Opinnäytetyön ohjauskäytäntöjä tietojenkäsittelyssä

Wihi-järjestelmän käyttöönotto vuonna 2020 opinnäytetyöohjaukseen ja HAMKin uudet opinnäytetyöohjeet muuttivat opinnäytetyöohjausta. Tietojenkäsittelyn opinnoissa oli jo kehitetty ohjausta paljon sekä käytetty 18 vuoden ajan FUNity-opinnäytetyöohjausjärjestelmää, joten yleisesti ottaen jonkin tietojärjestelmän käyttö opinnäytetyöohjauksessa oli kaikille tuttua. Tässä kirjoituksessa kerrotaan lopputulos kaikesta opinnäytetyöprosessin kehittämisestä, joka keskittyi vuosille 2017–2021.

Yleisiä ohjauskäytäntöjä

Kehittämistyön yleisenä tarkoituksena on ollut rakentaa ryhmäkohtaisia ”tuotantolinjoja” (kuva 1), jotka selkiyttävät ja yhteismitallistavat opinnäytetyöprosessia niin opiskelijan kuin ohjaajankin puolelta.

Turha työ, kuten esimerkiksi tiedostojen edestakaisin lähettely, on pyritty minimoimaan. Prosessia on myös automatisoitu mahdollisimman paljon luomalla omia mallipohjia ja täydentämällä HAMKin mallipohjia vastaamaan paremmin tietojenkäsittelyn koulutuksen tarpeisiin (taulukko 1).

	HAMKin pohja	HAMKin pohja muutettuna	Oma pohja
Aiheenkuvaus			x
Muistilista vaiheista			x
Suunnitelma		x
Sopimus	x
Opinnäytetyö		x
Opponointiraportti			x
Aineistonhallintasuunnitelma		liitteenä opinnäytetyöpohjassa
Kypsyysnäyte		x

Muutokset ovat olleet suuria, mutta saamamme opiskelijapalaute kertoo kehittämisen onnistumisesta. Heliniemi (2021) kirjoittaa aikataulutuksesta opinnäytetyössään näin:

”Mielenkiintoisella aiheella oli merkittävin vaikutus tekijän motivaatioon. Toisena työn nopean toteuttamisen motivaation lähteenä oli Hämeen ammattikorkeakoulun tietojenkäsittelyn tradenomin muuntokoulutukselle päätetty aikataulu, jossa opinnäytetyöprosessin kokonaiskestoksi oli merkitty kolme kuukautta. Kun opinnäytetyöprosessin deadline oli tiedossa alusta alkaen, oli helpompaa toteuttaa työtä tähän päivään tähdäten.” (Heliniemi, 2021)

Käytetyt järjestelmät

Käytämme opinnäytetyöohjauksessa pääasiassa kolmea järjestelmää, jotka on pyritty roolittamaan mahdollisimman selkeästi. Järjestelmät ovat Wihi, Teams ja Moodle.

Olemme laatineet Moodle-alustan, jossa opiskelijat saavat tekstein ja videoin seikkaperäiset ohjeet siitä, mitä pitää missäkin opinnäytetyöprosessin vaiheessa tehdä. Tällä Moodle-alueella ei ole yhtään tehtävää, vain ohjeita ja erilaisia pohjatiedostoja opinnäytetyöprosessia varten. Microsoft Teamson käytössä yhteydenpitoon kuten ohjaussessioihin ja jokapäiväiseen viestintään. Jokaiselle vuosiryhmälle rakennetaan oma Teams-alusta, jossa on jokaisella ohjaajalla oma yksityinen kanavansa oman ryhmänsä kokoontumisiin ja chatteihin. Yleisen kanavan chattia käytetään kaikkia koskeviin ilmoituksiin, kanavakohtaisia chatteja ohjausryhmäkohtaisiin asioihin.

