Virtuaalisten tiimien johtaminen

Digitalisaatio eli tieto- ja viestintätekniikan uudet ratkaisut muuttavat työn tekemisen tapaa ja sen johtamista perusteellisesti. Muutos tapahtuu työn sisällöissä, työtavoissa, työvälineissä ja työskentely-ympäristöissä, mutta erityisesti muutos vaikuttaa johtamiseen (Saarinen, 2016; Whitmore, 2009). Miten johtaa ja vaikuttaa ihmisiin, jotka työskentelevät ajasta ja paikasta riippumattomasti? Miten varmistaa työntekijöiden välinen yhteistyö, motivaatio ja sitoutuminen tiimin yhteisiin tavoitteisiin?

Virtuaalisten tiimien johtaminen on arkipäivää myös oppilaitoksissa. Keskustelua käydään siitä, millaisilla laitteilla, alustoilla ja sovelluksilla opiskelijat työskentelisivät ja kommunikoisivat. Toisaalta samaan aikaan muuttuu myös pedagoginen lähestymistapa. Opettajan rooli ei olekaan enää olla tiedon jakaja, vaan enemmänkin tiimien valmentaja ja oppimisen mahdollistaja. Itseohjautuvuus ja vastuu omasta oppimisesta ja tiimin työskentelystä jäävät entistä enemmän opiskelijalle. Miten sitten virtuaalisen työskentelyn johtamisessa kannattaa konkreettisesti toimia?

Tradenomi Olli-Pekka Nokkosen opinnäytetyössä keskeisiksi virtuaalisen johtamisen onnistumisen edellytyksiksi nousivat viisi pääkohtaa:

• virtuaaliset kommunikaatiokanavat
• pelisäännöt kohtaamisille
• luottamuksen vahvistaminen
• onnistumisten ja haasteiden käsittely sekä
• työn ja tehtävien visualisointi.

Tässä artikkelissa näitä osa-alueita tarkastellaan sekä yritysympäristössä Elisa Oyj:llä että oppilaitosympäristössä Hämeen ammattikorkeakoulun liiketalouden koulutuksessa.

Paikkariippumattoman työn johtaminen Elisa Oyj:llä

Elisa Oyj on suomalainen ICT-alan pörssiyhtiö, jossa on vahva paikkariippumattoman työn kulttuuri. Keskimäärin työntekijä tekee lähes kolmanneksen työajastaan etänä. Tämän lisäksi tiimit ovat hajautuneet maantieteellisesti, jolloin tiimin jäsenten fyysisiä kohtaamisia saattaa tulla harvoin.

Keskeistä virtuaalisessa ympäristössä työskentelyssä on varmistaa avoin ja selkeä tiedonkulku yhteisesti sovittujen kommunikaatiokanavien kautta (Pullan, 2016; Ubell, 2010). Työnteko perustuu vahvasti tiimien yhteiseen ongelmanratkaisuun, jolloin kollega on tärkeää saada kiinni tarvittaessa. Myös yhteisen tiedon tuottaminen ja sen dokumentointi on tärkeää. Lisäksi epäformaalille keskustelulle tulee olla oma kanava, jotta yhteisöllisyys ja tiimihengen ylläpito onnistuvat. Oleellista on sopia tiimin yhteinen tapa ja työskentelyn yhteiset pelisäännöt. Pelisääntöjä tarvitaan paikkariippumattomassa työssä erityisesti kohtaamisiin. Tiimin jäsenten ja esimiesten on pystyttävä varmistamaan kaikille tehokas työskentely, jossa rauhallinen työaika ja sovitut kasvokkain tai virtuaalisesti tapahtuvat tapaamiset vuorottelevat.

Virtuaaliset kohtaamiset sekä selkeät pelisäännöt kommunikoinnille ja työskentelylle luovat tehokkaan työympäristön ja samalla rakentavat tiimin sisäistä luottamusta (Delizonna, 2017; Murto, 2018; Vilkman, 2016). On tärkeää kohdata säännöllisesti tiiminä myös fyysisesti ja järjestää ryhmäytymistä edistävää tekemistä yhteisen kehittämisen ja vapaamuotoisen toiminnan avulla. Avoin onnistumisista ja erityisesti haasteista keskustelu vahvistavat luottamusta, sillä sen avulla on lupa kokeilla ja tehdä virheitä (Zak, 2017). Työn etenemisen ja tulosten visualisointi ja säännöllinen läpikäynti luovat paikkoja tiimin jäsenten yhteistyölle. Esimiehen tehtävänä onkin mahdollistaa tehokas yhteistyö ja auttaa asiantuntijoita kasvamaan myös monipaikkaisessa, virtuaalisessa ympäristössä.

