Skenaariotyöskentely riskienhallinnan työkaluna

Väitän, että pari vuotta sitten kovinkaan monen pk-yrityksen riskienhallintasuunnitelmissa ei ollut mainintaa maailmanlaajuisesta pandemiasta. Toisin kuitenkin kävi vuonna 2020, ja tämä pienen todennäköisyyden ja suuren vaikutuksen riski realisoitui ja maailma muuttui hetkessä. Koronapandemiaa seurasi iso sotilaallinen konflikti Euroopassa, mikä äityi sodaksi Ukrainan ja Venäjän välillä. Vaikka Ukrainan alueella on ollut levottomuuksia jo pitkään, ei tilanteesta koituviin riskeihin osattu varautua muissa maissa.

Sodasta on koitunut monia ongelmia, kuten maailmanlaajuinen tavarapula (OECD, 2022). Samaan aikaan mm. energiakriisi ja inflaatio ovat ajaneet yritykset ja kotitaloudet taloudelliseen ahdinkoon. Sähkön hinta on taivaissa. Lainojen korot ovat nousussa. Yhä useammat yritykset irtisanovat satoja, jopa tuhansia työntekijöitä hallitakseen kustannuksiaan. Nyt viimeistään organisaatioiden pitää tarkastella riskejä ja omaa riskienhallintaa tosissaan. Tässä artikkelissa pohdin tarkemmin riskienhallintaa ja erityisesti skenaariotyöskentelyä yhtenä riskienhallinnan työkaluna.

Riskit ja riskienhallinta

Riski voidaan määritellä epävarmuuden vaikutuksena tavoitteisiin. Realisoituneiden riskien vaikutukset voidaan siten nähdä poikkeamana odotetusta. (Valtiovarainministeriö, n.d.) Kun tarkastellaan yritysten ja luonnollisten henkilöiden toimintaympäristöjä, riskejä on kaikkialla. Autoilija ottaa riskin, kun lähtee pakkasaamuna ajamaan autolla, jossa on vielä kesärenkaat alla. Yrittäjä ottaa riskin irtisanoutuessaan päivätyöstä ja aloittaessaan oman liiketoiminnan. Riskeihin liittyy kuitenkin aina mahdollisuuksia. Pääomasijoittaja lähtee osakkaaksi uuteen pelialan startuppiin ja kymmenen vuoden kuluttua nettoaa isosti yhtiön kasvaessa. Kuten Myllyoja ja Kullas (2010, s. 113) kirjoittavat sijoittamiskirjassaan, ”mitä isompi riski, sitä suurempi mahdollisuus hyvään tuottoon. Samalla kuitenkin mahdollisuus epäonnistua kasvaa.” Olennaista on tunnistaa, millaisia riskejä toimintaan liittyy ja pohtia, miten niitä voitaisiin hallita.

Riskienhallinta on jatkuva prosessi, jonka tarkoituksena on tukea organisaation tavoitteiden asettamista ja niihin liittyvien riskien tunnistamista. Siihen kuuluu myös riskien käsittelyä toiminnan jatkuvuuden ja tuloksellisuuden varmistamiseksi. (Niemi, 2021) Riskienhallinnan tapoja ja työkaluja on erilaisia, ja niiden hyödyntäminen riippuu organisaation toimintamalleista, prosesseista ja johtamisesta. Esimerkiksi tuotantoyrityksen johtoryhmä voi tarkastella riskejä säännöllisesti ja päivittää yrityksen laatukäsikirjaa havaintojen perusteella. Pankeissa riskienhallinta on nivottu pakolliseksi osaksi johtamisjärjestelmää, minkä lisäksi sen toteuttamiseen vaikuttavat erilaiset Finanssivalvonnan säädökset. Yksityishenkilö taas voi pohtia riskejä oman riskinottokyvyn ja -halun näkökulmasta laatiessaan sijoittamissuunnitelmaansa.

Yksi käyttökelpoinen riskienhallinnan viitekehys on ISO 31000 -standardin mukainen prosessi, joka on kuvattu tarkemmin kuviossa 1. Keskeistä tälle viitekehykselle on kontekstin muodostaminen, kolmivaiheinen riskien arviointi sekä riskienhallinnan toimenpiteet. Kokonaiskuvaan vaikuttavat myös kaikenlainen viestintä sekä prosessin eri vaiheiden seuranta. Riskien arvioinnissa lähdetään liikkeelle potentiaalisten riskien tunnistamisesta ja analysoinnista, minkä lopputulemana voi syntyä esimerkiksi riskirekisteri. Kun riskit, niiden luonne ja mahdolliset vaikutukset on tunnistettu, organisaatio voi arvottaa riskit sijoittamalla ne riskikartalle suhteessa niiden todennäköisyyteen ja vaikuttavuuteen. (Niemi, 2021)

Yritysten näkökulmasta mielessäni on kaksi isoa ja ajankohtaista riskiä: työvoiman saatavuuden ongelmat ja kustannusten nousu. Miten käy yritysten, jotka eivät saa rekrytoitua osaavaa työvoimaa toteuttamaan strategiansa mukaista liiketoimintaa? Entä miten käy suomalaisten tuotantoyritysten, jos komponenttipula ja kustannusten nousu jatkuvat? Jos yrityksen kuukausittainen sähkölasku nousee noin 50 000 eurosta 300 000 euroon (Siirilä, 2022), ei liiketoiminta voi yksinkertaisesti olla kannattavaa sellaisenaan. Liiketoiminnan kannalta keskeisiä riskejä voidaan pyrkiä tunnistamaan ja hallitsemaan skenaariotyöskentelyn avulla.

