Virtuaalisten tiimien johtaminen


Digitalisaatio eli tieto- ja viestintätekniikan uudet ratkaisut muuttavat työn tekemisen tapaa ja sen johtamista perusteellisesti. Muutos tapahtuu työn sisällöissä, työtavoissa, työvälineissä ja työskentely-ympäristöissä, mutta erityisesti muutos vaikuttaa johtamiseen (Saarinen, 2016; Whitmore, 2009). Miten johtaa ja vaikuttaa ihmisiin, jotka työskentelevät ajasta ja paikasta riippumattomasti? Miten varmistaa työntekijöiden välinen yhteistyö, motivaatio ja sitoutuminen tiimin yhteisiin tavoitteisiin?

Virtuaalisten tiimien johtaminen on arkipäivää myös oppilaitoksissa. Keskustelua käydään siitä, millaisilla laitteilla, alustoilla ja sovelluksilla opiskelijat työskentelisivät ja kommunikoisivat. Toisaalta samaan aikaan muuttuu myös pedagoginen lähestymistapa. Opettajan rooli ei olekaan enää olla tiedon jakaja, vaan enemmänkin tiimien valmentaja ja oppimisen mahdollistaja. Itseohjautuvuus ja vastuu omasta oppimisesta ja tiimin työskentelystä jäävät entistä enemmän opiskelijalle. Miten sitten virtuaalisen työskentelyn johtamisessa kannattaa konkreettisesti toimia?

Tradenomi Olli-Pekka Nokkosen opinnäytetyössä keskeisiksi virtuaalisen johtamisen onnistumisen edellytyksiksi nousivat viisi pääkohtaa:

  • virtuaaliset kommunikaatiokanavat
  • pelisäännöt kohtaamisille
  • luottamuksen vahvistaminen
  • onnistumisten ja haasteiden käsittely sekä
  • työn ja tehtävien visualisointi.

Tässä artikkelissa näitä osa-alueita tarkastellaan sekä yritysympäristössä Elisa Oyj:llä että oppilaitosympäristössä Hämeen ammattikorkeakoulun liiketalouden koulutuksessa.

Paikkariippumattoman työn johtaminen Elisa Oyj:llä

Elisa Oyj on suomalainen ICT-alan pörssiyhtiö, jossa on vahva paikkariippumattoman työn kulttuuri. Keskimäärin työntekijä tekee lähes kolmanneksen työajastaan etänä. Tämän lisäksi tiimit ovat hajautuneet maantieteellisesti, jolloin tiimin jäsenten fyysisiä kohtaamisia saattaa tulla harvoin.

Keskeistä virtuaalisessa ympäristössä työskentelyssä on varmistaa avoin ja selkeä tiedonkulku yhteisesti sovittujen kommunikaatiokanavien kautta (Pullan, 2016; Ubell, 2010). Työnteko perustuu vahvasti tiimien yhteiseen ongelmanratkaisuun, jolloin kollega on tärkeää saada kiinni tarvittaessa. Myös yhteisen tiedon tuottaminen ja sen dokumentointi on tärkeää. Lisäksi epäformaalille keskustelulle tulee olla oma kanava, jotta yhteisöllisyys ja tiimihengen ylläpito onnistuvat. Oleellista on sopia tiimin yhteinen tapa ja työskentelyn yhteiset pelisäännöt. Pelisääntöjä tarvitaan paikkariippumattomassa työssä erityisesti kohtaamisiin. Tiimin jäsenten ja esimiesten on pystyttävä varmistamaan kaikille tehokas työskentely, jossa rauhallinen työaika ja sovitut kasvokkain tai virtuaalisesti tapahtuvat tapaamiset vuorottelevat.

Virtuaaliset kohtaamiset sekä selkeät pelisäännöt kommunikoinnille ja työskentelylle luovat tehokkaan työympäristön ja samalla rakentavat tiimin sisäistä luottamusta (Delizonna, 2017; Murto, 2018; Vilkman, 2016). On tärkeää kohdata säännöllisesti tiiminä myös fyysisesti ja järjestää ryhmäytymistä edistävää tekemistä yhteisen kehittämisen ja vapaamuotoisen toiminnan avulla. Avoin onnistumisista ja erityisesti haasteista keskustelu vahvistavat luottamusta, sillä sen avulla on lupa kokeilla ja tehdä virheitä (Zak, 2017). Työn etenemisen ja tulosten visualisointi ja säännöllinen läpikäynti luovat paikkoja tiimin jäsenten yhteistyölle. Esimiehen tehtävänä onkin mahdollistaa tehokas yhteistyö ja auttaa asiantuntijoita kasvamaan myös monipaikkaisessa, virtuaalisessa ympäristössä.

