö.
5. Hahmota prosessimainen toimintatapa ideoiden johtamiseen, mutta muista samalla tarve ketteryyteen.

Artikkeli on osa Innovaatiojohtaminen-kokoelmaa.