Opettajajohtoisesta tavasta virtuaalisen tiimien valmentajaksi

Uudenlaisissa digitaalisissa oppimisympäristöissä opettajan rooli muuttuu perinteisestä tiedon jakajasta oppimisympäristöjen suunnittelijaksi, oppimisen mahdollistajaksi ja ennen kaikkea valmentajaksi (Kallio, 2016; Pakkala, 2018). Valmentavan työotteen keskiössä ovat yhteisöllisyys, voimaannuttavat kohtaamiset ja opiskelijan itseohjautuvuuden ja elinikäisen oppimisen korostaminen. Miten tällä hetkellä digitaalinen opiskelu tiimeissä mahdollistuu ja miten opettajat tukevat yhteisöllistä virtuaalista työskentelyä? Tarkastellaan asiaa HAMKin liiketalouden koulutuksessa täysin virtuaalisesti opiskelevien monimuoto-opiskelijoiden oppimisympäristöjen ja ohjauksen kautta. Syksyisin aloittavassa opiskelijaryhmässä on 50–60 tradenomiopiskelijaa. Heistä muodostetaan 5–6 opiskelijan tiimejä, joissa opiskellaan digitaalisia ympäristöjä käyttäen.

Tiimien opiskelussa digitaaliset kommunikaatiokanavat ja niiden toimivuus ovat keskiössä. Oleellista on se, että erilaiset digitaaliset ympäristöt mahdollistavat paitsi tiimin sisäisen työskentelyn, myös koko opiskelijaryhmän yhteisöllisen työskentelyn. Liiketalouden koulutuksessa tiimien sisäisen yhteisöllisen työskentelyn alustana on käytetty O365 -ympäristön Teams-palvelua, jossa tiimit voivat yhteisesti aikatauluttaa ja suunnitella etenemistä sekä tallentaa tietoja. Yhteisöllinen työskentely ja opettajan ohjaus koko oppimisprosessin ajan mahdollistuu myös muiden erilaisten jaettujen palveluiden kautta. Näitä ovat esimerkiksi nettisivut, SWAY-esitykset ja blogit. Digitaalisuuteen liittyy myös vahvasti työn ja tehtävien visualisointi ja sen kautta edistymisen seuraaminen. Opiskelijatiimien työskentely virtuaalisilla alustoilla täydentyy erilaisilla kuvilla ja esimerkiksi informaatiografiikalla.

Opettajan rooli tiimien valmentajana on pitää yllä työn selkeitä tavoitteita, merkityksellisyyden tunnetta ja psykologista turvallisuutta. Psykologista turvallisuutta lisää myös se, että opettajat ovat moduulin aikana tavattavissa ennalta aikataulutetuissa verkkoistunnoissa. Pääsääntöisesti virtuaalisesti toimien tiimien jäsenten välistä luottamusta voidaan rakentaa myös kasvokkain tapahtuvien kohtaamisten kautta. Luottamuksen vahvistamisen kannalta on myös tärkeää luoda tiimille toiminnan pelisäännöt ja selkeät tavoitteet. Pelisääntöjen tulisi sisältää myös tavat käsitellä onnistumisia, mutta erityisesti haasteita. Tunnustuksen antaminen, läpinäkyvyys ja avoin palautteenantokulttuuri ovat myös keinoja luoda luottamusta tiimin sisällä sekä tiimin ja opettajan välillä.

Itseohjautuvuus ja valmentava ote korostuvat virtuaalisessa johtamisessa

Virtuaalisten tiimien johtamisessa yritys- ja oppilaitosympäristöissä on paljon yhtäläisyyksiä. Kun työ tapahtuu eri aikoina ja eri paikoissa, perinteisen johtamisen malli ei palvele tuloksekasta ja hyvinvointia vahvistavaa työtä. Esimiehen tai opettajan on mahdotonta ohjata jokaisen työtä ja ajankäyttöä. Siten virtuaalisten tiimien johtamisessa tärkeää on tunnistaa yksilön ja tiimin tärkeimmät tavoitteet ja valmentaa työntekijää tai opiskelijaa itsensä johtamisessa näihin pääsemiseksi. Kun työntekijä johtaa omaa ajankäyttöään kohti tavoitteitaan, esimiestyön rooli muuttuu mahdollistajaksi. Tiimien itseohjautuvuus tarvitsee tuekseen toimivan digitaalisen ympäristön, jossa kommunikaatiokanavat, työn ja tehtävien visualisointi sekä työn etenemisen seuranta ovat kunnossa. Kaiken kaikkiaan voi sanoa, että työskentely- ja oppimisympäristöt tulee nähdä fyysisenä, sosiaalisena ja digitaalisena kokonaisuutena, johon johtamisen eri keinoin vaikutetaan.