Virtuaalimessuilla resurssitehokkuutta

Perinteiset fyysiset messut sitovat yrityksen henkilöstöresursseja, tuottavat kustannuksia ja rasittavat ympäristöä. Vaihtoehtona voidaan järjestää virtuaalimessuja. Tarve jatkuvasti avoinna oleville ja päivittyville virtuaalimessuille todettiin vuosina 2014–2015 toteutetussa Kiertotalouden vientiosaamisen keskus -hankkeessa (HAMK 2017). Etenkin pk-yrityksiltä puuttuu usein resursseja ja tietotaitoa vientitoiminnan käynnistämiseen. Virtuaalimessut tarjoaisivat osittaisen ratkaisun molempiin; internetissä toimivat messut ovat resurssitehokkaat ja koska pilvessä ei ole seiniä eikä kattoa, virtuaalimessujen palvelut voivat olla hyvin moninaiset. Vuoden 2017 lopussa päättyneen CleanExport -hankkeen yhtenä tehtävänä oli kiertotalouden virtuaalimessujen edistäminen.

Messut ovat tarpeen, mutta rasittavat yrityksiä ja ympäristöä

Tavanomaiset fyysiset messut, jotka tyypillisesti kestävät muutaman päivän ajan, sitovat niihin osallistuvan näytteilleasettajan resursseja minimissään viikon verran. Kun suomalainen yritys päättää osallistua esimerkiksi joillekin Keski-Euroopassa järjestettäville messuille, se saa varautua vähintään 14 000 euron kuluihin (laskenta tuotettu opiskelijan työharjoittelun yhtenä osana Alueelliset järkivihreät innovaatiot -hankkeessa 2016, ei julkaistu).

Yritykselle kohdistuvien kustannusten (näyttelyosasto ja sen pystyttäminen, mukaan otettava rekvisiitta ja sen rahti, matkaliput, majoitus, päivärahat jne.) lisäksi pitää huomata, että messuilla päivystävä henkilö tai henkilöt ovat messuviikon ajan pois yrityksen tavanomaisesta liiketoiminnasta. Vaikka messuilta toivottavasti löytyy uusia asiakkaita, joudutaan kenties laiminlyömään olemassa olevien asiakkaiden palvelua. Tämä on luonnollisesti hyvin yrityskohtaista, mutta etenkin pienten pk-yritysten kohdalla se saattaa olla ylivoimainen kynnys messuosallistumisen tiellä.

Valtaosa ulkomaille suuntautuvista messumatkoista tehdään lentäen. Lentoliikenne vastaa noin 3,5 prosentista ihmisen aiheuttamasta ilmastonmuutoksesta, sillä lentämisen päästöistä noin 70 prosenttia on hiilidioksidia ja sen lisäksi syntyy muita päästöjä ja erinäisiä kasvihuoneilmiötä vahvistavia kemiallisia reaktioita ilmakehässä (Lentolaskuri.fi 2017). Myös ympäristön näkökulmasta katsottuna olisi hyvä, jos voisimme mahdollisuuksien mukaan välttää fyysisille messuille matkustamista.

Yrityksille ja myös ympäristölle kohdistuu siis merkittäviä rasitteita fyysisille messuille osallistumisesta. Nykyisinä toiminnan jatkuvan tehostamisen aikoina yritysten voidaan olettaa olevan kiinnostuneita tehokkaammista markkinointikeinoista.

Virtuaalimessut ratkaisisivat monia ongelmia

Jatkuvasti (24/7) päivittyvät virtuaalimessut tarjoaisivat monenlaisia mahdollisuuksia. Jos yrityksellä olisi mahdollisuus olla samanaikaisesti läsnä alan messuilla ja siitä huolimatta huolehtia vanhoista asiakkaistaan omalla liiketoiminta-alueellaan, olisi sillä varmasti mielenkiintoa virtuaalimessuja kohtaan.

Etenkin pk-yritysten vienninedistämisen kannalta olisi tärkeää saada virtuaalimessuille myös yritysneuvontaan keskittyviä osastoja: räätälöityä vientineuvontaa, maakatsauksia, neuvontaa tuotesuojauksista, erilaisia markkinointipalveluja ja niin edelleen. Kuluttaja-asiakkaille tuotteitaan markkinoiville yrityksille olennaista olisi verkkokaupan kytkeminen osaksi messupalveluja. Kuten edellä mainittu, fyysinen tila ei pilvipalvelussa tule rajoittavaksi tekijäksi.

Virtuaalimessut mahdollistaisivat siis yrityksen läsnäolon kahdessa eri paikassa samanaikaisesti. Liiketoiminta on menossa suuntaan, jossa asiakkaille tarjotaan kokonaispalveluja pelkkien tuotteiden sijaan. Kun esimerkiksi asiakas ostaa kuljetuspalvelua auton sijaan, liiketoiminta kärsii, mikäli palvelun tarjoaja poistuu viikoksi messuosastolle uusia asiakkaita hankkimaan. Olisi siis molempien etu, mikäli yritys voisi osallistua virtuaalimessuille fyysisten sijaan.

On totta, että etenkin “business to business” -liiketoiminnassa kasvotusten tapahtuvat neuvottelut ovat tarpeen viimeistään sopimusten viimeistelyvaiheessa. Tarvittavaa luottamusta ei saa luoduksi pelkästään virtuaaliyhteydessä. Mutta virtuaalimessuilla voitaisiin ensin ottaa alustavasti yhteyttä ja selvittää yritysten välisen yhteistyön mahdollisuuksia ja lopuksi sopia tapaamisesta joko yritysvierailun tai joidenkin fyysisten messujen yhteydessä.

