Ohjaus keskiössä: kohti HOPS-ohjaajuutta Metropolia Ammattikorkeakoulussa

Tässä artikkelissa tarkastelemme Metropolia Ammattikorkeakoulun ohjauksen käytäntöjä ja ohjausta antavien tahojen työnkuvia. Tarkoituksena on avata eHOPSia ohjauksen työkaluna sekä HOPS-ohjaajan työnkuvaa. Työnkuvan tavoitteena on kirkastaa, mikä ohjaustyössä on olennaista sekä kytkeä arjen työtä Metropolian strategisiin tavoitteisiin.

Ohjauksen kehittämisen lähtökohtia

Metropolia Ammattikorkeakoulu syntyi vuonna 2008, kun EVTEK-ammattikorkeakoulu (ent. Espoon-Vantaan teknillinen ammattikorkeakoulu) ja Helsingin ammattikorkeakoulu Stadia yhdistyivät. Metropolia Ammattikorkeakoulun moninaiset ohjauksen käytännöt juontavat juurensa tältä ajalta. Stadiassa oli opinto-ohjaajan nimikkeellä työskenteleviä henkilöitä, kun taas EVTEKissä ohjauksen tehtävistä vastasivat lehtorit, koulutussuunnittelijat ja opintoneuvojat.

Vuonna 2018 Metropolian täyttäessä 10 vuotta, on ohjauksen nykytilaa ja käytäntöjä tärkeää tuoda näkyviin. Kymmenen vuoden aikana ohjausta on kehitetty eri koulutusaloilla hyviä käytänteitä luoden. Tässä artikkelissa ohjauksen käsite ymmärretään laaja-alaisena: sen katsotaan kattavan opinto-ohjauksen lisäksi myös muunlaisen ohjauksen.

Vaikka ohjaus olisikin laadukasta ja opiskelijaa palvelevaa, se ei riitä. Ohjauksen hyvät käytännöt ovat paikallisia ja jäävät sellaisiksi, ellei ohjauksen palveluita kuvata ja kirjoiteta auki. Tällä hetkellä osa Metropolian ohjauksen käytännöistä on jaettu vain sisäisten kanavien kautta henkilöstölle ja opiskelijoille. Ulkoisille www-sivuille tarkoitettu kattavampi ohjauksen kuvaus on tekeillä. Läpinäkyvyys on tärkeää laadun varmistamiseksi, ja sen avulla pyritään takaamaan jokaiselle opiskelijalle yhdenvertainen mahdollisuus saada ohjausta. Keskeistä on, miten ohjaus näyttäytyy opiskelijalle, mutta kehittämistyö edellyttää lisäksi kaikkien ohjauksen toimijoiden yhteistä näkemystä siitä, mitä ohjaus Metropoliassa on, kuka sitä tekee ja miten. Kuvausta tarvitaan, jotta opiskelija tietää, millaista ohjausta hän opiskelujensa aikana saa, keneltä ja missä tilanteissa.

Aluksi tarkastelemme Metropolian ohjauksen nykytilaa, sille asetettuja tavoitteita ja käytössä olevia ohjausmenetelmiä. Tämän jälkeen jäsennämme ohjaustoimintaa verkostomaisesti tuotettujen ohjauspalvelujen mallilla, joka on tarkoitettu ohjauksen palvelujärjestelyjen arvioinnin välineeksi. Lopuksi esittelemme ohjauksen työkaluna ja HOPS-ohjaajan roolin työnkuvaa. Metropoliassa on HOPS-ohjaajan roolin työnkuvan auki kirjoittamisen myötä noussut esiin tarve yhtenäistää Metropolian ohjausosaamista. Kuvaamme lopuksi Metropolia HOPS-Akatemian valmennusohjelmaa, jonka tavoitteena on ylläpitää ja kehittää Metropolian ohjausosaamista laaja-alaisesti.

