Kielellinen saavutettavuus tapahtumissa

Työyhteisöjen kansainvälistyessä työpaikoilla puhutaan suomen lisäksi useita muita äidinkieliä, ja kaikille yhteisenä kielenä on eritasoinen englanti. Myös Hämeen ammattikorkeakoulun (HAMK) arjessa toimimme usein monikielisessä ympäristössä ja tilanteissa, joissa tulisi pystyä keskustelemaan sujuvasti hankalistakin ammatillisista asioista, mutta myös tunnetasolla. Työyhteisöviestinnässä – opetustilanteessa, tutkimusseminaarissa tai kahvipöytäkeskustelussa – kieli voi aiheuttaa haasteita.

Testasimme käytössämme olevia M365-työkaluja kielellisen saavutettavuuden parantamiseksi kahdessa Hämeen ammattikorkeakoulun sisäisessä henkilöstötilaisuudessa. Selvitimme, miten olemassa olevia työkaluja voi käyttää suomen- ja englanninkieliseen sisällöntuotantoon ja esitystilanteeseen. Testitilaisuuksia oli kaksi (toinen koulutuksen ja toinen tutkimuksen), joista toisessa esitykset pidettiin suomeksi ja toisessa englanniksi. Kummassakin tilaisuudessa oli osallistujia noin 150, joista n. 90 % oli suomenkielisiä.

Tilaisuuksien eri kielet valittiin käsiteltävän aiheen ja tarvittavan työskentelyn perusteella. Ensimmäisessä tilaisuudessa esiteltiin ja käsiteltiin suomeksi uutta, abstraktia asiaa, sillä sellaista on helpompaa ajatella ja keskustella omalla äidinkielellä. Toinen tilaisuus toteutettiin englanniksi, sillä aiheet olivat kohderyhmälle konkreettisia ja tiedotusluonteisia eivätkä vaatineet työstöä.

Osallistujien apuna aineiston käännökset ja livekäännöstekstitys

Tilaisuuksien esitysmateriaalit valmisteltiin kahdella kielellä, mutta eri tavoin. Ensimmäisessä tilaisuudessa kaikki aineisto tehtiin sekä suomeksi että englanniksi. Käännösten tekemisessä käytettiin hyödyksi Microsoftin käännöstyökalua ja oikolukua. Viimeistelyn teki aina ihminen, joka varmisti käytetyn terminologian, sisällön logiikan, tekstin selkeyden ja kielivarianttien yhdenmukaisuuden.

Toisessa tilaisuudessa diaesitykset olivat kaksikielisiä eli samoilla dioilla oli sekä suomen- että englanninkielistä sisältöä. (Tämä ei ole saavutettavuuden kannalta optimaalinen ratkaisu, sillä kaksikieliset diat sisältävät paljon asiaa, jota on hankalaa hahmottaa näytöltä. Myös kielen merkitseminen ruudunlukijaa varten on työlästä.)

Materiaalit toimitettiin osallistujille etukäteen. Näin osallistujat voivat tutustua sisältöihin etukäteen ja seurata varsinkin erikielistä esitystä paremmilla taustatiedoilla ja oikealla orientaatiolla.

Testasimme myös PowerPointin reaaliaikaista käännöstekstitystä sekä etukäteen suunnitteluryhmällä että kummassakin tilaisuudessa. Suomenkielisessä tilaisuudessa tarjosimme kaikille osallistujille mahdollisuuden seurata tekstitystä omalta laitteeltaan. Englanninkielisessä tilaisuudessa reaaliaikainen käännöstekstitys pantiin päälle yhteen esitykseen, ja erikseen rekrytoidut henkilöt testasivat käännöksen toimivuutta omilla mobiililaitteillaan.

Kaikki kolme eri tapausta – suunnitteluryhmän harjoitustilaisuus, suomenkielinen tilaisuus ja englanninkielinen tilaisuus – toivat esiin ongelmia, jotka liittyivät puhutun tekstin tulkitsemiseen ja sen muuntamiseen kirjoitetuksi tekstiksi. Tunnistimme monta kohtaa, jotka vaikuttivat laatuun: sisällön selkeys, käytetty terminologia, puhenopeus, äänenvoimakkuus tai -korkeus, ääntäminen, tekstityksen nopeus ja käännöksen tarkkuus. Puhekielessä sisältö on jäsentymättömämpää ja poukkoilevampaa kuin rakenteisessa kirjoitetussa tekstissä, joten virkkeistä tulee herkästi päättymättömiä sanajonoja. Jos puhujan äidinkieli ei ole englanti, niin kuin meidän kaikissa tapauksissamme, puhuminen ei ole yhtä lailla luontevaa. Konekääntimellä oli hankaluuksia etenkin spesifin sanaston ja organisaation oman terminologian edessä.

