Tulorekisteri mullistaa palkkahallinnon prosessit

Tulorekisterin käyttöönotto tammikuussa 2019 tuo suuria muutoksia palkkahallinnon järjestelmiin ja toimintatapoihin. Tulorekisteri on sähköinen tietokanta, joka sisältää palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tulorekisterihanke kuuluu hallituksen kärkihankkeisiin julkisten palvelujen digitalisoinnin osalta ja sen tavoitteena on yksinkertaistaa palkkahallinnon ilmoitusviidakkoa ja vähentää täten organisaatioiden hallinnollista työkuormaa niin tiedon tuottajien kuin tiedon käyttäjienkin näkökulmasta. Laki tulotietojärjestelmästä on annettu tammikuussa 2018 ja se tulee voimaan vaiheittain, vuonna 2019 palkkatietojen ja vuonna 2020 eläke- ja etuustietojen osalta. (Tulorekisteri, 2018b)

Tulorekisteri toimii ikään kuin tietovarastona, joka jakaa tietoja tiedon käyttäjille, kuten verohallinnolle, eläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja tapaturmayhtiöille. Tulorekisteri ei muokkaa ilmoitettavia tietoja, vaan välittää ne sellaisinaan tiedon käyttäjille niiltä osin kuin tiedon käyttäjillä on oikeus saada tietoja omaan toimintaansa perustuvan lainsäädännön mukaisesti. Tulorekisteri ei siis tule lisäämään tiedon käyttäjien tiedonsaantioikeuksia miltään osin. (Tulorekisteri, 2018b)

Mitä muutoksia tulorekisteri tuo palkkahallintoon?

Tulorekisterin kulmakivinä ovat tietojen ilmoittamisen reaaliaikaisuus sekä päällekkäisyyksien poistaminen. Tiedon tuottajat eli palkkojen maksajat ilmoittavat tiedot maksetuista ansioista tulorekisteriin enintään viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Mikäli viides kalenteripäivä osuu lauantaille tai pyhäpäivälle, ilmoitus voidaan antaa sitä seuraavana arkipäivänä. Ilmoittaminen tapahtuu siis maksupäiväkohtaisesti ja vain yhdellä ilmoituksella, eikä enää lähetetä useita ilmoituksia eri tahoille jokaisen toimijan omien aikataulujen mukaisesti. Tämä helpottaa ja selkeyttää palkkahallinnon prosesseja tiedon tuottajien näkökulmasta. (Tulorekisteri, 2018a)

Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot voidaan jakaa pakollisiin ja täydentäviin tietoihin. Pakolliset tiedot sisältävät pääosin verohallinnon, eläkelaitosten, työttömyysvakuutusrahaston sekä tapaturmayhtiöiden kuukausi- ja vuosi-ilmoittamisen tiedot. Mikäli organisaatio ilmoittaa tulorekisteriin vain pakolliset tiedot, jäävät tulorekisteristä saatavat hyödyt melko vähäisiksi, sillä tiedon käyttäjillä on edelleen oikeus kysyä suoritusten maksajilta sellaisia tietoja, joita he eivät tulorekisteristä saa. Täydentävien tietojen ilmoittaminen on vapaaehtoista, mutta tulorekisteri suosittelee ilmoittamaan tiedot niin kattavasti kuin mahdollista, jotta tietoja ei tarvitsisi enää kysellä erikseen suoritusten maksajilta. Täydentävien tietojen ilmoittaminen vähentää erilaisten palkkatodistusten ja selvitysten tekemistä. Kun tieto on kerran annettu tulorekisteriin, sitä ei kysytä enää uudelleen. (Tulorekisteri, 2018c)

Tiedot tulorekisteriin tulee ilmoittaa määrämuotoisesti ja sovittuja standardeja noudattaen. Tämä aiheuttaa muutoksia palkkahallinnossa käytettäviin järjestelmiin riippuen jonkin verran siitä, kuinka laajalla tasolla tietoja voidaan suoraan järjestelmistä ilmoittaa. Toinen suuri muutoksen kohde on toimintatavat. Määrämuotoisuus ja reaaliaikaisuus vaativat palkkahallinnon henkilöstöltä sekä uuden oppimista että vanhasta poisoppimista. Määrämuotoisuus saattaa vaikuttaa ilmoittamisen lisäksi datan käsittelyyn jo aikaisemmassa vaiheessa palkanlaskentaprosessia. Tämä tulee esiin varsinkin käytettävien palkkalajien osalta, sillä palkanlaskennassa käytettävät palkkalajit muunnetaan tulorekisteriin tulolajeiksi. Tulolajeilla on omat ohjaussäännöt, joiden mukaan tiedot tulee ilmoittaa ja jotka määrittävät esimerkiksi sen, mitä sosiaalivakuutusmaksuja tulolajista voidaan tai täytyy periä. Joillain tulolajeilla sosiaalivakuuttamisen tiedot voivat tosin vaihdella, ja poikkeustilanteita löytyy muun muassa ikä- tai ansiorajoista sekä ilmoitettaessa kansainvälisiä tilanteita. (Tulorekisteri, 2018a)