Opinto-ohjauksen tavoitteet

Metropolian ohjauksen tarkoituksena on opiskelijan opiskelun ja oppimisen, opintojen edistymisen, ammatillisen kasvun ja hyvinvoinnin tukeminen. Opintojen ohjaus on opiskelun ja oppimisen ohjausta, jossa opiskelija integroituu oppimisympäristönsä jäseneksi ja toimii oppimisympäristön aktiivisena jäsenenä, kehittää osaamistaan ja oppimistaitojaan, suunnittelee ajankäyttöään ja opintojaan, toteuttaa opinnot tavoitteellisesti sekä toimii vastuullisesti ja oma-aloitteisesti. (Metropolia 2018.)

Metropoliassa opinto-ohjauksen tavoitteena on, että opiskelija saa tarpeitaan vastaavaa opinto-ohjausta: oppimisen ja opiskelun ohjausta, uraohjausta sekä henkilökohtaisen kasvun ja kehityksen ohjausta. Laadukas opinto-ohjaus on edellytyksenä sille, että opiskelija on motivoitunut, hänen opintonsa etenevät sujuvasti ja hän valmistuu normiajassa. (Emt.)

Tavoitteena on opiskelijan ammatti-identiteetin vahvistuminen, koulutusta, opintoja ja uraa koskevien mielekkäiden HOPS-prosessien mukaisten suunnitelmien, valintojen ja päätösten tekeminen sekä näiden toteuttaminen. HOPS (henkilökohtainen opintosuunnittelu) on koko opintopolun kattava opiskelijan ammatillisen kehittymisen prosessi. HOPS-prosessi sisältää AHOT-prosessin (aiemmin hankitun osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen), jossa opiskelija voi hakea aiemmalle osaamiselle tunnustamista, mikäli hänellä on opetussuunnitelman tavoitteita vastaavaa osaamista. (Emt.)

Opinto-ohjauksen tavoitteena on tukea henkilökohtaista kasvua ja kehitystä samoin kuin opiskelijan vastuullista ja itsenäistä toimintaa. Tavoitteena on opiskelijan toimintakyvyn, elämänhallintataitojen, itsetuntemuksen, itseluottamuksen, psyykkisen ja fyysisen terveyden sekä sosiaalisen ja taloudellisen hyvinvoinnin edistyminen ja vahvistuminen. (Emt.)

Metropoliassa toimii opinto-ohjausverkosto, jonka tarkoituksena on hyvien opinto-ohjauskäytänteiden jakaminen ja kehittäminen. (Metropolian opinto-ohjauksen verkosto 2017.) Verkosto on linjannut Metropolian ohjaustoimintaa ottamalla kantaa mm. koulutusvalinnan tukemiseen, opintoihin sitoutumiseen ja opintojen etenemiseen. Jotta yllä esitetyt tavoitteet saadaan täytettyä, edellyttää se kaikkien ohjausta antavien tahojen aktiivista yhteistyötä ja jatkuvaa kehittävää otetta ohjauksen toteuttamisessa.

Ohjausta antavat tahot

Metropoliassa opinto-ohjauksen suunnittelu ja toteuttaminen on kollektiivista ja opiskelijalähtöistä. Laadukas opinto-ohjaus perustuu henkilöstön asiantuntijuuteen ja hyvään ohjausosaamiseen, tiiviiseen yhteistyöhön, hyvien ohjauskäytänteiden jakamiseen, hyvään tiedonkulkuun sekä tarkoituksenmukaiseen työn- ja vastuunjakoon. Opinto-ohjausta kehitetään keräämällä palautetta säännöllisesti ja toteuttamalla saadun palautteen perusteella tarvittavia kehittämistoimenpiteitä. (Metropolia 2018.)

Metropolian opinto-oppaassa määritellään ohjaus-, neuvonta- ja tukihenkilöstö (Metropolia 2017). Seuraava kuva esittää ohjauksen toimijat ja tehtävät.

Alakohtaiset erot näkyvät selvästi Metropolian ohjauskulttuurissa. Ohjausjärjestelyjen, -käytänteiden ja -roolien moninaisuus kuvastavat ohjausverkoston laajuutta. Opettajan rooli ohjaajana korostuu esimerkiksi Metropolian terveysalalla, jossa ohjaus opinnoissa on pitkälti tutoropettajan työkenttää, kun taas opinto-ohjaajan tehtäviä ovat ns. ohjauksen erityistarpeet. Tutoropettaja tuntee opetuksen sisällön, vastaa yksilöllisten opiskelusuunnitelmien tekemisestä sekä ahotoinnista. Tutoropettaja tapaa opiskelijoita tutorryhmissä ja yksilöllisissä ohjaustilanteissa. (Lassila 2017.)

