Microsoft Teams tutkimusryhmän työskentelyn alustana

Teams on Microsoftin tarjoama ohjelmistopalvelu, joka tarjoaa sähköisen työtilan tiimeille, kuten jo sen nimestäkin on pääteltävissä. Teams yhdistää monia eri toimintoja, joita Microsoft on tarjonnut jo aikaisemmin, sekä myös tiettyjä uusia toiminnallisuuksia, joista tärkein on keskustelukanavat. Teams on integroitu osaksi O365-ympäristöä ja sitä kautta se on myös Hämeen ammattikorkeakoulun henkilöstön ja opiskelijoiden käytettävissä. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten Hämeen ammattikorkeakoulun (HAMK) Älykkäät palvelut -tutkimusyksikön Digitaaliset ratkaisut ja alustat -tutkimusryhmä hyödyntää Teamsia ja miten se on korvannut aiemmat työtavat ja palvelut.

Digitaaliset ratkaisut ja alustat -tutkimusryhmä tutkii ja kehittää erilaisia sähköisiä ratkaisuita mutta myös käyttää niitä aktiivisesti päivittäisessä työssä. Tutkimusryhmässä työskentelee tällä hetkellä kuusi palkattua työntekijää sekä harjoittelijoita ja opiskelijoita erilaisissa projekteissa. Vaikka tutkimusryhmä sijaitsee Visamäessä Hämeenlinnassa, sen henkilöstö liikkuu ja toimii koko HAMKin toiminta-alueella, välillä myös etätyötä tehden. Tällöin on erityisen tärkeää, että sähköiset työkalut ovat toimivia, luotettavia sekä aina käytettävissä, ja että ne palvelevat eri tarpeita. Parhaimmillaan sähköinen tiimityöskentelyalusta tuo henkilöstön yhteen kuin samaan työhuoneeseen, vaikka jäsenten välillä olisikin satoja kilometrejä.

Teamsin toiminta ja ryhmän viestintä sitä hyödyntäen

Teamsin toimintaidea on yksinkertainen ja toimiva. Käyttäjät voivat luoda palveluun useita tiimejä. Jokaisella tiimillä voi lisäksi työtilassaan olla useita kanavia jaottelemaan työskentelyä aihepiirien mukaan. Jokaiselle kanavalle voidaan luoda omat toiminnot, joten esimerkiksi tuotannon ja myynnin kaikki toiminta saadaan eriteltyä omille kanavilleen. Tutkimusryhmällä on käytössään nyt kolme erillistä tiimiä eri tarkoituksiin: hankkeella, henkilöstöllä ja opiskelijoilla on kullakin omat tiimit käytössä tarvittavine toiminnallisuuksineen.

Tärkeimpänä osana toimivaa tiimiä on keskustelu ja vuorovaikutus. Aiemmin tutkimusryhmällä oli käytössä Slack-viestintäpalvelu, joka on maailmalla erittäin suosittu varsinkin IT-alan yrityksissä. Slack oli se palvelu, joka piti huolta tutkimusryhmän viestinnästä ja tiimin jäsenten saavutettavuudesta. Microsoft on varmastikin ottanut Teamsia kehittäessään vaikutteita Slackista, sillä toiminnallisuudet ovat hyvin samankaltaisia. Jokaiselle Teamsiin luotavalle kanavalle luodaan automaattisesti oma keskustelualue, jolla tiimin jäsenet voivat keskustella. Lisäksi Teams mahdollistaa yksityiset chat-viestit kahden henkilön tai tietyn ryhmän välillä. Teamsiin on myös integroituna videopuhelumahdollisuus. Käyttäjät voivat soittaa toisilleen yksityisiä videopuheluita tai avata videopuhelun, johon koko tiimi voi liittyä. Kun vielä huomioidaan, että Teams on saatavilla selainpohjaisena, työpöytäohjelmistona sekä mobiiliohjelmistona eri käyttöliittymille, tämä varmistaa tiimin jäsenten erittäin hyvän saavutettavuuden, mikä on tiimin sisäisessä viestinnässä erittäin tärkeää.

