Saako sähköpostilla markkinoida ilman vastaanottajan lupaa?

Sähköpostimarkkinointi elää ja voi hyvin. Toki tämäkin sähköisen suoramarkkinoinnin keino on kehittynyt vuosien saatossa. Harvemmin enää lähetetään markkinointiviestiä massoille omasta sähköpostista, ja liitteiden lisäämisestä on toivottavasti jokainen jo poisoppinut. Tilalle ovat sen sijaan tulleet visuaalisesti näyttävät viestit, jotka tehdään ja lähetetään tarkoitusta varten tehdyillä työkaluilla. Käytitpä tästä työkalusta sitten nimitystä uutiskirje, asiakaskirje tai sähköpostimarkkinoinnin työkalu, tarkoitus niillä on kuitenkin sama: lähettää sähköpostia laajalla jakelulla helposti ja luotettavasti.

Kun lähetät yrityksesi nimissä viestiä isolle joukolle, teet sähköistä suoramarkkinointia. Sähköpostilähetyksissä sovelletaan Suomen lakia sähköisen viestinnän palveluista, josta sinun tulee olla tietoinen. Yksi eniten päänvaivaa aiheuttava kysymys on, saako markkinointiviestejä lähettää ilman vastaanottajan lupaa. Laki sanoo, että automatisoitujen sähköisten viestien lähettäminen luonnollisille henkilöille on sallittua vain silloin, kun vastaanottaja on antanut siihen ennalta suostumuksensa. (Laki sähköisen viestinnän palveluista 2014/917 § 200.) Eli lyhyesti: jos viestin vastaanottava henkilö ei ole antanut lupaa lähettää viestejä, niitä ei saa hänelle lähettää.

Poikkeuksen tähän tekee se, jos vastaanottaja on jo asiakkaasi. Jos olet myynnin yhteydessä saanut henkilön sähköpostiosoitteen, sinulla on lain mukaan oikeus lähettää asiakkaalle markkinointiviesti, joka koskee yrityksesi saman tuoteryhmän tai vastaavan tuotteen/palvelun markkinointia. Laki ei ota kantaa siihen, millä aikavälillä edellisen oston on tullut tapahtua, mutta tässä tietenkin kannattaa käyttää tervettä järkeä. Tai ainakin miettiä viestin sisältöä, jos edellisestä yhteydenotosta on vuosia.

Saako sähköpostilla markkinoida yrityksille ilman lupaa?

Siirryttäessä B2B-markkinointiin (business-to-business) erilaiset tulkinnat vaikeuttavat lain ymmärtämistä. Yhteisöille suunnatusta sähköisestä suoramarkkinoinnista samainen laki sanoo näin: ”Suoramarkkinointia yhteisölle saa harjoittaa, jollei tämä ole sitä nimenomaisesti kieltänyt.” (Laki sähköisen viestinnän palveluista 2014/917 § 202.) Olet siis turvallisilla vesillä, kun osoitat sähköpostin yleiseen osoitteeseen kuten info@yritys.fi. Vastaanottaja ei ole kukaan tietty henkilö, jolloin lupaa viestin lähettämiseen ei tarvita.

Mutta miten toimitaan silloin, kun vastaanottaja on yrityksen edustaja? Pitääkö markkinointiin olla lupa vai ei? Tästä on kaksi erilaista näkemystä. Ensimmäinen, hieman väljempi lain tulkinta on se, että jos markkinoitava tuote tai palvelu liittyy henkilön työtehtäviin tai vastuualueeseen, erillistä suostumusta ei tarvita.

Me HAMKissa tulkitsemme lakia tiukemman näkemyksen mukaisesti. Kun sähköposti osoitetaan jollekin selvästi etunimi.sukunimi -tyyppisesti, on vastaanottaja silloin luonnollinen henkilö. Sillä ei ole merkitystä, tuleeko @-merkin jälkeen yrityksen vai ilmaisen sähköpostiohjelman verkkotunnus. Vastaanottajalta pitää siis olla suostumus lähettää hänelle markkinointiviesti, tai vastaanottajan on oltava nykyinen asiakkaasi.

