Laadunhallinta tuottaa tietoa TKI-toiminnan kehittämiseen

Hämeen ammattikorkeakoulun strategiassa painotetaan TKI-toiminnan (tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta) kehittämistä sekä TKI:n, koulutuksen ja työelämän saumatonta yhteistyötä. TKI-toimintaa on vuosien aikana organisoitu ja toteutettu monin tavoin, mm. osaamiskeskittymissä ja fokustiimeissä osana koulutus- ja tutkimuskeskuksia. Vuodesta 2013 lähtien TKI-toiminta on keskitetty neljään profiloituun tutkimusyksikköön (HAMK Bio, HAMK Edu, HAMK Smart ja HAMK Tech) tukemaan strategian toteutumista.

Tässä artikkelissa tarkastelemme kahden erilaisen laadunhallintaan liittyvän aineiston avulla TKI-toiminnan kehittymistä vuosina 2010–2021. Julkaisimme vuonna 2021 artikkelin (Linko ja muut 2021), joka perustui kymmenen vuoden arviointitietoon HAMKin TKI-toiminnasta. Artikkelissa totesimme, että laadunhallinta oli tuottanut tietoa TKI-toiminnan kehittämiseen, ja että tietoa oli käytetty päätöksenteon ja kehitystyön pohjana eri tavoin. Havaitsimme, että laadunhallinnan tuottama tieto ei kuitenkaan ollut vienyt yhteistyöhön ja asiakkuuksiin liittyviä toimia loppuun saakka, vaan prioriteettilistalla tärkeämpiä olivat olleet esim. tutkimusprofiilien rakentamiseen sekä tutkimuksen toteutukseen ja laatuun liittyvät toimet. Nyt kiinnostuksemme kohteena ovat yhteistyöhön ja asiakkuuksiin liittyvät kehittämiskohteet ja -suositukset laadunhallinnan näkökulmasta.

Tarkastelemme artikkelissa PDCA-syklin toteutumista näiden valittujen TKI-toimien kohdalla. Olemme valinneet tämän tarkastelun siksi, että Plan-Do-Check-Act on HAMKin laadunhallinnan perusperiaate. Aineistoissa on muutakin kuin asiakkuuksiin ja yhteistyöhön liittyviä sisältöjä, mutta ne on jätetty tästä tarkastelusta pois.

Monipuolista arviointitietoa

Ensimmäisenä lähdeaineistona ovat sisäisten (3 kpl) ja ulkoisten (5 kpl) arviointien tulokset sekä TKI-ohjaus- ja kehittämisryhmien muistiot vuosilta 2010–2019 (71 kpl). Toisena aineistona on itsearviointiraportti, joka on laadittu 2021. Itsearviointiraportti on osa HAMKin auditointia keväällä. 2022. Kyseisissä aineistoissa nousee eri ajankohdista, vastaajaryhmistä ja aineistonkeruumenetelmistä riippumatta yhteisiä teemoja.

Tässä artikkelissa vertailemme näiden kahden aineiston löydöksiä. Jälkimmäinen aineisto antaa meille ajantasaisen kuvan siitä, millainen vaikutus laadunhallinnan menettelyillä on ollut toimintojen kehittämisessä.

Taulukossa 1 esitetään ensimmäisen ja toisen aineiston teematja niiden painotusten muuttuminen (ylimpänä eniten painotettu). Ensimmäisen aineiston perusteella ’tärkeys’ syntyy pääosin asioiden ilmaantuvuudesta eli siitä, kuinka usein niihin on vuosien aikana viitattu. Toisen aineiston tärkeysjärjestykseksi on muodostunut se, kuinka laajasti ja toistuvasti asioita on itsearviointiraportissa kuvattu ja arvioitu. On huomattava, että itsearvioinnin rakennetta ja sisältöä ohjaa vahvasti Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen, Karvin, auditointikäsikirja (Karvi 2019).

Ensimmäinen aineisto (2010–2019): kehityskohteiden tärkeys	Toinen aineisto (2021) kehitystyön painotus ja tehty kehitystyö
Sidosryhmäyhteistyö	Sisäinen yhteistyö ja -kehittely
Asiakkuuksien hallinta	Sidosryhmäyhteistyö
Sisäinen yhteistyö ja -kehittely	Asiakkuuksien hallinta
Viestintä	Asiakaspalautteen hyödyntäminen
Asiakaspalautteen hyödyntäminen	Viestintä

Painotuksen muuttumiseen ovat vaikuttaneet korkeakoulujen toimintaympäristön muutos, ulkopuolelta tulevat odotukset sekä asiakkuuksien ja yhteistyön kehittämiseksi tehty työ. Kehitystyötä on kuvattu itsearviointiraportissa, josta olemme poimineet edellä mainitut kohteet ja tätä artikkelia varten jäsentäneet ne PDCA-syklin mukaisesti. Seuraavaksi esittelemme tehtyjä toimenpiteitä, jotka kuuluvat PDCA-syklin viimeiseen, act/kehitä ‑vaiheeseen.