Tiedon tallentaminen ja jakaminen

Toinen tärkeä osa tiimityöskentelyssä on tiedon jakaminen ja saatavuus. Teams luo kullekin kanavalle oman pilvitallennuspaikan, josta kaikki tiimin jäsenet pääsevät käyttämään samoja tietoja. Näin tieto on aina kaikkien saatavilla ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta. Teamsin tietoturvaominaisuudet ovat samat kuin O365 palvelussa, joten tiedostot on suojattu yritystason tietosuojavaatimusten mukaisesti. Tässä tulee kuitenkin huomioida tietosuojalainsäädäntö koskien esimerkiksi tietojen säilytystä ja siirtämistä. Edellä mainitun huomioiden tutkimusryhmä säilyttääkin kaiken mahdollisen tiedon Teamsin pilvitallennustilassa, jolloin tiedot ovat kaikkien saatavilla ajantasaisesti ja helposti. Jo aiemmin käytössä on ollut Microsoftin Sharepointin tallennustila, joten muutos toiminnassa on pieni, mutta vähentää jälleen erillisten palveluiden tarvetta. Kuten O365-palveluissa muutenkin, myös Teams mahdollistaa Microsoftin Word-, Excel- ja Powerpoint -tiedostojen muokkaamisen suoraan ohjelmassa. Näin tiedostoja ei välttämättä tarvitse ladata ja avata erikseen niille tarkoitetuilla ohjelmistoilla.

Teams mahdollistaa myös muiden jo olemassa olevien pilvitallennustilojen (cloud storage) yhdistämisen tiimin alustalle. Alustalle voi tällä hetkellä yhdistää SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box ja Sharefile -pilvitallennuspalvelut, jolloin mahdollisesti jo olemassa olevat pilvitallennussijainnit saadaan tuotua tiimin työtilaan. AvoinHäme-hankkeessa tutkimusryhmällä on luotuna kaikille avoin Google Drive -tallennussijainti. Nyt sen sisältöä voidaan hallita suoraan Teamsin kautta kirjautumatta erikseen Googlen palveluihin.

Käyttökohteiden laajentaminen lisäosien avulla

Teamsiin on mahdollista jo nyt lisätä useita eri lisäosia (Tabs), ja Microsoft tuo palveluun uusia lisäosia jatkuvasti. Näistä tutkimusryhmällä aktiivisesti käytössä on Planner, Trello, OneNote sekä Wiki. Kuten pilvitallennuksenkin kohdalla, lisäosat mahdollistavat eri palveluiden käytön suoraan Teamsin kautta. OneNote on käytössä tiimien muistikirjana, johon voidaan luoda esimerkiksi muistiot palavereista ja tapahtumista. Teamsin Wiki on rakenteeltaan melko yksinkertainen, mutta se mahdollistaa erilaisen staattisemman tiedon kuten ohjeiden tuomisen alustalle rakenteellisessa ja helposti löydettävässä muodossa. Aiemmin tutkimusryhmällä on ollut käytössä omalla palvelimella sijaitseva Wiki-asennus, johon verrattuna Teamsin wiki tuo merkittävän helpotuksen käytettävyyden suhteen.

Trello on Kanban-pohjainen erittäin suosittu yhteisöllinen suunnittelu- ja projektityökalu. AvoinHäme-hankkeelle on luotu kaikille avoin Trello-taulu, johon kuka tahansa voi käydä jättämässä omia ehdotuksiaan ja ideoita hankkeen toimenpiteisiin ja toteutukseen liittyen. Tältä taululta hankehenkilöstö voi sitten poimia parhaita ideoita toteutettavaksi. Kun Trello on hankkeen tiimin työtilassa lisäosana, se mahdollistaa taulun seuraamisen ja ylläpidon suoraan Teamsin kautta. Näin hankehenkilöstön ei tarvitse erikseen kirjautua Trellon omaan palveluun tarkistamaan mahdollisia uusia merkintöjä tai ylläpitääkseen taulua.

