HAMKin ohjaussuunnitelman päivitys laatutyönä

Koulutuksen laatu on kansallinen huolenaihe Suomessa (Pietiläinen, 2023). Lainsäädäntö velvoittaa ammattikorkeakouluja arvioimaan ja kehittämään toimintansa laatua. Koulutuksen laadun varmistamiseksi Hämeen ammattikorkeakoulu (HAMK) on rakentanut laatujärjestelmän ja kehittänyt toimintamallit laadunhallintaan.

HAMKin ohjaussuunnitelma päivitettiin lukuvuoden 2022–2023 aikana. Ohjaussuunnitelmassa kuvataan opiskelijoiden ohjauksen lähtökohdat, organisointi ja työnjako koulutusorganisaatiossa (Opetushallitus, 2023). Pedagogisen roolin lisäksi ohjaussuunnitelmalla on myös vähemmän näkyvä mutta tärkeä laadunhallinnallinen rooli. Tässä kirjoituksessa kuvaillaan ohjaussuunnitelman päivitysprosessia laatutyön näkökulmasta.

Ohjaussuunnitelma laadunhallinnan välineenä

Korkeakoulujen monikerroksinen ja nopeasti kehittyvä toiminta sekä muuttuva toimintaympäristö (esim. Kwiek, 2012) edellyttävät, että opiskelijoiden ohjausta kehitetään jatkuvasti. Suomalaisilla korkeakouluilla ei ole opiskelijoiden ohjausta koskevia säädöksiä tai yhteisesti sovittuja periaatteita (Ammattikorkeakoululaki 932/2014). Korkeakoulut voivatkin järjestää ohjauspalvelunsa parhaaksi katsomallaan tavalla (Hautala ym., 2020). Näin ollen korkeakoulujen mahdolliset ohjaussuunnitelmat voidaan laatia ja päivittää eri tavoin organisaatiosta riippuen (Raudasoja ym., 2018).

HAMKissa ohjaussuunnitelman tarkoituksena on määritellä opiskelijoiden ohjauksen lähtökohdat, kuvata ohjauksen organisointi ja työnjako ja toimia käytännön ohjaustyön perustana. Suunnitelman tavoitteena on luoda yhteisesti jaettu näkemys ohjauksesta, tuoda ohjauksen roolia näkyväksi, yhtenäistää ohjauksen käytänteitä sekä vahvistaa ohjauksen kulttuuria. Pohjimmiltaan ohjaussuunnitelmassa on kyse laadukkaan ohjauksen määrittelemisestä ja sen toteuttamisen ohjeistuksesta. Ohjaussuunnitelma on siten myös HAMKissa laadunhallinnan ja jokapäiväisen laatutyön väline sekä ohjauksen arvioinnin ja kehittämisen peilipinta (Opetushallitus, 2023).

Laatujärjestelmä päivitystyön ohjaajana

Ohjaussuunnitelman säännöllinen tarkastelu ja päivittäminen ovat tärkeitä tekijöitä ohjauksen kehittämisessä (Helander, 2015; Raudasoja ym., 2018). HAMKissa ohjaussuunnitelmaa tarkastellaan vuosittain ja päivitetään säännöllisesti. Ohjaussuunnitelman päivitys toteutettiin laatujärjestelmän mukaisesti. HAMKin laatujärjestelmä on laatutyötä tukevien prosessien, menettelyjen ja järjestelmien kokonaisuus, joka ohjaa toimijoita työskentelemään ja arvioimaan toimintaa yhdessä hyväksyttyjen tavoitteiden ja lupausten mukaisesti (HAMK, 2023a; Karvi, 2023; Werner ym., 2022).

Ohjauksen kehittämisessä noudatetaan HAMKin strategiaa ja strategian sisältämiä yleisiä ja ohjaukselle kohdennettuja tavoitteita ja toimenpiteitä (HAMK, 2023b). Ohjausta kehitetään prosessimaisesti kehittämisen kehän eli niin sanotun PDCA-syklin (Plan-Do-Check-Act) mukaisesti. Ohjauksen suunnittelu ja kehittäminen perustuu strategian lisäksi ohjausta koskevaan palautetietoon, ohjauksen tuloksellisuutta mittaaviin indikaattoreihin sekä ohjauksen toimintaympäristöä ja sen tulevaisuutta koskevaan tietoon.

Päivitystarpeiden järjestelmällinen kartoittaminen – Check

Koska kyseessä oli olemassa olevan ohjaussuunnitelman päivitys, alkoi päivitystyö PDCA-syklin vaiheesta Check eli nykytilan arvioinnista. Ohjauksen kehittämisessä tarvitaan systemaattisesti kerättyä tietoa (Karvi, 2023; Opetushallitus, 2023). Ohjaussuunnitelman päivitysprosessi käynnistyi HAMKin opinto-ohjaajista muodostetun työryhmän työskentelyllä. Työryhmä kartoitti ja kokosi erityisesti ohjaustyön arjesta kumpuavia päivitystarpeita. Tämän jälkeen ohjauksen koordinoinnista ja kehittämisestä vastaava koulutuksen kehittämispalvelut -yksikkö määritteli päivitystarpeita esimerkiksi palautejärjestelmien tuottaman tiedon perusteella.

