Digitaalinen opinto-ohjaus ammatillisissa oppilaitoksissa 

Opinto-ohjauksen kolme peruspilaria ovat tiedotus, neuvonta ja ohjaus. Miten näitä asioita voidaan digitalisoida huomioiden asiakaskunnan moninaisuus, erilaiset ohjaukselliset tarpeet sekä ajasta ja paikasta riippumattomuus? HAMKin ammatillisen opettajakorkeakoulun järjestämässä mOPO-täydennyskoulutuksessa joukko opinto-ohjaajia pohti tämän hetken digitaalisuutta opinto-ohjauksen näkökulmasta: missä olemme nyt, mitä haluamme olla ja miten menemme kohti päämäärää?

Digitaalinen opinto-ohjaus on nykyään monipuolista: se kattaa tiedottamisen, neuvonnan ja ohjauksen tarpeet laaja-alaisesti, mutta tukee myös oppilaitoksen markkinointia monin tavoin. Digitaalisuuden lähtökohtana voidaan pitää sitä, että se tuottaa jotain lisäarvoa suhteessa aiempiin palveluihin ja tavoittaa asiakkaat ajasta ja paikasta riippumatta.

Digitaalisuus tiedottamisessa

Ennen ammatillisten opintojen alkua tapahtuvassa tiedottamisessa ja markkinoinnissa digitaalisuus on keskeisessä roolissa. Opintopolkupalvelu on valtakunnallinen kaikkien oppilaitosten ja korkeakoulujen yhteinen portaali, jossa esitellään kattavasti koulutustarjontaa, kerrotaan tarkemmin koulutusten sisällöstä ja koulutukseen hakemisesta. Varsinainen hakeminen tapahtuu myös Opintopolun kautta. Opinto-ohjaaja on keskeisessä roolissa Opintopolun sisältöön ja käyttöön liittyvissä asioissa sekä palvelusta tiedottamisessa.

Opintopolun rinnalla oppilaitosten omilla www-sivuilla on koulutusalojen perustiedot, joita on elävöitetty mm. toimintaa esittelevillä videoilla sekä opiskelijoiden ja alumnien uratarinoilla. Verkkosivuille upotetut linkit johtavat usein oppilaitoksen You Tube kanavalle, jolla esitellään oppilaitosta ja sen tarjoamia koulutusaloja monipuolisesti. Kanavalta saattaa löytyä myös opettajien ja opiskelijoiden tekemiä videoita, joiden kautta hakijat pääsevät näkemään oppilaitoksen oppimisympäristöjä.

Valtaosa oppilaitoksista käyttää www-sivujen rinnalla Facebookia tiedotus- ja markkinointikanavana siten, että siellä kerrotaan suurelle yleisölle tulevista tapahtumista sekä oppilaitoksen tarjoamista palveluista. Samaan tarkoitukseen, mutta suppeammassa muodossa, käytetään sekä Instagramia että Twitteriä.

Tiedottamista ja neuvontaa tehdään myös chatissa, jonka välityksellä hakija voi olla reaaliaikaisessa yhteydessä opinto-ohjaajaan saadakseen lisätietoa koulutuksista. Vastaavasti opinto-ohjaajalla voi olla Skypessä opovartti, jolloin hänet tapaa videoneuvotteluyhteydellä. Usein esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista voi olla www-sivuilla oma palsta, jolloin vastaus voi löytyä suoraan ilman yhteydenottoa.

Oppilaitosten avoimiin oviin ja vanhempainiltoihin voi osallistua paikan päällä tai reaaliaikaisesti striimauspalveluiden eli internetin välityksellä lähetettävän suoran videoyhteyden kautta. Livestream, Google Plus Hangout On Air ja Bambuser ovat esimerkkejä yleisimmin käytettävistä striimauspalveluista. Striimauksen avulla mahdollistetaan tiedottaminen niille, jotka eivät pääse tai halua tulla paikan päälle.

Uudempina tiedottamisen muotoina ovat tutor-opiskelijoiden WhatsApp tai Snapchat, joissa opiskelijat kertovat hakijoille opinnoista, opiskelusta ja oppilaitoksesta. Tutor-opiskelijat ovat vastaavasti käytettävissä siinä vaiheessa, kun opiskelijat ovat saaneet valintakirjeen ja pohtivat opintojen alkuun liittyviä asioita.

Digitaalisuus neuvonnassa

Opintoihin liittyvä neuvonta käynnistyy yleensä opiskelijoiden IT-perehdytyksellä, joka voi olla esim. Moodlessa oleva opintokokonaisuus, jonka avulla opiskelijat perehtyvät oppilaitoksen tarjoamiin järjestelmiin, osaamisen hankkimisessa käytettäviin työvälineisiin (esim. Office 365 tai Googlen työvälineet) sekä tarjolla oleviin sovelluksiin. Monista sovelluksista on tarjolla myös mobiiliversio, joka helpottaa opiskelijan tiedonsaantia ja palvelujen käytettävyyttä älypuhelinten avulla.

Ryhmäkohtaisessa neuvonnassa opinto-ohjaajat käyttävät mm. suljettua Facebook-ryhmää, Moodlea, WhatsAppia, sähköpostia tai opiskelijaintraa. Opinto-ohjaajilla voi olla käytössään opiskelijaintrassa myös opon infoseinä, jossa tiedotetaan ajankohtaisista asioista ja josta voi varata sähköisen ajanvarauksen kautta ajan henkilökohtaiseen ohjaukseen.

