Aivoergonomia avuksi asiantuntijatyössä

Nykytyö asettaa aivoillemme monenlaisia haasteita. On kiirettä, useiden keskeneräisten asioiden mielessä pitämistä, tehtävistä toiseen hyppäämistä ja monenlaisia keskittymistä haittaavia häiriöitä. Sähköposti ja muut viestijärjestelmät syöttävät tietotulvaa 24/7. Keskeytykset vievät aikaa ja altistavat virheille. Työasiat jäävät herkästi mieleen kieppumaan myös vapaa-ajalla ja ”jalka on työkaasulla” pahimmillaan yötä myöten. Toisin oli ennen raskaan fyysisen työpäivän jälkeen: heinäpellolla lihakset väsyivät, mutta heinät eivät häirinneet unta. Fyysisessä työssä rasittunut ihminen nukkui sikeästi ja heräsi aamulla virkeänä (ks. Kalakoski, 2019, Huotilainen & Saarikivi, 2018).

Vastatakseen nykytyön aivokuormitukseen toteutettiin Hämeen ammattikorkeakoulussa (HAMK) vuoden mittainen KEVAN osittain rahoittama Aivotyön ergonomia -hanke. Hankkeen tavoitteena oli antaa henkilöstölle välineitä ehkäistä ennalta tietotyön aiheuttamaa kuormitusta ja turvata työhyvinvointia digitaalisessa ja muussa työn murroksessa. Hanke toteutettiin yhdessä Terveystalon asiantuntijoiden kanssa. Hankkeen työpajoissa valmennettiin esimiehet ja henkilöstö huolehtimaan mm. palautumistauoista työpäivän aikana ja monityötilojen työrauhapelisääntöjen noudattamisesta.

Miksi aivoergonomiaa?

Hämeen ammattikorkeakoulussa työskentelee yli 700 asiantuntijaa. Organisaatiossa on viime vuosina otettu käyttöön lukuisia erilaisia sähköisiä järjestelmiä ja siirrytty työskentelemään yhteisissä monityötiloissa. Opetustyö on muuttunut yksilötyöstä tiimityöksi. Näiden muutosten ja työn digitalisoitumisen mukanaan tuoman murroksen myötä syntyi tarve antaa henkilöstölle välineitä aivoergonomisten työtapojen ja työyhteisötaitojen tueksi.

Perinteisestä ergonomiasta on huolehdittu vuosikymmeniä. Aivoergonomian avulla voidaan vastata työn kognitiivisiin haasteisiin, kuten ajattelun, muistin ja keskittymiskyvyn kuormittumiseen. Tutkimusten mukaan puhehäly heikentää toimistotyössä suoriutumista noin 10 prosenttia ja tietojärjestelmäongelmat hukkaavat toisen 10 prosenttia työajasta (Kalakoski, 2019).

Työelämässä aivoergonomian huomioimiseen liittyviä elementtejä ovat esimerkiksi monityötilojen akustointi ja sermit, rauhalliset työnurkkaukset ja mahdollisuus etätyöhön sekä yhteiset pelisäännöt mm. äänen voimakkuudesta ja puheluista avotiloissa. Myös palautumistauot työn lomassa kuuluvat aivoergonomiaan: esimerkiksi noustaanko venyttelemään, lepuuttamaan silmiä, hengittelemään rauhassa tai ottamaan happihyppyjä? (Huotilainen & Saarikivi, 2018; Huotilainen & Moisala, 2018). Tällaisten minitaukojen avulla aktivoiva hermosto (”kaasu”) antaa tilaa rauhoittavalle hermostolle (”jarru”) aivan fysiologisesti, syke ja hengitys rauhoittuvat, verenpaine laskee (ks. Huotilainen & Saarikivi, 2018).

Hankkeen kulku

Aivotyön ergonomia -hanke käynnistyi syksyllä 2018 Parempi Työyhteisö -kyselyyn liitetyillä aivoergonomiaa kartoittavilla kysymyksillä. Joulukuussa 2018 toteutettiin työhyvinvointiviikko organisaation kaikilla seitsemällä kampuksella. Viikon aikana oli mahdollisuus osallistua erilaisiin työhyvinvointiin liittyviin aktiviteetteihin sekä harjoitella palautumista. Aktiviteetteja vetivät työterveyslääkärit, fysioterapeutit, tanssinopettajat, työterveyspsykologit ja oppilaitospastori. Näin saatiin vuoden loppuun mahdollisuus rauhoittua kiireisen syyslukukauden jälkeen.

Kevätkauden 2019 aikana toteutettiin yhteensä kahdeksan Terveystalon työterveyspsykologien vetämää Aivoergonomian työpajaa. Hankkeen johtoajatuksena oli, että esimiehet toimivat aivoergonomian lähettiläinä omassa työyhteisössään. Tammikuisessa esimiesten työpajassa esimiehet saivat tehtäväksi työstää yhden aivoergonomian kehittämiskohteen oman henkilöstönsä kanssa. Kevään loput seitsemän työpajaa koskivat koko työyhteisöä, esimiehiä ja henkilöstöä, ja niitä toteutettiin jokaisella HAMKin kampuksella.