HOPS-ohjaus ei aina riitä opiskelijalle, kun kyse on opintojen nopeuttamisesta, hidastamisesta tai jatko-opintosuunnitelmista. Opiskelijoilla on erilaisia elämäntilanteita tai terveydellisiä opintoihin vaikuttavia seikkoja. Siinä missä opettaja HOPS-ohjaajana katsoo tilannetta substanssiaineen näkökulmasta, on opinto-ohjaajan tehtävänä tunnistaa edellä mainittuja seikkoja tai esimerkiksi motivaatio-ongelmia. (Tiainen 2017.)

Liiketalouden koulutusohjelmassa ohjaavaa henkilöstöä ovat tutorit, koulutussuunnittelijat, ohjaavat opettajat ja suuntautumisvaihtoehdon ohjaavat opettajat. Ohjausta ja neuvontaa antavat koulutussuunnittelijat, kun taas oppimisen ohjaajina ovat suuntautumisvaihtoehdon vastuukouluttajat. Opintojen alussa korostuu koulutussuunnittelijoiden rooli ja myöhemmässä vaiheessa suuntautumisvaihtoehdon opettajien. Malli on koettu hyväksi ohjauksen saatavuuden kannalta: on aina joku, jolta kysyä. (Perkiö 2017.)

Metropolian opinto-ohjaus VOP-mallin kautta tarkasteltuna

Seuraavaksi tarkastelemme ohjausjärjestelmän toimivuutta verkostomaisesti tuotettujen ohjauspalvelujen (VOP) mallin avulla. Lähestymme Metropolian ohjausta VOP-mallin kautta erityisesti ohjausjärjestelyiden, -välineiden ja -roolien kautta. Kuvaamme HOPS-ohjaajan roolin työnkuvaa yhtenäistämässä Metropolian ohjausta. Ohjauksen välineenä eHOPS on yhtäläinen kaikille ohjauksen toimijoille.

VOP-malli on tarkoitettu ohjauksen palvelujärjestelyjen arvioinnin välineeksi. Malli tarkastelee ohjausta monitasoisena ja moni-ilmeisenä, erilaisia tavoitteita sisältävänä prosessina ja systeeminä. Mallissa ohjaus jäsennetään seitsemään ulottuvuuteen, jotka mahdollistavat strategisen oppimisen näkökulmasta tarkennettua, joustavaa ja lopulta uudistavaa toimintaa. (Atjonen 2009, 4.)

VOP-mallissa ohjauspalvelujen kokonaisuutta tarkastellaan kolmella systeemisellä tasolla. Palvelujen koordinointi kohdistuu VOP-mallin systeemisistä tasoista pääosin keskimmäiselle tasolle eli ohjausjärjestelyihin. Tällöin haetaan vastauksia organisaatioon ja ohjauksen vastuisiin liittyviin kysymyksiin. Kysymykset liittyvät koordinointiin, verkoston rakentamiseen eri organisaatioiden kesken, vastuun jakautumiseen, toiminnan arviointiin ja laadun varmistamiseen sekä tulevaisuutta koskeviin visioihin ja strategioihin. (Saukkonen & Haimala 2016.)

Tarkasteltaessa Metropolian ohjausta ja sen kehittämistä, liikutaan pääasiassa VOP-mallin ohjauksen systeemin 1- ja 2-tasoilla. Nykytilassa ohjaus on määritelty aina työnjaollisen ulottuvuuden tasolle asti ja osin myös sisällöllisesti. Metropoliassa ohjausta on määritelty sisäisesti eri toimijoiden kesken, ja kuvaus ohjauksen prosessista on tekeillä. Tavoitteena tällä hetkellä on kirjata auki olemassa olevia hyviä käytänteitä. Kun palvelut kuvataan opiskelijoille näkyvinä ohjauspalveluina, tulee myös systeemin kolmas taso katettua. Yksi keskeinen osa ohjausta Metropoliassa on eHOPS-työkalu, joka tukee opintojen suunnittelua ja kokoaa ohjaustilanteista saatua tietoa yhteen paikkaan.