Opiskelijoille ja koteihin tapahtuvaan sisäiseen viestintään opinto-ohjaajat käyttävät pääsääntöisesti erilaisia sähköisiä järjestelmiä, kuten Wilmaa. Siellä viestitään oppilaitokseen ja opiskeluun liittyvistä asioista, kuten vanhempainilloista, avoimista ovista tai opiskelijoille tarjottavista valinnaisista opinnoista. Henkilökohtaista neuvontaa ja ohjausta saa myös Wilman kautta.

Opiskelijoille informoidaan jo opintojen alkuvaiheessa olemassa olevista jatkokoulutusmahdollisuuksista, jotta heillä on tieto mitä heiltä vaaditaan, jos he haluavat jatkaa opintojaan ammattikorkeakoulussa tai yliopistossa. Jatkokoulutusinfot voidaan striimata tai tallentaa You Tube kanavalle, jotta ne tavoittavat mahdollisimman monta tiedon tarvitsijaa.

Anonyymi neuvonta ja ohjaus on joillekin opiskelijoille tärkeää, koska he eivät halua tai uskalla asioida paikan päällä opinto-ohjaajan luona. Opiskelijan mielestä asiat voivat olla niin solmussa, että anonyymi neuvonta on viimeinen oljenkorsi asioiden selvittämisessä. Neuvonta voi alkaa esim. chatin välityksellä ja edetä siten, että myöhemmässä vaiheessa opiskelija ja opinto-ohjaaja tapaavat henkilökohtaisesti.

Digitaalisuus ohjauksessa

Ohjauksen digitaalisuus lähtee opiskelijan henkilökohtaisen opiskelusuunnitelman tai henkilökohtaistamissuunnitelman laadinnasta. Opiskelija valmistautuu ohjauskeskusteluun täyttämällä etukäteen opiskelijahallintojärjestelmässä olevan lomakkeen, johon ohjaaja perehtyy ennen keskustelua. Ohjauskeskustelussa suunnitelman sisältöjä täydennetään ja tarkennetaan esim. valinnaisten opintojen tai jatko-opintosuunnitelmien osalta.

Päivittäistä ohjaustyötään opinto-ohjaajat tekevät paikan päällä oppilaitoksessa tai digitaalisesti esim. videopuheluina Skypessa tai Hangoutsissa. Henkilökohtaisessa ohjauksessa käytetään myös WhatsAppia, Messengeriä, tekstiviestejä, sähköpostia tai Wilma-viestejä.

Valinnaisten opintojen valintaprosessin ohjaamisessa opinto-ohjaajat käyttävät esim. Moodlea ja Kahootia, joihin kootaan valintoihin liittyvää informaatiota ja joissa opiskelijat voivat tehdä valintansa, ellei opiskelijahallintojärjestelmä mahdollista valintoja. Valintojen tueksi on laadittu videomateriaalia, jonka avulla esitellään valittavina olevien tutkinnon osien sisältöä ja niihin liittyviä osaamisen hankkimisen tapoja. Lisäksi alustoilla on kirjallista materiaalia, johon on koottu keskitetysti koko valinnaistarjotin esim. tulostettavassa muodossa. Perusinformaation jälkeen opinto-ohjaajat käyvät ohjattavan kanssa henkilökohtaisen keskustelun valintojen tekemisestä ja kirjaavat toteutuneet valinnat henkilökohtaiseen opiskelusuunnitelmaan.

Koulutuksen aikana opiskelijaa ohjataan laatimaan työnhakua varten digitaalinen CV esim. Kyvyt.fi alustalle, joka on opiskelijan käytössä myös opintojen päättymisen jälkeen. Lisäksi monilla koulutusaloilla opiskelijat laativat itselleen LinkedInprofiilin, jonka tarkoituksena on auttaa heitä verkostoitumisessa ja työllistymisessä.

Pohdinta

Opinto-ohjaavat näkivät digitaalisuuden mahdollisuutena monipuolistaa toimintoja ja edistää saavutettavuutta, mutta toiminnan tueksi kaivattiin digitaalista strategiaa tai opinto-ohjauksen suunnitelmaa, jossa digitaalisuus on huomioitu esimerkiksi vuosikellon muodossa. Opinto-ohjausta ja sen digitaalisuutta on hyvä ennakoida ja tarkastella tulevaisuusuuntautuneesti kaikilla ammatillisen koulutuksen toiminnan tasoilla. Opinto-ohjaajien näkemyksen mukaan on tärkeää käyttää niitä välineitä, joita opiskelijat käyttävät, koska siten heidät tavoittaa parhaiten.

Moni ammatillinen oppilaitos on herännyt kysymykseen, mitä haluamme olla digitaalisessa opinto-ohjauksessa ja miten menemme kohti päämäärää. Digitaalinen opinto-ohjaus ja ohjaus laajemminkin tarvitsevat tuekseen strategian lisäksi henkilöstön osaamisen kehittämistä, toimivaa välineistöä sekä tukea välineistön ylläpitoon. Uudenlaisissa ohjausympäristöissä toimiminen edellyttää jatkuvaa uudistumista, palvelujen yhteistä kehittämistä ja hyvien käytäntöjen jakamista, jotta asialähtöinen ohjaustoiminta mahdollistuu.