Skenaariotyöskentely käytännön riskienhallinnan tukena

Mikä olisikaan ajankohtaisempi riskienhallinnan työkalu kuin sodankäynnistä vaikutteita saanut skenaariotyöskentely? Kuten Vuorinen (2013) esittää strategiakirjassaan, skenaariotyöskentely on tulevaisuuden tapahtumaketjujen kuvausta ja kuvausten hyödyntämistä päätöksenteossa. Skenaarioille on keskeistä nykytilan ja tulevaisuudentilan kuvaukset sekä kuvaus tapahtumaketjusta, jolla nämä kaksi yhdistyvät. (Vuorinen, 2013, osa 2, luku 2, kappale skenaariotyöskentely) Tunnettuja skenaariotyöskentelyä hyödyntäneitä yhtiöitä ovat muun muassa Shell ja Nokia.

Skenaariotyöskentelyn prosessi on esitetty kuviossa 2. Prosessi lähtee liikkeelle tutkimuskysymyksen määrittämisestä. Kun tutkimuskysymys on selvillä, on syytä tunnistaa toimintaympäristöön vaikuttavat muutosajurit. Yksi työkalu toimintaympäristön analysoimiseen on PESTLE-analyysi, jolla voidaan tunnistaa muun muassa poliittisia, ekonomisia, sosiaalisia ja teknologisia muutosajureita. Ensimmäiseksi on määriteltävä kriittisimmät epävarmuustekijät, joilla on keskeisin tai todennäköisin vaikutus skenaarioissamme. Tätä seuraa yksityiskohtaisempi skenaarioiden viitekehyksen muodostaminen ja tapahtumaketjujen rakentaminen. Skenaariotyöskentelyn tulisi lopulta johtaa valistuneempaan päätöksentekoon ja strategioiden muovaamiseen. Lisäksi on seurattava skenaarioiden toteutumista ja reagoitava muutoksiin. (Brummell & MacGillivray, n.d., ss. 2–7)

Käytännössä skenaariotyöskentely auttaa yritysjohtoa katsomaan ”laatikon ulkopuolelle” ja muodostamaan dataan perustuvia arvauksia tulevaisuuksista sekä pohtimaan niihin sopivia riskienhallintakeinoja. Skenaariotyöskentely kehittää organisaation innovatiivista ajattelua ja auttaa tunnistamaan potentiaalisia tulevaisuuden haasteita. Menetelmän avulla on mahdollista löytää myös nykyisen riskienhallinnan vahvuudet ja heikkoudet. (Deloitte, 2019; Ilmonen ym., 2022, ss. 212–213; Hoffman, 2017, s. 214) Menetelmä sopii hyvin riskienhallinnan prosessin alkupäähän, kuten riskien tunnistamiseen. Parhaimman hyödyn työkalusta saa, kun skenaarioiden paljastamien riskien rinnalle tuodaan sopivat riskienhallinnan toimenpiteet. 

Skenaariotyöskentelyssä on kuitenkin haasteensa. Ensinnäkin skenaariot ovat teoreettisia: monet suunnitellut skenaariot jäävät toteutumatta, eikä jokaista mahdollista tulevaisuutta voida kattaa suunnittelussa. Riskienhallinnan menetelmänä skenaariot vaativat jatkuvaa tarkastelua ja uudelleen muotoilua, eivätkä ne sovellu hyvin lyhyen aikavälin työkaluksi. Jotta skenaariotyöskentelystä saadaan kaikki irti, on se myös integroitava organisaation päätöksenteon prosesseihin. (Ilmonen ym., 2022, s. 213; Hoffman, 2017, s. 214) Jos skenaarioita kokeillaan kerran johtoryhmän kokouksessa, ei työkalusta ole paljoakaan hyötyä. Myös skenaariotyöskentelyn tulosten arviointi voi olla hankalaa, mutta jos yritys onnistuu välttämään riskien negatiiviset vaikutukset, eikö silloin olla onnistuttu?

Palataan lopuksi tarkastelemaan edellä mainitsemiani riskejä – työvoimapulaa ja kustannusten nousua. Se yritys, joka tunnistaa näihin riskeihin liittyvät tulevaisuuden tapahtumaketjut ja varautuu niihin hyvissä ajoin, luo itselleen vaikeasti kopioitavaa kilpailuetua. Tämä kilpailuetu voi olla elintärkeä osa yrityksen selviytymistä tulevaisuudessa, niin pitkällä kuin lyhyellä aikavälillä. On hyvä muistaa, että skenaariotyöskentely on kuitenkin vain yksi työkalu, jolla edistää riskienhallintaa.