Opettajajohtoisesta tavasta virtuaalisen tiimien valmentajaksi

Uudenlaisissa digitaalisissa oppimisympäristöissä opettajan rooli muuttuu perinteisestä tiedon jakajasta oppimisympäristöjen suunnittelijaksi, oppimisen mahdollistajaksi ja ennen kaikkea valmentajaksi (Kallio, 2016; Pakkala, 2018). Valmentavan työotteen keskiössä ovat yhteisöllisyys, voimaannuttavat kohtaamiset ja opiskelijan itseohjautuvuuden ja elinikäisen oppimisen korostaminen. Miten tällä hetkellä digitaalinen opiskelu tiimeissä mahdollistuu ja miten opettajat tukevat yhteisöllistä virtuaalista työskentelyä? Tarkastellaan asiaa HAMKin liiketalouden koulutuksessa täysin virtuaalisesti opiskelevien monimuoto-opiskelijoiden oppimisympäristöjen ja ohjauksen kautta. Syksyisin aloittavassa opiskelijaryhmässä on 50–60 tradenomiopiskelijaa. Heistä muodostetaan 5–6 opiskelijan tiimejä, joissa opiskellaan digitaalisia ympäristöjä käyttäen.

Tiimien opiskelussa digitaaliset kommunikaatiokanavat ja niiden toimivuus ovat keskiössä. Oleellista on se, että erilaiset digitaaliset ympäristöt mahdollistavat paitsi tiimin sisäisen työskentelyn, myös koko opiskelijaryhmän yhteisöllisen työskentelyn. Liiketalouden koulutuksessa tiimien sisäisen yhteisöllisen työskentelyn alustana on käytetty O365 -ympäristön Teams-palvelua, jossa tiimit voivat yhteisesti aikatauluttaa ja suunnitella etenemistä sekä tallentaa tietoja. Yhteisöllinen työskentely ja opettajan ohjaus koko oppimisprosessin ajan mahdollistuu myös muiden erilaisten jaettujen palveluiden kautta. Näitä ovat esimerkiksi nettisivut, SWAY-esitykset ja blogit. Digitaalisuuteen liittyy myös vahvasti työn ja tehtävien visualisointi ja sen kautta edistymisen seuraaminen. Opiskelijatiimien työskentely virtuaalisilla alustoilla täydentyy erilaisilla kuvilla ja esimerkiksi informaatiografiikalla.

Opettajan rooli tiimien valmentajana on pitää yllä työn selkeitä tavoitteita, merkityksellisyyden tunnetta ja psykologista turvallisuutta. Psykologista turvallisuutta lisää myös se, että opettajat ovat moduulin aikana tavattavissa ennalta aikataulutetuissa verkkoistunnoissa. Pääsääntöisesti virtuaalisesti toimien tiimien jäsenten välistä luottamusta voidaan rakentaa myös kasvokkain tapahtuvien kohtaamisten kautta. Luottamuksen vahvistamisen kannalta on myös tärkeää luoda tiimille toiminnan pelisäännöt ja selkeät tavoitteet. Pelisääntöjen tulisi sisältää myös tavat käsitellä onnistumisia, mutta erityisesti haasteita. Tunnustuksen antaminen, läpinäkyvyys ja avoin palautteenantokulttuuri ovat myös keinoja luoda luottamusta tiimin sisällä sekä tiimin ja opettajan välillä.

Itseohjautuvuus ja valmentava ote korostuvat virtuaalisessa johtamisessa

Virtuaalisten tiimien johtamisessa yritys- ja oppilaitosympäristöissä on paljon yhtäläisyyksiä. Kun työ tapahtuu eri aikoina ja eri paikoissa, perinteisen johtamisen malli ei palvele tuloksekasta ja hyvinvointia vahvistavaa työtä. Esimiehen tai opettajan on mahdotonta ohjata jokaisen työtä ja ajankäyttöä. Siten virtuaalisten tiimien johtamisessa tärkeää on tunnistaa yksilön ja tiimin tärkeimmät tavoitteet ja valmentaa työntekijää tai opiskelijaa itsensä johtamisessa näihin pääsemiseksi. Kun työntekijä johtaa omaa ajankäyttöään kohti tavoitteitaan, esimiestyön rooli muuttuu mahdollistajaksi. Tiimien itseohjautuvuus tarvitsee tuekseen toimivan digitaalisen ympäristön, jossa kommunikaatiokanavat, työn ja tehtävien visualisointi sekä työn etenemisen seuranta ovat kunnossa. Kaiken kaikkiaan voi sanoa, että työskentely- ja oppimisympäristöt tulee nähdä fyysisenä, sosiaalisena ja digitaalisena kokonaisuutena, johon johtamisen eri keinoin vaikutetaan.

