Hackathon osana palvelumuotoilua Älykäs ohjaus -hankkeessa

Hackathon on rajatun ajan tapahtuma, jossa keskitytään intensiivisesti tietyn, yleensä ennalta-asetetun ongelman ratkaisemiseen. Tyypillinen esimerkki on joko verkossa tai fyysisessä paikassa järjestetty viikonlopun kestävä tilaisuus, jonka tarkoituksena on tuottaa ensimmäinen versio ratkaisusta järjestäjän asettamaan ongelmaan. Hackathon voi liittyä periaatteessa mihin vain, mutta yleensä se liitetään palvelumuotoiluun, ohjelmistokehitykseen, käyttöliittymäsuunnitteluun tai muuhun vastaavaan (Sofokus 19.4.2021). Tässä artikkelissa kuvattu hackathon toteutettiin viisi arkipäivää kestävänä online-tapahtumana. Tavoitteena oli saada loppukäyttäjät mukaan kehittämään tekoälysovellusta sekä sisällöllisesti että teknisesti.

Älykäs ohjaus -hanke

Älykäs ohjaus (ESR 09/2019–08/2021) -hankkeen tavoite on tuottaa laadukkaampaa ja helppokäyttöistä opinto- ja uraohjausta. Tähän tavoitteeseen pyritään hyödyntämällä tekoälysovellusta opintojen ja urasuunnittelun tukena. Tarkoituksena on helpottaa opiskelijan tiedonsaantia ja kontaktien ottamista oikeisiin henkilöihin. Tekoälyä hyödyntäen voitaisiin myös siirtää rutiininomaisia tehtäviä pois ohjaushenkilöstöltä ja siten lisätä konkreettisiin tapaamisiin käytettävää aikaresurssia.

Älykäs ohjaus -hanke on tätä kirjoitettaessa edennyt siihen vaiheeseen, että ensimmäiset käytännön kokeilut pilottiryhmien kanssa ovat käynnissä. Tekoälyn toimintojen määrittelyssä on nähty hankeryhmän ja toteuttajien mielestä keskeisenä tulevien käyttäjäryhmien – opiskelijoiden, ohjaajien ja opettajien – osallistaminen suunnittelu- ja kehittämistyöhön. Syvällisen asiakasymmärryksen yhtenä edellytyksenä on ymmärrys asiakasodotuksista ja asiakkaan roolista osana palvelun toteutusta.

Palvelumuotoilu tarkoittaa palvelujen innovointia, kehittämistä ja suunnittelua muotoilun menetelmin. Palvelumuotoilun keskeisenä tavoitteena on palvelukokemuksen käyttäjälähtöinen suunnittelu siten, että palvelu vastaa sekä käyttäjien tarpeita että palvelun tarjoajan liiketoiminnallisia tavoitteita. Asiakkaan palvelukokemuksen rakennuspalikoita ovat palvelun kontaktipisteet palvelutuokiot ja palvelupolku.

Hackathonin tehtävänanto

Palvelumuotoilu-hackathonin toteutus suunniteltiin yhteistyössä hankeverkoston (XAMK, Esedu, SAMiedu, HAMK) toimijoitten kesken. Tavoitteena oli toteuttaa tapahtuma tiiviinä lähitapaamisena keväällä 2020, jolloin olisi ollut mahdollisuus hyödyntää yhteistoiminnallista vertaisoppimista ja -työskentelyä hyvien tulosten saavuttamiseksi. Koronakriisin puhkeaminen esti kuitenkin lähitapaamisia, joten toteutus siirrettiin syksyyn 2020. Käytännön toteutukseksi valittiin turvallisuussyistä täysin verkossa tapahtuva online-hackathon.

Ensimmäisenä tehtävänä oli määritellä hackathoniin osallistuville joukkueille selkeä tehtävänanto. Koska tavoitteena on tehostaa opinto- ja uraohjausta, päädyttiin hakemaan tekoälyavusteista ratkaisua johonkin seuraavista opintovaiheista:

1. Hakeutumisvaihe ja sen helpottaminen opiskelijaksi hakeutuvan auttamiseksi 
2. Opintojen aloitusvaihe ja opintojen aloittaminen 
3. Opintojen suorittaminen ja opinnoissa eteneminen
4. Ohjaus opintojen aikana 
5. Ohjaus valmistumisvaiheessa ja opintojen päätyttyä 
6. Miten tekoälyllä voi tukea jatkuvan oppimisen toteutumista? 

Joukkueita hackathoniin haettiin kustakin hankeverkoston organisaatiosta infotilaisuuksien avulla. Lopputulemana mukaan tuli kuusi joukkuetta sekä toiselta asteelta että ammattikorkeakoulutasolta. Osallistujamäärä oli yhteensä 19 opiskelijaa eri koulutusaloilta.

Hackathonin toteutus

Varsinaiseen hackathon-työskentelyyn varattiin viisi arkipäivää maanantaista perjantaihin. Työskentely aloitettiin maanantaina verkossa järjestetyssä kick off -infossa. Istunnossa osallistujille tarjottiin lyhyet alustukset toimintajärjestelyistä, arvioinnista, hackathonin käytännön toteutuksesta ja Mydatan eli henkilöstä kerääntyvän digitaalisen tiedon perusteista. Aloitusistunnon jälkeen joukkueet saivat itsenäisesti päättää oman toimintatapansa innovoinnin eteenpäinviemiseksi. Joukkueiden yhteisenä verkkoalustana hyödynnettiin Discordia, jonne kukin joukkue sai oman ryhmätilansa, ja alustalla olivat koottuina ohje- ja muut materiaalit sekä mahdollisuus esittää kysymyksiä hackathonin toteuttajaryhmälle.  

