O365-palvelu henkilökunnan tehokäyttöön osaamismerkkien avulla 

Vuosi 2016 oli HAMKissa henkilöstön osaamismerkkien vuosi. Silloin otettiin käyttöön toistakymmentä yhteisölliseen työskentelyyn, digipedagogiseen osaamiseen ja tiedon käyttöön suunnattua osaamismerkkiä.

Yksittäiset merkit on ryhmitelty metamerkkien alle. Jokaiselle metamerkille on määritelty minimimäärä suoritettavia osaamismerkkejä. Kaikissa osaamismerkeissä näkyy vahvasti HAMKissa käytössä oleva Office 365 -palvelukokonaisuus, joka tarjoaa pilvipalveluna monipuoliset työkalut yhteisölliseen työskentelyyn. Osaamismerkeistä ja niiden käytöstä sekä O365-palvelusta on kirjoitettu aiemminkin.

Office 365 -palvelun ensimmäiset osiot otettiin HAMKissa käyttöön vuonna 2013. Alkuaikoina palvelukokonaisuus oli suppea, mutta laajentui nopeasti ja jatkaa edelleen jatkuvasti laajentumistaan. Jo nyt palvelu vastaa erinomaisesti nykypäivän digityöskentelyn tarpeita, ja sen kehityssuuntana on käyttö opetuksessa ja opiskelussa. Suuri haaste onkin, miten palvelusta saadaan kaikki mahdollinen hyöty irti korkeakoulussa, jossa yhteisöllinen työskentely ja opiskelu ovat arkipäivää. Näin valtavan kokonaisuuden käyttöönotto vaatii muutosta toimintakulttuurissa enemmän kuin tekniikassa. Osaamismerkit ovat yksi tapa muuttaa toimintatapoja.

Osaamismerkeillä suunnataan osaamista

HAMKin ensimmäinen metamerkki oli yhteisöllisen työskentelyn merkkikokonaisuus, joka koostui O365-osapalveluiden yhteisöllisestä käytöstä, tietosuojasta, tekijänoikeuksista ja sosiaalisesta mediasta. Tämän jälkeen toteutettiin opettajille suunnattu digipedaosaaja-metamerkki, jonka osaamismerkit tukevat digitaalisuuden monipuolista ja tarkoituksenmukaista hyödyntämistä opetuksessa. Rinnalla rakennettiin tiedon käytön osaajan metamerkkiä sekä opettajille että muulle henkilökunnalle. Uusimpana kokonaisuutena on kehitetty O365-palvelun osaamismerkit, joiden tarkoitus on tukea palvelun tarkoituksenmukaista käyttöönottoa. Kuvassa 1 on havainnollistettu nykyinen polku henkilöstön perusdigitaitojen kehittämisestä osaamismerkkien avulla mobiiliosaajaksi.

Kuva 1. Digityöskentelyn metamerkit, jotka koostuvat yksittäisistä osaamismerkeistä.

HAMKin osaamismerkkien ideana on, että niitä suoritetaan osana omaa työtä. Osaamisen näyttöön vaaditaan erinäisiä todisteita, esimerkiksi kuvaruutukaappauksia toiminnoista, linkkejä tuotoksiin tai kuvausta palvelun käyttötarkoituksesta omassa työssä. Merkkien suoritustavat vaihtelevat niin, että jokaisen osaamismerkin sisällön osaaminen osoitetaan tapaukseen sopivalla tavalla.

Kymmenen askelta tarpeen tunnistamisesta käyttöönottoon

O365-palvelulle tunnistettiin kolme erilaista tarkoitusta: yhteisöllinen työskentely, käyttö opiskelussa ja opetuksessa sekä käyttö muissa työrooleissa ja -tehtävissä. Yhteisöllisen työskentelyn osaaja -merkin suoritusaktiivisuuden perusteella O365-palvelun käyttö oli jo hyvällä mallilla. Tämän jälkeen kokonaisuutta lähdettiin täydentämään opetuksen ja opiskelun näkökulmasta eli tutkittiin, mitä mahdollisuuksia palvelu tarjoaa opetukseen ja opiskeluun. Opetus- ja opiskeluskenaarion toteuttamisen jälkeen palvelun mahdollisuuksia katsottiin uudelleen laajemmin eri työroolien kautta.

O365-osaamismerkkien työstöprosessi oli yllättävän monivaiheinen:

1. Eri työroolien tarpeiden tunnistaminen O365-palvelussa.
2. Alipalveluiden käyttötarkoituksien määrittely eri työrooleille.
3. Osaamisvaatimuksien ja osoittamistapojen suunnittelu.
4. Microsoftin osaamismerkkien benchmarkkaus.
5. Osaamismerkkien ryhmittely.
6. Osaamismerkkihakemuksien käsittelyprosessin suunnittelu ja vastuuhenkilöistä sopiminen.
7. Osaamismerkkien hyväksyttäminen HAMKin osaamismerkki-ohjausryhmässä.
8. Osaamismerkkien sisällöistä tiedottaminen ja kommenttien kerääminen henkilöstöltä.
9. Osaamismerkkien sisältöjen päivittäminen palautteen perusteella ja niiden julkaiseminen.
10. Osaamismerkkien käyttöönotto.

Tämän prosessin läpivienti vaati monialaista osaamista. Sisältöjä tarkasteltiin niin teknisestä kuin pedagogisesta näkökulmasta, ja huomioon otettiin erilaisia työskentelytapoja. Tämä kaikki peilattiin olemassa oleviin osaamismerkkeihin ja koko osaamismerkkityön tavoitteisiin ja kehitykseen. Pitkiä pohdintoja käytiin siitä, mistä lähtökohdista osaamismerkit rakennetaan: työkalulähtöisesti vai käyttötarkoituslähtöisesti. Työkalulähtöiseen ajatteluun päädyttiin sen vuoksi, että Office 365 on HAMKin virallinen ja tuettu digityön edistämisen palvelu.