eHOPS opintojen suunnittelun ja ohjauksen kokoavana työkaluna

Kun tarkastellaan Metropolian ohjausjärjestelyjä, ollaan VOP-mallin ohjauksen systeemin tasolla. Tällöin liikutaan ohjauksen organisaatio-, vastuu-, työnjaollisella- ja sisällöllisellä ulottuvuudella. Opintosuunnitelman tekemisen keskeinen työväline on Metropoliassa eHOPS. Opiskelijalle eHOPS on opintojen suunnittelun ja ohjauksen sähköinen työkalu, joka toimii opiskelijan ammatillisen kasvun ja oppimisen tukena koko opiskelijan opintopolun ajan opintojen alkuvaiheesta valmistumiseen. Työvälineenä eHOPS palvelee myös ohjaushenkilöstön opinto-ohjaustyötä. Kaikkien Metropolian tutkinto-opiskelijoiden opintojen suunnitteluun sisältyy HOPS:n laadinta, seuranta, päivittäminen ja hyväksyntä eHOPS-palvelussa. Tutkinto-ohjelma perehdyttää opiskelijat eHOPS:n käyttöön ja oman HOPS:nsa suunnitteluun. (Metropolian opinto-ohjauksen verkosto 2017.)

Etuna eHOPS:ssa on, että se tukee opintojen suunnittelua joustavaksi, ajasta ja paikasta riippumattomaksi ja tarjoaa työkalut henkilökohtaiseen opintojen suunnitteluun, ohjaukseen sekä reaaliaikaiseen opintojen seurantaan. Verkossa oleva eHOPS auttaa kokonaisuuden hallinnassa ja sen avulla näkee opintoja koskevat suunnitelmat, sopimukset ja suoritustiedot yhdestä paikasta. Opiskelijalla ja ohjaajalla on sama näkymä eHOPS:aan. (Emt. 2017.)

Opintojen alussa opintoasiainpalvelut tallentavat jokaiselle opiskelijalle hänen opiskeluoikeutensa mukaisen opetussuunnitelman henkilökohtaiseksi opintosuunnitelmaksi (HOPS). Opiskeluoikeutensa mukaisen opetussuunnitelman pohjalta opiskelija voi suunnitella, tallentaa ja hyväksyttää eHOPS-palvelussa useita HOPS-suunnitelmia opintojensa aikana. (Emt. 2017.)

Hyväksytty eHOPS-suunnitelma on opiskelijaa velvoittava sopimus, jota hän tarvittaessa päivittää omien osaamistavoitteidensa perusteella opetussuunnitelman ja opintotarjonnan määräämissä rajoissa. HOPS-suunnitelman hyväksymisessä hyväksytään opintoja; ei ajoituksia, suorituksia tai hyväksilukuja. Opiskelija lähettää HOPS-suunnitelmansa kommentoitavaksi ja hyväksyttäväksi sille henkilölle, joka on merkitty hänen HOPS-ohjaajakseen. (Emt. 2017.)

HOPS-ohjaajan roolin työnkuva

Metropoliassa on määritelty vuonna 2017 HOPS-ohjaajan roolin työnkuva, joka asettuu edellä kuvatun VOP-mallin työnjaolliselle ja vastuu-ulottuvuudelle. Työnkuvan tavoitteena on kirkastaa, mikä ohjaustyössä on olennaista sekä kytkeä arjen työtä Metropolian strategisiin tavoitteisiin. HOPS-ohjaajan työnkuva ei ole nimikepohjainen, joten se soveltuu pohjaksi kaikille ohjaustyötä tekeville ja on yhtenäinen huolimatta siitä, kuka ohjausta tekee ja millä nimikkeellä. Alla on kuvattu HOPS-ohjaajan roolin työnkuva, joka avaa Metropolian ohjauksen toimenpiteitä opintopolkumallin mukaisesti.