Reaaliaikaisuus vaikuttaa muun muassa siihen, että ilmoitetut tiedot pitää olla tulorekisterissä oikein ja ajallaan, joten rahavirtojen ja ilmoitusten täsmäyttämisiin liittyvät tehtävät pitää tehdä myös maksupäiväkohtaisesti, eikä enää voida tarkastella ja korjailla tietoja vuosi- tai edes kuukausitasolla. Reaaliaikaisuus vaikuttaa myös palkkailmoitusten korjaamiseen. Jos maksupäivän palkkailmoitukselle tulee jotain korjattavaa, korjauksia ei voi enää jatkossa tehdä esimerkiksi seuraavalle maksupäivälle, kuten tällä hetkellä on voitu tehdä. Tiedot pitää aina korjata samalle maksupäivälle, jossa virhe on alun perin syntynyt. Tiedot korjataan tulorekisteriin korvaavalla menettelyllä, mikä tarkoittaa sitä, että ilmoituksen kaikki tiedot on annettava uudestaan, myös alkuperäisessä ilmoituksessa oikein ilmoitetut tiedot. Ilmoitusten korjaaminen saattaa alkuvaiheessa työllistää palkkahallintoa, varsinkin jos korjattavaa on paljon. Toisaalta tulorekisterin käyttöönotto antaa hyvät edellytykset organisaatioille tarkastella omia toimintatapoja ja käytäntöjä ja ehkä myös muuttaa käytäntöjä parempaan ja sujuvampaan suuntaan. (Tulorekisteri, 2018a)

Tulorekisterin edut ja haasteet palkkahallinnossa

Tulorekisterin käyttöönotto tuo mukanaan paljon mahdollisuuksia. Selkeänä etuna tiedon tuottajan näkökulmasta voidaan pitää päällekkäisten ja eri aikaan annettavien ilmoitusten poistuminen ja korvaaminen yhdellä ilmoituksella, josta kaikki tiedon käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot. Myös ylimääräisten selvitysten ja palkkatodistusten väheneminen vapauttaa resursseja muihin tehtäviin. Muutos on kuitenkin suuri eikä se tapahdu hetkessä. Suurimpina haasteina on todennäköisesti uuden toimintatavan oppiminen sekä muutoksen valmisteleminen palkkahallinnon järjestelmiin. (Tulorekisteri, 2018b)

Tulorekisterin käyttö laajenee vuoden 2020 alusta lähtien niin, että silloin mukaan tulevat uusina tiedon käyttäjinä kunnat, vahinkovakuutusyhtiöt, työttömyyskassat, Tilastokeskus, TEMin hallinnonala, työsuojeluviranomaiset ja Koulutusrahasto. Suunnitelmien mukaan vuoden 2021 alusta lähtien myös ulosotto saa tätä kautta tarvitsemansa tiedon. Uusia tietojen ilmoittajia tulorekisteriin ovat siis eri etuudenmaksajat ja ilmoitettavat tiedot koskevat etuustulon saajia.

Tulorekisteri mahdollistaa reaaliaikaisen tietojen saamisen ja tulonsaajalle omien tietojensa tarkastusmahdollisuuden. Tulorekisteri.fi-sivulta löytää jatkossa kullekin tiedon käyttäjälle luovutettavat tiedot, sekä sen mihin käyttötarkoitukseen tiedot luovutetaan ja mihin lainsäännökseen tietojen luovuttaminen perustuu. Julkisuudessa tulorekisterin käyttöönotosta on kirjoitettu ja keskusteltu melko vähän. Kansalaisten on oleellista tietää, että muutoksen jälkeenkään palkansaajan tai etuustulon saajan tietoja ei anneta käyttäjätahoille, joille niitä ei ole aikaisemminkaan annettu.