Tehokkuutta ja laadunvarmistusta opinnäytetyöprosessiin Moodlen avulla

Vuosittain HAMKin teknologiaosaamisen yksikössä (TEOS) valmistuu liki 400 opinnäytetyötä. Opinnäytetyö tarkoittaa noin 400 tuntia opiskelijan työtä. Sisällön ohjaajien lisäksi myös viestinnän ja englannin kielen opettajat käyttävät niihin merkittävän määrän aikaa. Yksinkertaisen kertolaskun avulla jokainen voi arvioida kokonaisaikaa. Jo pienikin kehitysaskel prosessissa tarkoittaa siis huomattavaa edistystä ja tehokkaampaa resurssien käyttöä.

Pohdimme sähkö- ja automaatiotekniikan koulutuksessa sitä, kuinka opinnäytetyöprosessia saisi läpinäkyvämmäksi, hallinnointia selkeämmäksi ja opiskelijoiden tietoisuutta prosessin vaiheista ja niiden vaatimuksista paremmaksi. Kartoitimme aluksi keskeisimmät haasteet ja pohdimme vaihtoehtoja. Päätimme selvittää, kuinka Moodle-oppimisalusta voisi palvella kehittämistarpeita, koska se on tuttu sekä opiskelijoille että henkilökunnalle. Merkittävää oli myös se, että lisäkuluja ei syntyisi.

Perustimme kehittämisryhmän sähkö- ja automaatiotekniikan lehtori Juha Sarkulan johdolla. Jäseninä toimivat saman koulutuksen lehtori Susan Heikkilä sekä kielten ja viestinnän näkökulman edustajina Niina Valtaranta, Sanna Tapiola ja Lea Mustonen. Halusimme saada koko prosessin, kaikki ohjeistukset sekä palautettavat versiot ja yhteen paikkaan. Päätimme myös rakentaa suomen- ja englanninkielisen version samaan Moodleen. Ajattelimme, että kun kaikki opiskelijat olisivat samassa Moodlessa, olisi vain yksi paikka, jossa toimitaan. Useat opettajat ohjaavat molemman kielisiä ryhmiä, joten hallinnointi olisi yksinkertaisempaa.

Yksi tärkeimmistä tavoitteista oli se, että opiskelijoille tulisi saada vahvempi tietoperusta opinnäytetyöprosessista ennen työn aloittamista. Olimme havainneet, että kovin monet opiskelijat sivuuttivat ohjeiden lukemisen. Tämä aiheutti prosessin aikana lukuisia yhteydenottoja, henkilökohtaisia sähköpostikirjeenvaihtoja sekä valitettavia väärinymmärryksiä. Useat opiskelijat kysyivät samoja asioita. Esimerkiksi aihe-ehdotukset ja aiheiden vaihdot tulivat opiskelijoilta sähköpostin välityksellä tai suusanallisesti käytäväkeskusteluna mahdolliselle ohjaajalle, koulutuspäällikölle, opintotoimistoon tai sattumanvaraisesti kenelle tahansa henkilöstön jäsenelle. Tämä lisäsi virheiden mahdollisuutta. Ei ollut selkeää ja yksiselitteistä tietoa kokonaisuudesta.

Näihin haasteisiin suunniteltiin opinnäytetyö-Moodle, jonka ensimmäinen versio otettiin käyttöön syyslukukauden alussa 2018.

Perustana alkutesti

Ensimmäiseksi opiskelijan tulee suorittaa alkutesti, johon koottiin kaikki keskeisimmät opinnäytetyöohjeen mukaiset vaiheet. Jotta alkutestin tarkistus ei teettäisi ylimääräistä työtä ohjaajille, tentti rakennettiin automaattisesti tarkistuvaksi. Opiskelijan tulee suorittaa 50 kysymyksestä 40 oikein. Kysymykset arvotaan Moodle-automatiikan avulla. Ennen hyväksyttyä alkutestin suoritusta opiskelija ei pysty syöttämään aihe-ehdotusta. Kehittämistyön aikana opinnäytetyö-Moodleen on tehty parannuksia, mutta alkutesti on edelleen keskeinen. Se varmistaa, että opiskelijalla on riittävät tiedot koko prosessista.

Opinnäytetyöohjeen liitteet ovat Word-muotoisia. Päätimme kuitenkin luoda aihekuvauksesta samansisältöisen kyselymuotoisen dokumentin Forms-työkalun avulla. Olennainen parannus syntyi siitä, että tiedot eivät ole erillisissä Word-dokumenteissa. Forms-lomakkeen avulla tiedot saa suoraan esimerkiksi Excel-taulukkoon, jossa kokonaisuutta on helpompi tarkastella.

Ohjeistuksessa opinnäytetyö on jaettu kolmeen viiden opintopisteen kokonaisuuteen: suunnittelu, toteutus ja viimeistely. Tämän mukaisesti suunniteltiin opinnäytetyö-Moodlen rakenne. Jokainen vaihe on ohjeistettu lyhyesti. Etenemiselle on lisätty vaiheistuksia ja ehtoja, jotta kaikki vaiheet tulee käytyä läpi ja varmasti oikeassa järjestyksessä.