Sähköpostiosoitteiden laatu on tärkeämpi kuin määrä

Suostumukseen – tai ehkä ennemminkin sen puutteeseen – ei kuitenkaan kannata kompastua. Markkinoinnin ja myynnin näkökulmasta katsottuna on nimittäin parempi, että se joukko, jolle viestisi lähetät, on kiinnostunut asiastasi. Jos vaihtoehtoina on lähettää viesti sadalle kiinnostuneelle tai tuhannelle satunnaisesti valitulle vastaanottajalle, uskon että pienemmällä listalla saavutat paremman lopputuloksen. Kiinnostuneiden sähköpostiosoitteita voi kerätä esimerkiksi verkkosivuille lisätyllä tilauslomakkeella. Myös messut tai muut tapahtumat, joissa olet näytteilleasettajana, kannattaa hyödyntää sähköpostiosoitteiston keräämisessä. Suostumus tulee kerätä tietosuoja-asetuksen mukaisella tavalla.

Muista GDPR: mainitse tietolähde, hoida rekisteröidyn informointi

Kun lähetät sähköistä suoramarkkinointia, viestistä tulee näkyä, mistä rekisteristä tai tietolähteestä vastaanottajan sähköpostiosoite on saatu. Kun sinulla on luonnollisten henkilöiden sähköpostiosoitteita markkinointia varten, sinulla on käsissäsi rekisteri ja tästä syystä sinun tulee muistaa myös GDPR* eli henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki. Tämän EU-maiden yhteisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterissä olevien henkilöiden tulee saada tietää esimerkiksi mitä tietoja heistä on kerätty, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja kauanko tietoja säilytetään. HAMKissa tämä informointi hoidetaan tietosuojailmoituksella. Olemme ottaneet käytännöksi linkittää sen jokaiseen markkinointikirjeeseen.

Vastaanottajalla tulee olla aina myös mahdollisuus perua uutiskirjeen tilaus helposti ja maksutta. Käyttämämme uutiskirjetyökalu luo automaattisesti lähetetyn viestin loppuun poistumislinkin, jonka avulla kirjeen vastaanottaja voi poistua kyseiseltä postituslistalta helposti. Järjestelmä poistaa peruutuksen tehneiden sähköpostiosoitteet jakelulistalta, joten siitäkään ei tarvitse käyttäjän huolehtia. Tämän osalta uutiskirjetyökalun käyttäjän vastuulla onkin ainoastaan laadukkaan sisällön tuottaminen kirjeeseen, jotta tilaajat haluavat saada postia jatkossakin!

MUISTILISTA SÄHKÖISEN SUORAMARKKINOINNIN LÄHETTÄJÄLLE

1. Onko suostumus kunnossa ja oikein kerätty? (Laki sähköisen viestinnän palveluista ja GDPR eli EU:n yleinen tietosuoja-asetus)
   a. Yritysosoitteisiin (esimerkiksi info@yritys.fi) saat lähettää viestejä ilman suostumusta.
   b. Luonnolliselle henkilölle et saa lähettää markkinointiviestejä ilman suostumusta
   c. paitsi jos kyseessä on jo nykyinen asiakas, jolta olet myynnin yhteydessä saanut sähköpostiosoitteen ja tarjoat samaa tai vastaavan tuoteryhmän tuotetta/palvelua.
2. Vastaanottajan tulee nähdä, mistä rekisteristä hänen sähköpostiosoitteensa on saatu ja miten rekisterin tietoja käsitellään. Tietojen käsittely ilmenee tietosuojailmoituksesta, joka tulee linkittää viestiin.
3. Vastaanottajalla on oltava mahdollisuus poistua kyseiseltä postituslistalta helposti ja maksutta.

* GDPR tulee sanoista General Data Protection Regulation (EU:n yleinen tietosuoja-asetus). GDPR on voimassa kaikissa EU-maissa.