Tämä artikkeli liittyy ylempään ammattikorkeakoulututkintoon johtavassa Liiketoiminnan kehittäminen koulutusohjelmassa tehtyyn opinnäytetyöhön ”Talousohjauksen kehittäminen kuntayhtymässä”. Opinnäytetyön keskeisenä tavoitteena oli löytää talousohjaukseen toimintamalli, joka keskittyy enemmän tulevan ennakointiin menneen seuraamisen sijaan.
Tilikausikohtainen budjetointi on ollut perinteisesti keskeinen keino toteuttaa talousohjausta. Budjetointi on kuitenkin saanut kritiikkiä osakseen mm. budjetin ennustetarkkuuden ja budjetoinnin työläyden vuoksi. Toisaalta suurella vaivalla koostettu vuosibudjetti vanhenee usein kovin nopeasti toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten vuoksi. Suomen kansantaloudessa on viime vuosina ollut vaikeuksia ennustaa tulevaa. Tämä heijastuu sekä julkisen että yksityisen sektorin organisaatioiden talousohjaukseen. Rullaava ennustaminen tarkoittaa säännöllisesti esimerkiksi kuukausittain tai vuosineljänneksittäin tapahtuvaa ennustamista, jossa ennusteen samana pysyvä aikajakso ulottuu aina tietyn aikavälin verran tulevaisuuteen (Clarke 2007, 22). Olennaista on, että ennusteen horisontti on kuluvaa tilikautta pidemmällä (Åkerberg 2006, 60). Tällöin organisaatiolla on jatkuvasti päivittyvä näkemys tulevaisuuden kehityksestä (Ikäheimo & Walden 2012, 181). Tässä artikkelissa rullaavalla ennusteella tarkoitetaan mahdollisimman tarkkaa ja realistista näkemystä tietylle aikajaksolle tulevaisuuteen.
Rullaavan ennustamisen toteuttamisessa on vaihtoehtoisia toteutustapoja
Rullaavien ennusteiden laadintaan ei ole yhtä oikeaa tapaa ja ne laaditaan organisaatiokohtaisesti. Ennusteisiin mukaan otettavat asiat tulee valita huolella, jotta prosessi pysyy yksinkertaisena ja tehokkaana, mutta pystyy tuottamaan olennaisen informaation tulevaisuuden näkymistä (Järvenpää, Länsiluoto, Partanen & Pellinen 2013, 292). Ennusteissa ei pidä pyrkiä liialliseen tarkkuuteen. Kohtuullinen tarkkuus riittää sen sijaan, että aikaa ja resursseja käyttämällä saa lisättyä tarkkuutta marginaalisesti (Zeller & Metzger 2013, 305). Yhteenvedonomainen summatasoinen ennuste vähentää monimutkaisuutta ja työmäärää (Montgomery 2002, 43). Hyvä malli on aidosti liiketoimintalähtöinen, ja siinä korostuu liiketoiminnan, sitä ohjaavien ajurien ja toimintaympäristön kehityksen miettiminen passiivisen lukujen tuijottamisen sijaan.
Ennusteisiin mukaan valittujen avaintunnuslukujen seurannan tulee olla systemaattista ja jatkuvaa. Hyvät mittarit ovat liiketoiminnalle merkityksellisiä, ennustettavia ja johdettavia, mutta kuitenkin yksinkertaisia. Ennusteen hyödynnettävyyden kannalta on olennaista, että siihen saadaan uutta tietoa organisaation ulkopuolelta. Muutoin ennusteen laadinta on vain jo tiedossa olevien asioiden muotoilua uudelleen (Clarke 2007, 24). Aiemmat toteutumatiedot ovat tärkeää taustatietoa, mutta ennusteisiin ne eivät tuo olennaista päivitettävää informaatiota.
Ennakointi keskittyy tulevaisuuteen, jonka vuoksi se ei voi perustua perinteisiä seurantaraportteja tuottavaan kirjanpitoon. Sekä lyhyen että pitkän aikavälin kehityssuuntien ennakoimiseksi tarvitaan määrällistä ja laadullista tietoa sekä yrityksen toiminnasta että toimialasta. Näitä ovat esimerkiksi asiakasryhmissä tapahtuvat määrälliset ja laadulliset muutokset, asiakkaiden toiveisiin ja tarpeisiin liittyvät tiedot, kilpailijoiden ja yhteistyökumppanien toiminta, omaan henkilöstöön liittyvät asiat sekä lainsäädännöstä ja muista velvoittavista ohjeista tulevat toimintaan liittyvät ehdot, rajoitukset ja vaatimukset (Vilkkumaa 2005, 52–53).
Usein ennuste tehdään yrityksissä tarkemmalla tasolla lähimmille kuukausille, esimerkiksi seuraavalle kuudelle kuukaudelle, ja tämän jälkeiset kuukaudet ennakoidaan karkeammin. Tärkeää on, että yritykselle jää aikaa reagoida näköpiirissä oleviin muutoksiin (Åkerberg 2006, 74). Kuukausitasolla keskitytään usein myynnin ja muuttuvien kulujen kehityksen arvioimiseen. Kiinteitä kuluja voidaan tarkastella harvemmalla aikavälillä tai jos niissä tapahtuu olennaisia muutoksia. Ennusteiden päivitysrytmin tulee määräytyä yrityksen liiketoiminnan tarpeiden perusteella.