Laajemman käyttöönoton pohjana kyselyyn perustuva kehitystyö

Ensimmäistä versiota testattiin lukuvuosi 2018–2019. Kokeilu nähtiin niin hyödylliseksi, että alettiin nousi ajatus laajentaa käyttö koskemaan koko TEOS-yksikköä. Oli aika miettiä jatkokehitystä. Testivaiheessa oli jo tullut esille kaksikielisyyden mukanaan tuomat hankaluudet: se mikä helpotti opettajan työtä, aiheutti opiskelijan näkökulmasta sekavuutta. Oli syytä luopua kaksikielisyydestä. Muiden muutostarpeiden löytämiseksi teimme käyttäjäkyselyn opinnäytetyö-Moodlea käyttäneille ohjaajille. Vastaajia oli 8, eli siihen vastasivat lähes kaikki sähkö- ja automaation opinnäytetöitä ohjaavat henkilöt.

Kysymykset:

1. Montako ohjattavaa sinulla on samanaikaisesti keskimäärin? (Avoin kysymys)
2. Jos sinun tulisi mainita yksi asia, johon opinnäytetyö-Moodle on tuonut parannusta, mikä se olisi? (Avoin kysymys)
3. Opinnäytetyö-Moodle-alustasta on ollut hyötyä opettajan näkökulmasta. (Asteikkokysymys)
4. Mihin opinnäytetyö-Moodle-alustasta on ollut hyötyä opiskelijan näkökulmasta? (Avoin kysymys)
5. Kerro kehittämisehdotuksia opinnäytetyö-Moodleen sekä prosessiin. (Avoin kysymys)

Vastauksissa korostuivat seuraavat positiiviset asiat: Opiskelijoiden tietämys prosessista on parantunut. Ohjeistukseen käytettävä aika on vähentynyt. Edistymisen seuranta ja hallinnointi on helpottunut. Sähköpostiviestittely on vähentynyt. Kaikki palautukset löytyvät samasta paikasta. Prosessin vaiheistukseen perustuva rakenne on selkeä.

Varmuus prosessin paremmasta laadusta välittyi vahvasti, mutta kehittämistarvettakin löytyi: Eri vaiheiden väliin oli rakennettu liikaa Moodle-ehtoja. Kaksikielisyys haluttiin poistaa. Visuaalisuutta tuli selkeyttää.

Tulosten perusteella rakennettiin versio 2. Kaksikielisyyden poisto oli havaittu tärkeäksi jo ennen kyselyä, mutta tulokset vahvistivat sen merkitystä. Etenemisen ehtoja tarkasteltiin sekä opiskelijan että ohjaajan näkökulmasta. Niitä vähennettiin säilyttäen silti alkuperäinen ajatus pakotetusta vaiheistuksesta. Visuaalisuudessa päädyttiin välilehtiratkaisuun, joka havainnollistaa kokonaisuuden paremmin ja luo selkeät osakokonaisuudet (kuva 1).

Viimeistelyvaiheeseen päätettiin laittaa valmistumisvaiheen opiskelijapalautekysely (AVOP). Se ei sinänsä opinnäytetyöprosessiin kuulu, mutta näin olisi helposti löydettävissä ja vastanneiden määrää saataisiin nostettua. Lisäksi otettiin käyttöön Formsin toiminto, jossa opiskelija saa heti viestin lähetettyään vahvistuksen siitä, että pyydetyt tiedot on välitetty koordinaattorille.

Yhteinen alusta, yhtenäiset käytännöt

Kun kyseessä on opinnäytetyön kaltainen kaikkia opiskelijoita koskeva monivaiheinen prosessi, pienetkin sujuvoittamiset voivat kertautuessaan tarkoittaa henkilöstön näkökulmasta prosessin tehostumista. Opiskelijalle tämä tarkoittaa sujuvampaa ja mukavampaa kokemusta. Näitä tulee etsiä aktiivisesti, ja hyödyntää HAMKin digitaalisten työvälineiden ominaisuuksia.

Alusta on esitelty TEOS-kehittämispäivässä, ja se on laajenemassa koko TEOS-yksikön käyttöön, mikä tuo varmasti mukanaan tarpeita jatkokehitykselle. Näkemyksemme mukaan opinnäytetyö-Moodle soveltuisi kuitenkin jo nyt laajemminkin HAMKin koulutusten käyttöön. Vaikka koulutusten välillä käytänteissä saattaa olla pieniä eroja, prosessi ja ohjeistus ovat samat. Yhteinen työskentelyalusta yhtenäistää käytännöt, opastaa opiskelijoita, helpottaa ohjaajan työtä, parantaa hallinnointia ja varmistaa näin opinnäytetyöprosessin laatua.