Työstön tuloksena seitsemän O365-osaamismerkkiä

Työn tuloksena syntyi seitsemän osaamismerkkiä, joilla tuodaan esille O365-palvelun erilaisia mahdollisuuksia jokapäiväisessä työskentelyssä. Merkkikokonaisuus on suunnattu koko henkilökunnalle niin opetukseen, tutkimukseen kuin tukipalveluihin.

Osaamismerkeistä kuusi muodostaa O365-osaaja -metamerkin. Nämä ovat koko henkilökunnalle suunnattuja, tehokkaaseen digityöskentelyyn tähtääviä osaamismerkkejä. O365-osaajan merkeissä kiinnitetään huomiota palveluiden hyödyntämiseen itsenäisessä ja ryhmissä tapahtuvassa työskentelyssä (esim. materiaalien tuottamisessa ja jakamisessa). O365-osaajan metamerkki on laajennus yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkkiin.

O365 opetuskäytössä -osaaja on muita laajempi osaamismerkki ja osa digipedaosaaja-metamerkkiä. Tässä merkissä pääroolissa on digitaalisuuden pedagoginen hyödyntäminen opiskelussa ja opetuksessa. Taulukkoon 1 on ryhmitelty metamerkeittäin O365-palveluun liittyvät osaamismerkit ja niiden tavoitteet. Osaamismerkit ovat myös linkkeinä niiden sisällön tarkempaa tarkastelua varten.

Taulukko 1: O365-osaamismerkit ja niiden tavoitteet.

Metmerkki	Osaamismerkki	Tavoite
O365-osaaja	O365 Planner	Osaa hyödyntää Planneria omien, tiimin tai projektitehtävien hallintaan.
	O365 Forms	Osaa luoda lomakkeita tai kokeita tarkoituksenmukaisesti.
	O365 OneNote	Osaa hyödyntää OneNoten mahdollisuudet omassa ja tiimien työskentelyssä.
	O365 Sway	Osaa tuottaa monipuolista visuaalista materiaalia käyttäen Sway-palvelua.
	Office Mix	Osaa tehdä PowerPoint-esityksistä interaktiivisia, jaettavia videoita.
Digipeda-osaaja (metamerkin yksi osaamismerkki liittyen O365-palveluun)	O365 opetuskäytössä	Osaa hyödyntää sekä pedagogisesti että teknisesti Office 365 -alipalveluita.

O365-osaamismerkit mahdollistavat sen, että henkilökunnan jäsen voi itse valita, missä järjestyksessä ja miten hän suorittaa eri merkkejä omien tarpeiden mukaan. Jos esimerkiksi opettajalla on O365-palvelusta vahva käyttökokemus, hän voi suorittaa heti O365 opetuskäytön osaaja -osaamismerkin. Jos opettaja puolestaan kokee, että hänellä on tarvetta perehtyä laajemmin O365-alipalveluihin, hän voi ensin suorittaa O365-osaaja -metamerkin ja vasta sen jälkeen näyttää osaamisensa O365:n opetuskäytön osaajana.

Osaamismerkkien suorittamisen tueksi on alettu koostaa ohjeita, joiden avulla on helppo tutustua O365-alipalveluiden toimintoihin. Ohjeissa on hyödynnetty myös Microsoftin tekemään omaa ohjeistusta.

Yksilölliset polut ja mobiilikäyttö kehitteillä osaamismerkkeihin

HAMKilla on jo kattava osaamismerkkien valikoima, ja merkit on tällä hetkellä ryhmitelty toiminnallisesti tiettyjen metamerkkien alle. Keskusteluissa on kuitenkin tullut esille, että tarkka metamerkkiajattelu rajaa liiaksi osaamismerkkien suorittamista. Kuvassa 2 on hahmoteltu kehityssuunta, jossa henkilö itse pystyy valitsemaan oman työroolinsa perusteella hänelle parhaiten sopivat osaamismerkit, koostaa niistä työhönsä liittyviä metamerkkejä ja muodostaa oman oppimispolkunsa.

Kuva 2: Hahmotelma toimintopohjaisesta osaamismerkkikartasta.

Osaamismerkkien yksilöllisemmän valinnan mahdollisuuden lisäksi yhtenä kehityslinjana on laajentaa O365-alipalveluiden mobiilikäyttöä osaamismerkkien kautta. Tällä hetkellä HAMKissa on suoritettavissa suppea O365-mobiiliosaajan merkki, joka ei vastaa nykyhetken palvelun tarjoamia mahdollisuuksia. Mobiilikäyttö O365-palvelussa on kehittynyt huimasti ja käyttötapoja on enemmän kuin perinteinen selaaminen. Siinä missä selaajat käyttävät sovelluksia mm. viestien, dokumenttien ja muiden sisältöjen lukemiseen, tuottajat tekevät ja julkaisevat erilaista materiaalia mobiilisovelluksilla. Tämä on otettava huomioon myös osaamismerkeissä.

HAMKissa ei ole tavoitteena, että henkilöstö suorittaa osaamismerkkejä vain teknisen osaamisen näkökulmasta, vaan oleellista on, että jokainen perehtyy palveluiden mahdollisuuksiin omassa työssään. Osaamismerkit ovat yhteisesti johdettu työväline, joiden avulla rakennetaan organisaation tavoitteiden mukaista henkilöstön osaamisprofiilia. Tulevaisuudessa osaamismerkkien konsepti voi hyvinkin laajentua eri käyttötarkoituksien mukaan, ja rinnalle saatetaan tehdä vaihtoehtoisia osaamismerkkejä eri työkaluille.