Joukkueiden tavoitteena oli tehdä suunnitelma tekoälypohjaisesta avustajasta. Suunnitelman tuli sisältää rakenteen ja toimintojen kuvausta joukkueen valitsemaan teemaan liittyen. Kehitetystä toteutuksesta kunkin joukkueen tuli tehdä esittelyvideo, jonka pituus tuli olla maksimissaan kuusi minuuttia.

Hackathonin tulosten arviointi

Hackathonin toteutuksiin liittyy usein olennaisena osana kilpailullisuus. Tässäkin hackathonissa tapahtuma päättyi yhteiseen verkkotilaisuuteen, jossa kunkin joukkueen tuotosta arvioitiin. Arvioinnissa kunkin joukkueen tuottama video esitettiin ja esityksen jälkeen muut joukkueet vertaisarvioivat tuotoksen. Lisäksi arviointia oli tekemässä ulkopuolinen arvioijaraati, jossa oli edustajia hankeverkoston organisaatioista ja yrityksistä (Metatavu Oy, Kwork Innovations Oy). Joukkueiden tuotoksia arvioitiin seuraavien kriteerien ja pisteytysten perusteella:

Tarve (5 pistettä): Miten idean/tuotteen olemassa oleva tarve on perusteltu? Idean ja tuotteen hyödyntäminen tulevaisuudessa? Miten helposti olisi käyttöönotettavissa asiakkaille? Asiakaslähtöisyys?

Ratkaisu (10 p): Onko ratkaisu kuvailtu selkeästi? Vastaako se tarpeeseen? Millainen toimintasuunnitelma ratkaisuun sisältyy?

Liiketoiminta (5 p): Mitä taloudellisia mahdollisuuksia tai rajoituksia on tunnistettu? Millaisia resursseja oppilaitokselta, kunnalta tai henkilöstöltä tarvitaan?

Esitys (5 p): Onko esitys selkeä, innostava tai jopa innovatiivinen? Onko esittäjä ja koko tiimi esitelty ja hengessä mukana? Onko esityksessä häiritseviä tekijöitä? Onko visuaalisuus huomioitu? Käytetäänkö annettu aika järkevästi?

Arviointien yhteenvedossa hyödynnettiin MS Officen Formsia, jolla oli laadittu kullekin joukkueelle oma arviointilomakkeensa. Voittajaksi tuli joukkue IBSTA – Innovation and Beauty Surpassing Technological Advancements. Ote voittaneen joukkueen esittelyvideosta löytyy täältä.

Palaute hackathonista

Osallistujilta kerättiin tapahtuman jälkeen lyhyt palaute ja samalla kehittämisehdotuksia. Pääsääntöisesti palaute oli positiivista ja tämäntyyppinen kehittämistoiminta koettiin innostavana. Vieläkin tarkempaa ohjeistusta kaivattiin osin, eli aikataulujen ja ohjeistusten tulisi olla helposti ja selkeästi saatavilla. Hackathonin pienimmän joukkueen IHQ:n Niina Piibemann ja Terhi Vanhalakka totesivat sähköpostitse tehdyssä haastattelussa (2020): ”Toteutus oli erittäin toimiva. Jos hackathon olisi järjestetty jossain muualla paikkakunnalla ja tietyn tarkemman aikataulun puitteissa, emme olisi voineet osallistua. Tällainen hackathon säästi aikaa ja taloudellisia resursseja myös.”

”Meidän ryhmällämme oli omakohtaista kokemusta opinto- ja urapolun kaikilta vaiheilta juuri tässä hetkessä, koska itse olemme vaihtamassa alaa ja työpaikkaa, lapsemme ovat juuri valmistuneet ja miettivät jatkomahdollisuuksia ja esim. TE-toimiston palvelu ei ehkä kohtaa asiakasta kuten toivoisi. Hackathon sopii siis hyvin asiakaslähtöisen palvelumuotoilun työkaluksi, varsinkin, jos osallistujilla on omakohtaista kokemusta ja uskallusta rohkeisiin, mutta yksikertaisiin ratkaisuihin.”

IHQ-tiimin ratkaisuehdotuksen voi katsoa videona täältä.

Lopuksi

Toteutus oli kokonaisuudessaan onnistunut ja kaikkien osallistuneiden joukkueiden tuotoksia tullaan hyödyntämään jatkossa Älykäs ohjaus -hankkeen tekoälysovelluksen kehittämisessä. Tässä toteutuksessa innovointi keskittyi teknologiaratkaisuun, mutta vastaavantyyppinen kehittäminen toimisi todennäköisesti myös muilla aloilla. Älykäs ohjaus -hankkeessa toteutetaan keväällä 2021 hackathonin kaltainen Design Jam. Tuolloin painopisteenä ovat opinto- ja uraohjauksen pelillistetyt ratkaisut.