Kokonaisarkkitehtuuri kehittämisen pohjana

Kokonaisarkkitehtuuri on liiketoimintalähtöinen ja kokonaisvaltainen tapa kehittää toimintaa ja rakenteita. Kokonaisarkkitehtuurin avulla kuvataan elementtien riippuvuussuhteita sekä yhteentoimivuutta (Korkeakoulujen KA-Pilotti -ryhmä, 2013, s. 16).

Kokonaisarkkitehtuurimenetelmää soveltamalla on mahdollista kuvata organisaation nyky- ja tavoitetila. Toisaalta kokonaisarkkitehtuuri on väline, jonka avulla organisaatio voi johtaa ja toteuttaa muutosta nykytilasta tavoitetilaan. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmällä analysoidaan ja dokumentoidaan organisaation nyky- ja tavoitetilaa niin strategian, liiketoiminnan kuin teknologian näkökulmasta (Bernard, 2005, s. 31). Kokonaisarkkitehtuurin toteuttamiseksi tarvitaan myös arviointi- tai hallintamalli, jonka avulla kehittämisen hallittavuutta ja tuloksellisuutta seurataan.

Kokonaisarkkitehtuuri auttaa muutoshallinnassa

Kokonaisarkkitehtuurin etuja ovat esimerkiksi kokonaiskuvan hahmottaminen sekä muutosten parempi ennakoitavuus. Myös yhdenmukaisuus muiden julkishallinnon toimijoiden kanssa auttaa organisaatiorajat ylittävän yhteistyön tekemisessä. Suurimmat edut kokonaisarkkitehtuurityöstä saa, kun kaikki sidosryhmät johtoa myöten sitoutuvat kokonaisarkkitehtuurimenetelmän käyttämiseen.

Julkishallinnon tietohallintojen on laissa määrätyllä tavalla hyödynnettävä kokonaisarkkitehtuuria toiminnan kehittämisessä. Laissa säädetään julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaukseen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämiseen ja varmistamiseen liittyvistä näkökohdista. Valtiovarainministeriö ohjaa lain avulla julkisen hallinnon tietohallintopalvelujen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelua ja kuvaamista (Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 2011/634).

JHS179 – neljä näkökulmaa ja neljä tasoa

Kokonaisarkkitehtuurin toteuttamista varten on olemassa monia viitekehyksiä ja jäsennysmalleja. Tässä artikkelissa esitellään julkisen hallinnon JHS179-suosituksen mukainen kokonaisarkkitehtuurin jäsentämismalli.

JHS179-suosituksen arkkitehtuurikuvausten viitekehys sisältää neljä näkökulmaa. Nämä näkökulmat ovat toiminta-arkkitehtuuri, tietoarkkitehtuuri, tietojärjestelmäarkkitehtuuri sekä teknologia-arkkitehtuuri (JUHTA, 2017, s. 29). Palvelujen kehittäminen lähtee toiminta-arkkitehtuurista, sillä toiminnan avulla tuotetaan asiakkaille palveluja. JHS179-mallissa on edellä mainittujen näkökulmien lisäksi neljä abstraktiotasoa, jotka ovat periaatteellinen, käsitteellinen, looginen sekä fyysinen taso (JUHTA, 2017, s. 30). Tasot muuttuvat abstraktista konkreettisemmaksi, fyysisen tason ollessa konkreettisin.

Kokonaisarkkitehtuuri identiteetinhallinnassa

Identiteetinhallinnassa on kyse henkilön sähköisen identiteetin eli käyttäjätunnuksen hallinnasta tietoteknisin keinoin. Identiteetinhallinnan prosessit liittyvät vahvasti liiketoimintaan. Esimerkiksi opiskelijan ilmoittautuessa koulutukseen hänen tietonsa tallennetaan opiskelijarekisteriin. Opiskelijarekisterin tietojen perusteella hänelle luodaan käyttäjätunnus, jonka avulla hän voi kirjautua sähköisiin palveluihin. Organisaatiorajoja rikkovan luonteensa vuoksi identiteetinhallinta vaikuttaa jokaiseen kokonaisarkkitehtuurin neljästä näkökulmasta (Linden, 2011, s. 89).

JHS179-viitekehys tarjoaa monia käyttökelpoisia kuvauksia näihin tarpeisiin. Loogisen tason Prosessit-kuvaus on käytännössä prosessikaavio ja prosessin sanallinen kuvaus. Tämä tarjoaa lähtökohdan prosessien kehittämiselle. Prosessikaavion visuaalisten kuvausten lisäksi identiteetinhallinnan osalta on tärkeä tunnistaa prosesseihin liittyvät tietojärjestelmät. Tietojärjestelmien ja prosessien välisiä yhteyksiä voidaan havainnollistaa JHS179-suosituksen mukaisella Prosessit-tietojärjestelmät-matriisilla. Tässä matriisissa horisontaalisella tasolla ovat tietojärjestelmät ja vertikaalisella tasolla prosessien nimet.

Kuvatut prosessit ja tunnistetut tietojärjestelmät voidaan asettaa prosessi- ja tietojärjestelmäkartoille. JHS179-suosituksen mukaisessa prosessikartassa on tietyn prosessialueen, esimerkiksi identiteetinhallinnan kaikki prosessit visuaalisesti esitettynä otsikkotasolla. Tietojärjestelmäkartta taas kuvaa tietyn alueen tietojärjestelmät visuaalisesti esitettynä otsikkotasolla. Prosessi- ja tietojärjestelmäkartoista luodaan yleensä nykytilaa sekä tavoitetilaa kuvaavat visualisoinnit. Prosessikartan avulla voidaan esittää myös prosessien välisiä yhteyksiä.

JHS179 käyttöön vaiheittain ja osittain

Kokonaisarkkitehtuurin JHS179-viitekehys on luonteeltaan varsin raskas. Siksi onkin tärkeää tunnistaa organisaation kipupisteet ja tehdä vain tarvittavat kuvaukset. JHS179-suosituksen seuraaminen orjallisesti ei ole oikotie onneen. Kaikkia tarvittavia kuvauksia ei kannata myöskään tehdä ensimmäisellä kierroksella.

Kokonaisarkkitehtuurin toteuttaminen on rakenteeltaan syklistä eikä sillä ole ennalta määrättyä loppupistettä. Kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen on oltava jatkuvaa toimintaa, kuten prosessien ja toiminnan kehittämisen yleensäkin. Oleellinen osa kokonaisarkkitehtuurityötä on myös toimiva hallinta- ja arviointimalli.