Rullaavan ennustamisen etuja
Rullaava ennustaminen ratkaisee joitakin aiemmin kuvattuja perinteisen vuosibudjetoinnin ongelmia, joista yksi merkittävimmistä on budjetoinnin jäykkyys (Järvenpää ym. 2013, 279). Rullaavan ennustamisen keskeisin hyöty on, että markkinoilla tapahtuvat muutokset huomioidaan jatkuvana prosessina, mikä mahdollistaa varhaisemman reagoinnin muutoksiin ja terävöittää operatiivista ohjausta. Muita hyötyjä ovat mm. vuosituloksen parempi ennakointi, kassavirtojen hallinta ja tarpeettoman työmäärän vähentyminen (Åkerberg 2006, 59).
Rullaava ennustaminen kaventaa kuilua strategisen suunnittelun ja yksityiskohtaisen budjetin välillä (Montgomery 2002, 42). Merkittävä osa tavoitteista asetetaan strategiatyöskentelyn yhteydessä. Suunnitelmia päivitetään rullaavan ennustamisen ja jatkuvasti seurattavien avainmittareiden kautta (Åkerberg 2006, 75–76). Näin rullaava ennustaminen integroituu osaksi strategiaprosessia, jossa strategisista suunnitelmista johdetaan ennusteen osa-alueet ja jatkuvan ennustamisen kautta vaikutukset johdetaan yksityiskohtaisiin budjetteihin (Montgomery 2002, 42–43).
Ennusteet ovat johtamisen, eivät mittaamisen apuväline. Niitä tulisi käyttää ennemmin strategian tarkasteluun kuin vertailuun vuosibudjettia vasten. Organisaatiot asettavat tavoitteita suorituskyvyn avainindikaattoreille vuosiksi eteenpäin. Ennusteet auttavat näkemään, onko suunta oikea tavoitteiden saavuttamiseksi. Toisaalta niiden pitäisi myös varoittaa varhaisessa vaiheessa näköpiirissä olevista ongelmista (Clarke 2007, 22).
Rullaava ennustaminen on yksi vaihtoehto perinteiselle budjetoinnille. Muita vaihtoehtoja perinteiselle budjetoinnille ovat
- budjetoinnista kokonaan luopuminen,
- nollapohjabudjetointi ja
- toimintoperusteinen budjetointi.
Johdon laskentatoimea käsittelevässä kirjallisuudessa budjetointia kohtaan esitetty kritiikki vaikuttaa usein olevan perustelua vaihtoehtoisten budjetointimenetelmien tai budjetoinnista kokonaan luopumisen puolesta. Perinteinen budjetointi on kritiikistä huolimatta edelleen laajalti käytössä. Mahdollisesti budjetointiin liittyviin ongelmiin voidaan hakea ratkaisuja kehittämällä ja ottamalla käyttöön uusia toimintatapoja. Tällaisia voivat olla mm. budjetointiprosessin keventäminen, strategisten tavoitteiden linkittäminen vahvemmin budjettisuunnitteluun tai toimintopohjainen budjetointi.
Budjetti voidaan korvata jatkuvasti päivitettävillä ennusteilla ja siirtyä rullaavaan budjetointiin. Prosessi on kuitenkin luotava uudelleen rullaavan ennustamisen periaatteiden pohjalta. Muutoin riskinä on, että vanha budjetointiprosessi siihen liittyvine ongelmineen monistetaan toistettavaksi useamman kerran vuodessa. Mahdollinen budjetoinnista luopuminen edellyttää myös toimintamallin luomista tavoitteiden asettamiselle ja suoritusten arvioinnille.
Lähteet:
Clarke, P. (2007). Rolling Forecasts-Catalyst for Change? Accountancy Ireland, 39(5), 22.
Ikäheimo, S. M. T. & Walden, R. (2012). Yrityksen laskentatoimi. Helsinki: Sanoma Pro Oy.
Järvenpää, M., Länsiluoto, A., Partanen, V. & Pellinen, J. (2013). Talousohjaus ja kustannuslaskenta. 2., uudistettu painos. Helsinki: Sanoma Pro Oy.
Montgomery, P. (2002). Effective rolling forecasts: Make sure your projections are high-level strategy and not just a rehash of the operating budget. Strategic Finance, 8, 41–44.
Vilkkumaa, M. (2005). Talouden apuvälineet johdolle. Helsinki: Yrityskirjat.
Zeller, T. L., & Metzger, L. M. (2013). Good Bye Traditional Budgeting, Hello Rolling Forecast: Has The Time Come? American Journal of Business Education (Online), 6(3), 299.
Åkerberg, P. (2006). Budjetoinnin mielettömyys. Helsinki: Talentum Media Oy.
Kirjoittajat
Harri Huikuri työskentelee vastavana taloussuunnittelijana Helsingin seudun ympäristöpalvelut kuntayhtymässä HSY. Hän on suorittanut ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon Liiketoiminnan kehittäminen koulutusohjelmassa.
Mikko Mäntyneva, FT, KTL, toimii yliopettajana Hämeen ammattikorkeakoulun ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon Liiketoiminnan kehittäminen ja Business Management and Entrepreneurship -koulutuksissa. Lisäksi hän toimii tutkimuspäällikkönä Älykkäät palvelut -tutkimusyksikössä.
Viittausohje:
Huikuri, H. ja Mäntyneva, M. (2016). Rullaava ennustaminen talousohjauksen tukena. HAMK Unlimited Professional 17.11.2016. Haettu [pvm] osoitteesta https://unlimited.hamk.fi/yrittajyys-ja-liiketoiminta/rullaava-ennustaminen-talousohjauksen-tukena/
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020111991927
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.
[button href=”http://www.hamk.fi/hakijalle/ylempi-amk-tutkinto/liiketoiminnan-kehittaminen/Sivut/default.aspx” target=”_blank” bg_color=”#FF0066″ text_color=”#ffffff”]Liiketoiminnan kehittämisen koulutus »[/button]