Metropoliassa on haluttu varmistaa, että jokaisella opiskelijalla on yksi nimetty HOPS-ohjaaja koko opintopolun ajan. Keväällä 2017 nimettiin noin 300 HOPS-ohjaajaa, joiden taustat ja ohjauskokemus vaihtelivat suuresti. Moninaisen työnkuvan auki kirjoittaminen toi esiin tarpeen Metropolian ohjauskäytänteiden yhtenäistämiselle. Hyvin määritelty työnkuva toimii siis apuna roolikohtaisen toiminnan kehittämisessä sekä osaamisen tunnistamisessa ja johtamisessa.

Metropolian ohjauksessa eHOPS:n rooli on merkittävä, sillä se kytkee sekä opiskelijan että ohjaajan toisiinsa ja toimii opintojen suunnittelun ja ohjauksen kokoavana työkaluna. Se on konkreettinen työväline HOPS-ohjaajan arjessa ja määrittää myös ohjauksen toimenpiteitä.

Lopuksi: miten kehittää HOPS-ohjaajien osaamista?

VOP-mallin työnjaollisella ulottuvuudella liikutaan myös silloin, kun ohjausta kehitetään ohjaajien osaamista vahvistamalla. Metropolian tavoitteena on varmistaa, että jokaisella opiskelijalla alasta riippumatta on yhtäläinen mahdollisuus saada laadukasta ohjausta. Tähän tarpeeseen vastattiin syksyllä 2017 HOPS-ohjaajien Metropolia Akatemia -valmennusohjelmalla, jonka avulla kehitettiin oppilaitoksen ohjausosaamista. HOPS-Akatemian avulla haluttiin luoda kattavaa kokonaiskuvaa ohjauksen eri osa-alueista sekä edistää ja yhtenäistää Metropolian ohjauskäytänteitä. Akatemian keskeisimpänä tavoitteena oli luoda Metropoliaan aktiivinen opinto-ohjauksen malli yhteiskehittelyllä.

Akatemia koostui kahdeksasta puolen päivän tapaamisesta, jotka toteutettiin syksyn 2017 ja kevään 2018 aikana. Tapaamisten välillä osallistujat suorittivat tehtäviä verkossa. Akatemiassa pureuduttiin ohjauksen eri osa-alueisiin ja käytäntöihin useasta eri näkökulmasta. Lähipäivissä käsiteltiin mm. holistista ohjauksen kokonaiskuvaa, pedagogista ohjausprosessia, AHOT-prosessia sekä ohjauksen osa-alueita ja ohjausmenetelmiä. Opiskelijoiden tyypillisiin ohjaustarpeisiin paneuduttiin AVOP- ja HowULearn kyselyjen kautta.

Hyviä käytäntöjä, kuten Jyväskylän yliopiston Hyvis-toimintamallia, käsiteltiin työpajassa. Ohjausta tarkasteltiin myös ohjaajan näkökulmasta, jolloin osallistujia puhuttivat kohtaamiset ja kuulluksi tuleminen, ohjaajana kehittyminen sekä omien rajojen asettaminen ja työhyvinvointi. Tapaamisissa syvennyttiin myös haastaviin ohjaustilanteisiin ja erityistä tukea tarvitseviin opiskelijoihin sekä järjestettiin webinaari verkko-ohjauksen mahdollisuuksista ja haasteista. Jotta ohjaukseen liittyvää tietotaitoa saadaan levitettyä Metropoliassa mahdollisimman laajasti, järjestetään ensi syksynä tiivistetty koulutuspaketti HOPS-ohjaajille Akatemian teemoista.

Koulutuksen tavoitteena on varmistaa, että Metropolian ohjauskäytänteet pysyvät yhtenäisinä ja kehittämistyö ohjauksen saralla on jatkuvaa. Palautetta ohjauksen toimivuudesta on tärkeää kerätä sekä henkilöstöltä että opiskelijoilta, ja ohjaustoiminnan kokonaisuutta tulee uudistaa saatujen kehitysehdotusten pohjalta. Tavoitteena on sitouttaa koko korkeakouluyhteisö antamaan laadukasta ja verkostomaisesti tuotettua ohjausta.