Kehitysprojektien, ja etenkin tietojärjestelmäprojektien, vaarana voi olla niiden erillisyys yhteisön muusta työstä varsinkin projektin päätyttyä. Intraprojektin päättymisen jälkeen Office 365 ‑palveluun liittyvä työmme jatkui, mutta ei enää uuden projektin muodossa. Siirryimme ylläpito- ja kehitysmoodiin eli tavanomaiseen arkeen, mutta halusimme varmistaa, että palvelua ei teknisen käyttöönoton jälkeen jätettäisi ”vain” käyttäjien vastuulle. Mielestämme oli tärkeää, että O365-palvelu otetaan luontevaksi osaksi tietotyötä ja että eri järjestelmiä käytetään ja kehitetään tarkoituksenmukaisella tavalla.
O365 neljästä näkökulmasta
Tunnistimme neljä eri teemaa, joissa erityisesti on tehtävä työtä: koulutuksen kehittäminen, yhteisöllinen työskentely, työyhteisöviestintä sekä digitalisuuden hyödyntäminen. Teimme toimintasuunnitelman, jossa määrittelimme tavoitteita kullekin teemalle. Purimme tavoitteita myös toimenpiteiksi, joilla oli painoarvo, aikataulu ja vastuutiimi. Järjestelimme organisoitumistamme ja toimintaamme niin, että voimme toimia entistä paremmin yksikkörajojen yli ja todellisen tiimityön hengessä, joskin yhteistyöstä yhdessä tekemiseen on vielä matkaa.
Eri osa-alueilla painotamme seuraavia asioita:
Koulutuksen saralla meille on tärkeää seurata oppimisen ja opetuksen ilmiöitä, soveltaa trendejä omiin käytäntöihimme, tunnistaa ja levittää parhaita sisäisiä käytäntöjä sekä selvittää opiskelijoiden ja opettajien odotuksia toiminnan parantamiseksi.
Hyvän yhteisöllisen työskentelyn varmistamiseksi meillä tulee olla sitovat periaatteet ja toimivat työkalut. Meidän pitää myös ohjata ja ohjeistaa verkostotyöskentelyyn, rakentaa vertaistukiverkostoa sekä kannustaa uudenlaiseen toimintakulttuuriin.
Työyhteisöviestinnän parantamiseksi on sovittava yhteisen sisäisen viestinnän tarkoituksenmukaiset käytännöt (oikeat työkalut ja toimintatavat) ja varmistettava ennen kaikkea henkilöstön osaaminen.
Digitaalisuuden hyödyntämiseksi seuraamme teknologioiden ja työskentelytapojen yleistä kehitystä ja ennakoimme O365-palvelun muutoksia, valitsemme ja ylläpidämme tarkoituksenmukaisia palveluita ja niiden yhdistelmiä, pidämme mobiilikäyttöä opiskelijoiden tapana tehdä työtään ja otamme huomioon järjestelmien tuottamaa dataa omassa kehitystyössämme.
Kyse koko korkeakoulun digikyvystä
Totesimme, että O365-kehityssuunnitelman lisäksi tarvittiin laajempi viitekehys, jossa otettaisiin huomioon koko organisaation toiminta ja jolla yhteisöllinen työskentely nivottaisiin osaksi kaikkia toimintoja infran rakentamisesta johtamiseen sekä osaamisen kehittämisestä opetukseen, arviointiin tai oppimateriaaleihin.
Otimme työkaluksemme Euroopan komission raportin ”Digiajan tehokasta oppimista edistämässä. Eurooppalainen viitekehys digikykyisille oppilaitoksille” (Kampylis, Punie & Devine 2015, suomennos oma). Raportti tarjoaa jäsennetyn kehyksen toimintojen kattavaan arviointiin ja auttaa tunnistamaan digitaalisuuden epätasaista kehitystä. Malli pakottaa näkemään, että digitaalisuus ei ole vain strategian kirjain, tietohallinnon tehtävä tai viestinnän vastuu, vaan ajattelutapa, jonka on oltava aidosti läsnä kaikissa organisaation toiminnoissa.
Tätä kirjoittaessa digikyvykkyyden kattava arviointi on vielä kesken. Olemme suomentaneet raportista meille olennaiset osat eli elementtien kuvaukset ja kuvaajat. Seuraavaksi muokkaamme raportista omaan käyttöömme soveltuvan arviointi-, suunnittelu- ja seurantatyökalun. Lisäksi meidän täytyy koota digikyvyn nykytila eli selvittää kaikkien yksiköiden digityö ja sen tekijät sekä digitaalisuuteen liittyvät suunnitelmat. Tiedämme, että digikykyä on ja että sitä edistetään, mutta hajautettujen vastuiden organisaatiossamme sitä ei ole koottu tai koordinoitu strukturoidun mallin mukaan.
Vasta sitten voimme luotettavasti arvioida koko HAMKin digikyvyn, tunnistaa vahvuudet ja heikkoudet ja tehdä jatkon toimintasuunnitelman haluttuun suuntaan.
Artikkeli on osa Office 365 -intran käyttöönotto HAMKissa -kokoelmaa.
Lähteet:
Kampylis, P., Punie, Y. & Devine, J. (2015). Promoting Effective Digital-Age Learning – A European Framework for Digitally-Competent Educational Organisations. Haettu 30.9.2016 osoitteesta http://publications.jrc.ec.europa.eu/repository/bitstream/JRC98209/jrc98209_r_digcomporg_final.pdf
Kirjoittaja
Lotta Linko, FM, toimii Hämeen ammattikorkeakoulun tietohallinnossa verkkoviestintäpäällikkönä.
Viittausohje:
Linko, L. (2016). Kohti digikykyä. Teoksessa L. Linko (toim.) Office 365 -intran käyttöönotto HAMKissa. HAMK Unlimited Professional 14.10.2016. Haettu [pvm] osoitteesta https://unlimited.hamk.fi/ammatillinen-osaaminen-ja-opetus/kohti-digikykya/
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020111991936
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.
[button href=”http://www.hamk.fi/ohjeita/digitaalisuus/Sivut/default.aspx” target=”_blank” bg_color=”#FF0066″ text_color=”#ffffff”]Digitaalisuus HAMKissa »[/button]