Työpajoissa henkilökunta haastettiin miettimään, miten omassa työssä ja työympäristössä esiintyviä haittoja, esimerkiksi keskeytyksiä, voisi ehkäistä entistä paremmin. Yhdessä mietittiin myös työstä palautumisen keinoja. Työpajojen ennakkomateriaaliksi nauhoitettiin tunnin mittainen ”Aivotyön ergonomia – mitä, missä, milloin” -opetusvideo. Materiaalina toimi myös lyhyt video, jossa HAMKin vararehtori Heidi Ahokallio-Leppälä keskustelee aivoergonomiasta hankkeen asiantuntijana toimineen professori Minna Huotilaisen kanssa.

Toukokuussa 2019 toteutettiin esimiehille suunnattu tarkistuskysely, jossa pyydettiin esimiestä yhdessä henkilöstönsä kanssa kommentoimaan, miten tammikuussa asetetut aivoergonomian tavoitteet oli saavutettu. Elokuussa 2019 Henkilöstöpäivien yhteydessä professori Minna Huotilaisen aivoergonomialuentoa kuunteli noin 550 henkilöstön jäsentä. Henkilöstöpäivillä toteutettiin hankkeen viimeiset, kolme samansisältöistä, erityisesti palautumiskeinoihin keskittyvää aivoergonomia-työpajaa.

Hankkeessa luoduilla aivoergonomian pelisäännöillä vaikutettiin henkilöstön tapaan tehdä työtä. Työyhteisöissä kehitettyjä pelisääntöjä tallennettiin yhteiselle Microsoft Teams -työskentelyalustalle. Pelisääntöjen myötä jaettiin henkilökunnalle aivoergonomiaa tukevia oheismateriaaleja, ”ethän häiritse” -kartioita, oviopasteita ja tarroja, joilla voi viestiä olevansa varattuna keskittymistä vaativaan työhön tai päinvastoin toivottaa kollegan tervetulleeksi keskustelemaan.

Harjoitellut palautumiskeinot on jo kytketty pelisääntöjen ohella osaksi työssäjaksamisen työkalupakettia. Käytänteet tullaan myös jalkauttamaan osaksi työntekijän perehdytyspolkua. Tarkoitus on siten turvata aivoergonomian oppien ja käytänteiden jääminen organisaatiomme toimintakulttuuriin.

Hankkeen vaikuttavuus

Hankkeen vaikuttavuutta on mitattu kyselyllä (Työympäristön riskikartoitus syksy 2019), henkilökohtaisilla keskusteluilla, palautteilla sekä havainnoimalla mm. monitoimitilojen pelisääntöjen noudattamista. Hankkeen myötä lanseeratut ovikyltit ja “älä häiritse” -merkit ovat laajasti käytössä. Vastamelukuulokkeiden käyttö on lisääntynyt monitilatoimistoissa työskentelevien keskuudessa ja ikään kuin hankkeen myötä tullut “luvalliseksi”. Aiemmin kuulokkeiden käyttö miellettiin ehkä jopa negatiivisena signaalina. Hankkeen aikana tapahtuneella viestinnällä on ilmiselvästi lisätty tietoisuutta tietotyön kuormittavuudesta. Palautumisharjoitteetkin ovat jääneet elämään – se on ollut havaittavissa mm. keskusteluissa, joita olemme satunnaisesti käyneet eri yksiköissä mm. työpaikkaselvityskierroksilla. Myös työterveyshuollossa on huomattu aivoergonomia-asioiden olevan aiempaa enemmän esillä.

Seurantakyselyssä lokakuussa 2019 (Työympäristön riskikartoitus 2019) tuli esiin vahva toive aktiivisesta aivoergonomian menetelmien muistuttamisesta ja ylläpitämisestä jatkossakin (75 % vastaajista). Jatkossa voitaisiin myös ehkä miettiä aivoergonomia-asioiden jalkauttamista Hämeen ammattikorkeakoulun opiskelijoille. Suunnitelmia tämän tyyppisen toiminnan ylläpitämiseksi henkilöstön keskuudessa, mutta myös jalkauttamiseksi opiskelijoiden keskuuteen on vuoden 2020 jo osalta suunniteltu ja myös käynnistymässä.

Aivoergonomiahanke oli erittäin tärkeä päänavaus HAMKin henkilöstön työhyvinvoinnin kannalta. Jatkossa aivoergonomian huomioonottaminen edellyttää edelleen organisaation tasolta mm. tietojärjestelmien selkiyttämistä ja monitoimitiloissa työrauhan varmistamista rauhallisten työsoppien, sermien ja akustoinnin avulla. Oman yksikön kokouksissa olisi hyvä säännöllisin väliajoin käydä läpi työrauhakysymyksiä konkreettisin esimerkein ja ideoin. Muistutuksena aivoergonomiasta toimisi myös tapa, että kokouksessa kerran tunnissa noustaan ylös venyttelemään. Siitä hyötyvät niin selkä, verenkierto kuin aivotkin! Jokaisella työntekijällä on mahdollisuus muokata omia työtapoja aivoergonomisemmiksi. Se vaatii aluksi havahtumista ja joidenkin piintyneiden työtapojen muuttamista. Muutos kyllä kannattaa, koska työt voivat sujuvoitua, työhyvinvointi ja nukkuminen parantua.

Entä se muutos? Se lähtee aina jokaisesta itsestä.