Digitaalisuus muuttaa maailmaa ja samalla yritysten liiketoimintamalleja kiihtyvällä tahdilla. Myös messuja järjestävät yritykset tulevat hyödyntämään – ja ovat jo osin hyödyntäneetkin, esimerkkinä viimeisimmät Asuntomessut Mikkelissä (Asuntomessut 2017) – enenevässä määrin virtuaalisuutta. Tekesin, valtioneuvoston ja työvoima- ja elinkeinoministeriön julkaisussa Digitaalisen alustatalouden tiekartasto asia ilmaistaan seuraavasti: ”Digitalisaatio muuttaa toimintatapojamme, haastaa perinteiset liiketoimintamallit ja mahdollistaa täysin uudenlaiset, globaalisti skaalautuvat digitaaliset tuote- ja palveluinnovaatiot yli perinteisten toimialarajojen.” (Viitanen ym. 2017).

Edellisessä kappaleessa mainittu globalisaatio on virtuaalimessujen kannalta mielenkiintoinen ilmiö. Kun messut eivät ole sidoksissa mihinkään maantieteelliseen paikkaan, ne saavuttavat huomattavan paljon suuremman potentiaalisen kävijämäärän kuin fyysiset messut. Sana potentiaalisen viittaa siihen, että jatkuvasti kasvava informaatiotulva vaikeuttaa uuden liiketoiminnan esiintuloa digitaalisessa tarjonnassa (YLE 2016). Oikein suunnattu ja innovatiivinen markkinointi mahdollistaisi virtuaalimessuille valtavan kävijämäärän.

Virtuaalimessujen haasteita

Suurin haaste virtuaalimessujen toteuttamisessa liittyy niiden perustamisvaiheeseen. Minkäänlaista messutapahtumaa ei kannata avata ennen kuin messuilla on riittävästi sisältöä. CleanExport-hankkeen kuluessa kävi selväksi, että aina avoinna olevien ja jatkuvasti päivittyvien messujen ideaa oli vaikea saada ymmärretyksi. Jotta messuilla olisi riittävästi yrityksiä tuotteineen ja palveluineen ja mahdollisimman runsaasti muuta tarjottavaa, pitäisi virtuaalimessuja järjestävän yrityksen panostaa suuria summia suunnitteluun ja markkinointiin. Messujen käynnistämiseen pitäisi siten löytää joko riittävän suuri ja vakavarainen yritys tai sitten uudenlaisesta liiketoiminnasta kiinnostunut riskirahoittaja. Virtuaalimessut eivät välttämättä ole tuottava yritys kahden-kolmen vuoden tähtäimellä.

Toinen merkittävä haaste liittyy virtuaalimessujen päivittämiseen. Jotta messut olisivat yhtä elävä tapahtuma kuin fyysiset messut, niiden pitäisi olla jatkuvasti ajantasaiset. Tiedämme etenkin pk-yritysten rajalliset resurssit markkinointimateriaalin päivittämiseen, joten tuossa työssä niitä pitäisi kyetä tukemaan. Uusia esittelyvideoita pitäisi syntyä joka ainoa päivä – ei joka yritykselle, mutta edes muutamalle. Toki tässä yhteydessä on hyvä muistuttaa myös siitä, että yritysten olisi joka tapauksessa syytä olla nykyistä aktiivisempia esimerkiksi omien kotisivujensa päivittämisessä.

Messujen päivittämiseen liittyy myös muu tarjonta. Vierailijoiden pitäisi esittelyvideoiden lisäksi nähdä ja kokea elävää kuvaa: asiantuntijaluentoja, viihdenumeroita jne. Osan elävästä materiaalista pitäisi olla online -materiaalia. Messusivustolla voisi olla aikataulu, jonka mukaan esimerkiksi tietyn alan asiantuntijat kokoontuisivat suorana lähetettävään paneelikeskusteluun. Keskustelu luonnollisesti nauhoitettaisiin heille, jotka eivät aikatauluongelmien vuoksi pääsisi seuraamaan suoraa lähetystä. Mutta niille, jotka nauttisivat online-lähetyksestä, pitäisi varata mahdollisuus myös kysymyksiin ja kommentteihin.

Kolmas ongelma virtuaalimessujen kohdalla on niiden tulorakenne. Miten näytteilleasettajilta peritään kohtuullinen mutta riittävä osallistumismaksu? Onko se aikaperusteinen vai vierailijoiden lukumäärään sidottu? Peritäänkö messuvierailta pääsymaksu? Miten eri maksut kohdennetaan, porrastetaan ja perustellaan? Näitä kysymyksiä on arvioitu ja erilaisia laskelmiakin tehty, mutta ymmärrettävästi laskelmat ovat vielä hyvin alustavia eikä niitä päästä tarkentamaankaan ennen kuin virtuaalimessuille löytyy omistaja, jonka intressit ja aiemmat käytännöt pitää huomioida.

Seuraavat askeleet

CleanExport -hankkeen aikana virtuaalimessuille rakennettiin ensimmäinen alusta, jotta yritykset ja muut toimijat pääsisivät tutustumaan uuden liiketoiminnan ideaan ja saisivat käsityksen messujen tuomista mahdollisuuksista. Tässä messujen pilotointivaiheessa näytteilleasettajilta ei peritty maksuja, ja ensisijaisesti palvelua tarjottiin Forssassa 11.–12.10.2017 järjestettyyn kiertotalouden FRUSH-tapahtumaan (FRUSH 2017) ilmoittautuneille yrityksille. Messualusta osoitteessa www.cleanexport.fi on avoinna 31.5.2018 saakka. Vuoden 2018 FRUSH-tapahtuma (www.frush.fi) järjestetään 19.–20.9., ja neuvottelut messualustan käytöstä myös tämän tapahtuman yhteydessä ovat käynnissä.