Lähteet

Delizonna, L. (2017). High-Performing Teams Need Psychological Safety Here’s How to Create It. Harvard Business Review 8/2017. Haettu 5.5.2018 osoitteesta https://hbr.org/2017/08/high-performing-teams-need-psychological-safety-heres-how-to-create-it

Kallio, J. (2016). Opettamisen vallankumous: Opettajasta elinikäisen oppimisen valmentajaksi. Helsinki: Tietosanoma.

Murto, K. (2018, 12.2.). Luottamus työyhteisön arjessa [blogikirjoitus]. Haettu 23.4.2018 osoitteesta https://www.sttk.fi/2018/02/12/luottamus-tyoyhteison-arjessa/

Pakkala, K. (2018). Ope valmentaa: Onnistu ja valmenna muitakin onnistumaan. Kouvola: Rakkauskaravaani.

Pullan, P. (2016). Virtual Leadership: Practical Strategies for Getting the Best Out of Virtual Work and Virtual Teams. Lontoo: Kogan Page.

Saarinen, J. (2016). Managing global virtual teams. Haettu 25.4.2018 osoitteesta https://aaltodoc.aalto.fi/bitstream/handle/123456789/23051/isbn9789526070131.pdf

Ubell, R. (2010). Virtual teamwork: Mastering the Art and Practice of Online Learning and Corporate Collaboration. New Jersey: Wiley.

Vilkman, U. (2016, 21.8.). Luottamus syntyy vuorovaikutuksen ja tekojen seurauksena [blogikirjoitus]. Haettu 25.4.2018 osoitteesta https://etajohtaminen.fi/luottamus-syntyy-vuorovaikutuksen-ja-tekojen-seurauksena/

Whitmore, J. (2009). Coaching for Performance. London: Nicholas Brealey Publishing.

Zak, P. (2017), The Neuroscience of Trust. Harvard Business Review 1/2017. Haettu 30.4.2018 osoitteesta https://hbr.org/2017/01/the-neuroscience-of-trust

Kirjoittajat

Olli-Pekka Nokkonen valmistui Hämeen ammattikorkeakoulusta liiketalouden tradenomiksi joulukuussa 2018. Hän työskentelee Elisa Oyj:llä kehityspäällikkönä esimiestyön kehittämisen parissa ja kehittää esimiestyön virtuaalisia käytäntöjä joustavan työskentelykulttuurin onnistumiseksi.

KTM, lehtori Leena Mäkinen ohjaa ja valmentaa Hämeen ammattikorkeakoulussa täysin virtuaalisesti opiskelevia liiketalouden monimuoto-opiskelijoita. Hän kehittää digitaalisia oppimisympäristöjä ja käänteistä oppimista ilmiöpohjaisuuteen perustuen.

Viittausohje:
Nokkonen, O.-P. & Mäkinen, L. (2019). Virtuaalisten tiimien johtaminen. HAMK Unlimited Professional 5.2.2019.  Haettu [pvm] osoitteesta https://unlimited.hamk.fi/yrittajyys-ja-liiketoiminta/virtuaalisten-tiimien-johtaminen

Creative Commons -lisenssi
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.

Liiketalouden tradenomi, AMK »
Print Friendly, PDF & Email

Tags:  johtaminen valmentava johtaminen virtuaalinen työ

Bookmark and Share




Previous Post
Miten palvella asiakasta? – Asiakaskohtaamisen konseptointi
Next Post
Opettajatarve ennakointimalleissa ja ammatillinen opettajankoulutus




You might also like




0 Comment

Leave a Reply

Your e-mail address will not be published. Required fields are marked *



More Story
Miten palvella asiakasta? – Asiakaskohtaamisen konseptointi
Asiakaspalvelusta on puhuttu palveluiden myyntiin liittyen aina, vain näkökulmat muuttuvat ja kehittyvät. Perinteisesti...