Sisäinen yhteistyö on aiempaa toimivampaa

Tutkimusyksiköt tekevät keskenään monialaista TKI-yhteistyötä erityisesti hanketoiminnassa. Koulutusyksiköiden henkilöstöä työskentelee tutkimusyksiköissä, ja vastaavasti tutkimusyksiköiden henkilöstöä (erityisesti tutkijayliopettajat) osallistuu opetukseen. Opiskelijat tekevät moduuliprojekteja, harjoitteluja ja opinnäytetöitä tutkimusyksiköiden hankkeissa. Yritteliään korkeakoulun toimintamallissa opiskelijat ratkovat työelämän toimeksiantoja TKI-toiminnan menetelmin. Design Factory tarjoaa alustan monialaiseen innovaatiotoimintaan.

Sidosryhmäyhteistyö on muuttunut systemaattisemmaksi

TKI-toiminnan alueelliseen kumppaniverkostoon kuuluvat yritykset, julkinen sektori, järjestöt ja muut koulutusorganisaatiot. Kansallinen verkosto kattaa profiilien kannalta keskeisten toimialojen kehittäjät ja päätöksentekijät sekä hankkeiden ympärille muotoutuneet kumppanuudet. Kansainvälistä verkostoitumista (erityisesti RUN-Eurooppa-yliopisto) johdetaan strategisesti, ja verkostoja arvioidaan säännöllisesti.

Asiakkuuksien hallintaan on kiinnitetty huomiota

Järjestelmäpohjaista asiakkuuksien ja kumppanuuksien hallintaa palautekyselyineen on kehitetty. CRM-järjestelmää on uusittu ja sen käyttöä tehostettu. Tietojärjestelmän päivittäminen ja entistä kattavampi käyttö auttaa kontaktien hallinnassa ja vähentää verkostosuhteisiin liittyvää henkilöriippuvuutta.

Kerättyä asiakaspalautetta hyödynnetään entistä paremmin

Palautejärjestelmä on laaja ja palautetietoa analysoidaan osana perustoimintaa. TKI-toiminnalle on määritelty avainindikaattorit, ja toiminnasta kerätään kattavasti asiakaspalautetta. Käyttöön on otettu NPS-suosittelumittari. Toiminnan hyödyllisyyden mittaamiseksi kehitetään parhaillaan indikaattoreita.

Viestintä on lisännyt TKI-toiminnan näkyvyyttä

TKI-tuloksista julkaistaan tieteellisiä, ammatillisia ja yleistajuisia artikkeleita. Tutkimusyksiköiden viestintää on vahvistettu henkilöresurssein ja tiimiytymisen avulla. Julkaisutoimintaa on tavoitteellistettu ja julkaisemiseen on tarjottu koulutusta. Uusi blogi HAMK Beat tuo esiin lyhyitä, ajankohtaisia tekstejä ns. suurelle yleisölle ammattiyleisön ja tieteellisen yhteisön lisäksi.

Silmukka sulkeutuu

Verratessamme auditointia varten laaditun itsearviointiraportin (2021) sisältöä aiemmasta aineistosta (2010–2019) nousseisiin kehityskohteisiin, voimme todeta, että laadunhallinnan tuottamaa tietoa on viime vuosina käytetty kehittämistoimenpiteiden pohjana. Itsearviointiraportissa kerrotaan tehdystä työstä, josta suuri osa kuuluu PDCA-syklin viimeiseen, kehittämisen vaiheeseen. Näin ollen aiemmassa aineistossa vajaaksi jäänyttä PDCA-sykliä on onnistuttu sulkemaan tuoreilla toimenpiteillä.

Laadunhallinnan tuottama tieto, mm. määrällinen mittariseuranta ja laadulliset toiminnan arvioinnit, on siis osaltaan vaikuttanut TKI-toiminnan kehittämiseen. Itsearviointiraportissa kaksi teemaa on noussut painotuksessa ylöspäin: sisäinen yhteistyö ja asiakaspalaute (ks. Taulukko 1). Tulkitsemme, että nyt näiden teemojen tärkeys on nostettu esiin, ja konkreettisiin toimenpiteisiin on ryhdytty.

HAMK auditoidaan keväällä 2022, ja auditoinnin tulokset saadaan kesällä 2022. On mielenkiintoista nähdä, nostaako auditointiryhmä edelleen TKI-toiminnan kehittämiskohteiksi asiakkuuksia tai yhteistyötä vai olemmeko jo edenneet riittävästi kehittämisen polulla. On selvää, että mikään asia ei ole koskaan ”valmis”, vaan useita näkökulmia pitää jatkuvasti tarkastella. Toimintaympäristöt ja odotukset muuttuvat, mutta samaan aikaan organisaation osaaminen kasvaa ja toiminta kehittyy. Tätä vuoropuhelua on käytävä jatkuvasti. Laadunhallinnan tuottama tieto ja sen menettelyt ovat keinoja tasapainon tavoitteluun ja sen ylläpitämiseen.