Planner on Microsoftin luoma vastine Trellolle. Planneria tutkimusryhmä on hyödyntänyt jo aiemmin useissa eri tarkoituksissa. Plannerilla esimerkiksi pidetään listausta käynnissä olevista opinnäytetöistä. Sinne myös listataan valmiiksi erilaisia projektiaiheita, joita opiskelijoille voidaan tarjota. Aktiivisimmassa käytössä Planner on AvoinHäme -hankkeen projektinhallintatyökaluna, jossa sitä käytetään Scrum-menetelmien mukaisesti. Aiemmin Planner on ollut O365-palvelun yhteydessä omana osanaan ja sitä on käytetty selaimen kautta. Nyt tutkimusryhmän Planner-alustat ovat myös käytettävissä suoraan Teamsin kautta.

Yksi tapa koota yhteen eri toimintoja on liitosten (Connectors) teko. Tällöin eri palveluista voidaan määritellyillä perusteilla tuoda tietoa keskustelualueelle. Tästä esimerkkinä on Yammer-liitos, jota tutkimusryhmä käyttää. Kun HAMKin Yammerissa julkaistaan viesti tietyllä kanavalla ja tietyin aihetunnistein, viesti tuodaan suoraan Teamsin keskustelualueelle nähtäväksi. Toinen esimerkki vastaavanlaisesta käytöstä on Twitter-liitos, joka mahdollistaa tiettyjen käyttäjien tai aihetunnisteiden seuraamisen ja niiden perusteella viesteistä ilmoittamisen automaattisesti Teamsissa. Liitoksia on saatavilla useita kymmeniä erilaisia. Muita tunnettuja palveluita, joihin liitoksia on saatavilla ovat esimerkiksi Google Analytics, Facebook ja RSS-syötteet.

Teams on käyttökelpoinen mutta ei vielä täydellinen

Teamsin tämänhetkisessä versiossa on vielä olemassa yksi merkittävä puute, jonka kiertämiseksi on käytettävä hieman luovuutta. Tiimille ei pysty luomaan yksityisiä kanavia, vaan kaikki tiimin jäsenet pääsevät kaikille kanaville. Tämä aiheuttaa haasteita esimerkiksi yhdistettäessä opiskelijoiden ja henkilöstön työtä. Opiskelijoille ei voi luoda henkilöstön normaalin tiimin sisälle omaa kanavaa, koska tällöin opiskelijoilla olisi myös pääsy kaikkeen vain henkilöstölle tarkoitettuun materiaaliin. Tämän vuoksi opiskelijatyölle on luotava oma tiiminsä ja juuri tämä johtaa tiimien määrän turhaan kasvuun, sillä ongelma olisi ratkaistavissa juurikin yksityisillä kanavilla. Internetistä löytyy erilaisilta foorumeilta paljon palautetta, jota käyttäjät ovat aiheesta Microsoftille antaneet jo vuodesta 2016, mutta ainakaan vielä Microsoft ei ole saanut tätä ominaisuutta tuotua palveluunsa. Suuresta palautemäärästä johtuen oletettavissa kuitenkin on, että tämä ominaisuus Teamsiin saadaan lähiaikoina. Mikäli rajoittamisen tarve koskee ainoastaan keskusteluja, se on kierrettävissä luomalla halutulle joukolle yksityinen chat-keskustelu ja käyttämällä sitä kanavan keskustelualueen sijaan.

Voidaan todeta, että Teamsin käyttöönotto on vähentänyt tutkimusryhmän käyttämien eri työkalujen määrää merkittävästi. Kun lasketaan viestintä-, tallennus-, suunnittelu- ym. työkalut, joita aiemmin on käytetty, on lähes kymmenestä eri palvelusta ja työkalusta pystytty siirtymään yhteen. Monen toiminnallisuuden kohdalla nimenomaan siihen tarkoitukseen tehty palvelu saattaa olla kattavampi tai toimia hieman paremmin, mutta tutkimusryhmän omissa kokeiluissa kaikki Teamsissa olevat toiminnot on todettu kuitenkin riittäviksi. Tärkeintä onkin, että Teams tarjoaa yhden palvelun kokonaisratkaisun tutkimusryhmän käyttöön, joka mahdollistaa sujuvan työskentelyn aina ajasta, paikasta, laitteesta tai sijainnista riippumatta. Teamsin avulla tarkistat tärkeän tiedoston nopeasti kotisohvalta tai tavoitat työkaverisi, vaikka tämä olisi jääkiekkopelissä kannustamassa suosikkijoukkuettaan.