Päivitystarpeita määriteltiin myös tarkastelemalla ohjausalan viime vuosien tutkimusta, julkaisuja ja hankkeita HAMKin ammatillisen opettajakorkeakoulun ja HAMK Edu -tutkimusyksikön asiantuntijoiden tuella. Lisäksi tarkasteltiin ohjauksen toimintaympäristön nykytilaa ja mahdollisia muutoksia lainsäädännön, kansainvälisten ja kansallisten strategioiden sekä korkeakouluihin kohdistetun ohjauksen näkökulmista.

Päivitysten muotoutuminen yhteistyössä – Act

Päivityksen keskeiseksi tavoitteeksi asetettiin kartoituksen perusteella se, että ohjauksen perusteet (mitä-taso) kuvataan aiempaa selkeämmin. Ohjauksen perusteiden kuvaus on tärkeää, sillä ne toimivat lähtökohtana käytännön ohjaustyölle (miten-taso). Ohjaus on osa koko HAMKin henkilöstön työtä, joten ohjaussuunnitelman haluttiin antavan vahvemman selkänojan moninaiselle ohjaajajoukolle. Lisäksi havaittiin tarve kirjata suunnitelmaan tiettyjä ohjauksen toimintatapoja ja prosesseja. Suunnitelmaan kuvattiin myös aikaisempaa tarkemmin ohjauksen kehittämisen periaatteet.

Tavoitteiden perusteella ohjaussuunnitelmasta laadittiin ensimmäinen päivitysversio, jota käsiteltiin opinto-ohjaajien kehittämispäivässä. Käsittelyn perusteella suunnitelmasta tehtiin uusi versio, joka lähetettiin kommentoitavaksi kaikille tahoille, joille on ohjaussuunnitelmassa määritelty ohjaukseen liittyviä tehtäviä. Kommenttikierroksen perusteella suunnitelmaa päivitettiin edelleen ja käsiteltiin koulutuksesta vastaavan vararehtorin kanssa. Tämän jälkeen suunnitelmaa päivitettiin edelleen. Päivitystyön viimeisessä vaiheessa ohjaussuunnitelmaa käsiteltiin vielä koulutuspäälliköiden kehittämispäivässä ja opinto-ohjaajien kokouksessa.

Päivitysprosessin merkittävin tuotos osoitus laatujärjestelmän toimivuudesta – Plan

Merkittävimmät ohjaussuunnitelman uudistukset ovat opiskelijoiden ohjauksen yhteiset periaatteet ja jaetut teemat, jotka ovat opiskelija keskiössä, tarpeenmukaisuus, moniammatillisuus, oppimisen omistajuus ja osaamisen kehittyminen. Osa näiden periaatteiden ja teemojen sisällöistä oli ollut osana ohjaussuunnitelman eri lukuja, mutta nyt ne koottiin yhteen ja jäsenneltiin ohjauksen lähtökohdiksi ja tavoitetilaksi kaikille ohjausta antaville tahoille.

Ohjauksen yhteisten periaatteiden ja jaettujen teemojen määrittelyn nouseminen päivitysprosessin merkittävimmäksi tuotokseksi oli toisaalta yllätys. Vaikka kartoitusvaiheessa havaittiin tarve kuvata ohjauksen perusteita tarkemmin, varsinainen toteutustapa nousi esiin vasta yhteiskehittämisen aikana. Toisaalta merkittävin tuotos oli jopa luontainen seuraus laatujärjestelmän toiminnasta ja toimivuudesta: ohjauksen yhteiset periaatteet ja jaetut teemat perustuvat HAMKin strategiaan, palaute- ja tutkimustietoon, toimintaympäristön tarkasteluun ja yhteiskehittämiseen ja ne ilmentävät HAMKin erityispiirteitä ja vahvuuksia. Ne voivat vaikuttaa yksinkertaisilta ja jopa itsestään selviltä, mutta niihin on sisäänrakennettuna ohjauksen ydin.

Päivityksen jalkauttaminen arjen laatutyötä – Do

Ohjaussuunnitelmapäivityksen viimeinen vaihe on päivitysten jalkauttaminen eli vieminen ohjaustyön arkeen. Jalkauttaminen on yleensä minkä tahansa kehitystyön haastavin osuus (esim. Valkealahti ym., 2019). Päivitetyn ohjaussuunnitelman jalkauttaminen koulutusten arkeen tapahtuu opinto-ohjaajien ja koulutuspäälliköiden tuella. Ohjaussuunnitelmaa käsitellään erilaisissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa. Jalkauttamisen tueksi toteutetaan sidosryhmäviestintää ja laaditaan ohjaustyötä tukevaa materiaalia.

Ohjaussuunnitelman päivityksen ja jalkautumisen onnistumista tarkastellaan jälleen seuraavalla kierroksella laatujärjestelmän mukaisesti. Jo tässä vaiheessa voidaan todeta, että itse ohjaussuunnitelman päivittäminen onnistui kokonaisuutena varsin hyvin. Kehityskohteita seuraavaa kierrosta silmällä pitäen ovat muiden kuin varsinaista ohjaustyötä tekevien tahojen vahvempi osallistaminen, HAMKin oman asiantuntemuksen vahvempi hyödyntäminen sekä päivityksen tavoitteiden kirkastaminen päivitystyön alussa.

Laatujärjestelmä tarjosi perustan ja selkeät vaiheet päivitystyön etenemiselle. Lisäksi laatujärjestelmän mukaisella toiminnalla varmistettiin, että päivitetty ohjaussuunnitelma toteuttaa osaltaan HAMKin strategiaa. Voidaankin todeta, että laadunhallinta ja sen mukainen kehittämistyö on sisäänrakennettu myös HAMKin opiskelijoiden ohjauksen malliin.