Sisällön selkeys ja etukäteen toimitettu aineisto auttavat

Kummankin tilaisuuden jälkeen osallistujilta kysyttiin palautetta: Oliko tilaisuuden esityskieli valittu oikein? Mikä merkitys oli etukäteen toimitetuilla, kaksikielisillä aineistoilla? Auttoiko reaaliaikainen käännöstekstitys esitysten seuraamisessa?

Suurin osa kummankin tilaisuuden osallistujista oli tyytyväisiä valittuun esityskieleen: keskiarvoksi tuli 4 asteikolla 1–5. Se kertoo siitä, että asiaa oli harkittu käyttäjien tarpeiden ja tottumusten kautta. Etukäteen toimitetulle aineistolle annettiin keskiarvoksi 3,5. PowerPointin live-käännöstekstityksen näki hyväksi palveluksi pienempi joukko ihmisiä (vastausten keskiarvo 2), mutta tällekin palvelulle siis oli tarve ja käyttäjät. Useat muuta kuin suomea äidinkielenään puhuvat kokivat saaneensa enemmän tukea etukäteen toimitetuista dioista kuin tekstityksestä.

Palauteaineisto ei ole vertailukelpoinen, sillä toteutukset eivät olleet identtiset eikä palautekyselyäkään tehty täysin samalla tavalla. Luvut vahvistavat silti omaa tuntumaamme sekä muulla tavoin saamaamme palautetta.

Testien tuloksena työohje

Kielellisen saavutettavuuden kannalta olennaisia asioita ovat mm. valittu kieli, esitysmateriaalien saatavuus etukäteen, esitysmateriaalien käännökset, esitysmateriaalin monimediaisuus sekä mahdollisuus seurata esitystä reaaliaikaisesti tekstitettynä samalla kielellä tai käännöksenä.
Testauksen, palautteen ja reflektoinnin jälkeen meillä on nyt luonnos sisäiseksi työohjeeksi. Siinä kuvataan, mitä pitää ottaa huomioon, kun suunnittelee kahdella kielellä toimivaa sisäistä tapahtumaa. Ohje on jaettu kolmeksi otsikoksi: ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Näiden alle on tehty taulukko siitä, mitä tapahtuu, kuka tekee ja mitä tuloksena syntyy.

Ohjeen avulla haluamme painottaa ennen tapahtumaa tehtävän suunnittelun, valmistelun , harjoittelun ja testauksen merkitystä. Materiaaleihin ja tekniseen toteutukseen liittyvät asiat aiheuttavat tilaisuuden järjestäjille ja esittäjille enemmän työtä kuin täysin yksikielisen tapahtuman suunnittelu ja toteutus. Palautteen perusteella käytetty aika ja vaiva saadaan moninkertaisesti takaisin. Kun materiaalit käännetään, useasti myös alkukielinen ajatus kirkastuu. Sisällöistä tulee selkeämpiä ja niiden viesti saavuttaa paremmin tarkoituksensa. Ja jos prosessin alkuvaiheessa muutama ihminen käyttää ylimääräistä aikaa valmisteluun, loppupään toistasataa käyttäjää saavat yksiselitteisemmän aineiston, joka on helpommin ymmärrettävissä ja käytettävissä kuin useat mahdolliset tulkinnat.

Tekoälypohjaiset sovellukset yleistyvät kovaa kyytiä. Tietotyöhön tarkoitetut käännöstyökalut ovat jo niin hyviä, että ne peittoavat huonon kääntäjän niin laadussa, nopeudessa kuin hinnassa. Markkinoille saadaan jatkuvasti myös uusia tapahtumakäyttöön soveltuvia käännöstyökaluja (esim. livekäännöstekstitys), mutta ne ovat keskeneräisempiä kuin jo vuosia kehitetyt konekääntimet.

HAMKin saavutettavuustyöryhmässä testataan erilaisia kielellistä saavutettavuutta parantavia sovelluksia jatkossakin. Haluamme oppia lisää niiden tehokkaasta käytöstä ja tunnistaa tarjolla olevista vaihtoehdoista tarkoituksenmukaisimmat ja käyttäjäystävällisimmät ratkaisut. Nyt kokeilussa olleiden M365-ratkaisujen lisäksi testaamme muidenkin sovellusten toimivuutta sekä käännösversioiden että livekäännöstekstitysten tuottamiseen.