Tietojenkäsittelyn opinnoissa on keskitytty käyttämään Wihi-järjestelmää mahdollisimman tehokkaasti. Wihissä tehdään opinnäytetyön koko virallinen opiskelijakohtainen ohjausprosessi. Järjestelmään viedään kaikki opinnäytetyöhön liittyvät tiedostot, ja siellä ohjaaja ja opiskelija voivat viestiä keskenään. Tärkeimmät kaksi asiaa, jotka mahdollistavat ohjauksen Wihissä, ovat viestinnän opettajan asettaminen yhdeksi opinnäytetyön tarkastajaksi ja Lähetä kommentoitavaksi -toiminto. Näin saamme kaikki varsinaiset ohjaustiedot yhteen paikkaan, eikä kenenkään tarvitse seikkailla esimerkiksi Wihin ja Moodlen välillä.

Wihissä toimii sekä koordinaattori että ohjaaja. Koordinaattori valvoo, että opinnäytetyöprosessit etenevät ajallaan, kun taas ohjaajan tehtävä on tukea opiskelijaa yksilöidymmin opinnäytetyöprosessin aikana.

Ryhmäohjaus ja aikataulutus

Tietojenkäsittelyssä pyritään siirtymään mahdollisimman paljon ryhmäohjaukseen. Ohjausryhmässä on maksimissaan kahdeksan opiskelijaa, jotta ohjauksen laatu pysyy korkeana. Ohjausryhmä toimii itsenäisesti lukujärjestyksen mukaan aiheseminaarista loppuseminaariin asti, jossa ryhmät sekoitetaan (kuva 2). Näin opiskelijat näkevät myös millaisia töitä muissa ryhmissä on tehty.

Ohjauksen vuosikello

Aikataulutus toimii siten, että jokaisella sisääntuloryhmällä on oma aikataulu, jonka puitteissa opinnäytetyö tehdään. Opinnäytetyö on 15 opintopisteen suuruinen, joten se on yhden moduulin kokoinen. Tältä perustalta pystytään hyödyntämään HAMKin vuosittaista moduulijakoa.

Tietojenkäsittelyn opinnäytetyöohjauksen vuosikello on noin puolentoista vuoden mittainen alkaen vuosittain toisen periodin puolesta välistä (kuva 3). Silloin kolmannen vuoden päiväopiskelijoille järjestetään infokerrat opinnäytetyötä varten. Jokaisella infokerralla on ensin tietoisku eri aiheista, ja sen jälkeen käsitellään jokaisen opiskelijan opinnäytetyötilanne. Tarkoitus on saada opiskelijoille aiheet päätettyä siten, että kolmannen periodin ensimmäisenä päivänä voidaan järjestää päiväopiskelijoiden aiheseminaari.

Tutkinto-opiskelijoiden opinnäytetyöprosessin kulku

Seuraavaksi esitellään tietojenkäsittelyn opintojen opinnäytetyöprosessin kulku.

Aiheseminaari

Opiskelijat saapuvat aiheseminaariin esitäytetyn aiheenkuvauslomakkeen kanssa. Olemme laatineet Wihin pohjalta mukautetun aiheenkuvauslomakkeen, joka ohjaa opiskelijaa tarkastelemaan aihetta monesta eri näkökulmasta. Aiheseminaarissa opiskelija kertoo lyhyesti oman aiheensa, ja hänet sijoitetaan sen perusteella sopivan ohjaajan ryhmään. Sen jälkeen ohjausryhmät vetäytyvät ohjaajakohtaisiin Teamseihin, Zoomeihin tai luokkiin, joissa käsitellään aiheenkuvauslomakkeet loppuun. Aiheseminaarin jälkeen opiskelija päivittää aiheenkuvauslomakkeensa ja vie yhdessä ohjaajan kanssa sovitut tiedot Wihiin, jolloin koordinaattori tietää aiheen olevan asianmukainen ja projektin voi sijoittaa Wihissä nopeasti jo valitulle ohjaajalle.

Suunnitelmaseminaari ja suunnitteluvaihe

Opinnäytetyösuunnitelma tehdään yhden viikon aikana. HAMKin ohjeistuksen mukaan suunnitelma pitää tehdä opinnäytetyöpohjaan. Olemme kuitenkin todenneet, että tarvitsemme yksityiskohtaisemman opinnäytetyöpohjan, jotta saisimme suunnitelmista tarkoituksenmukaisia ja määrämuotoisia. Olemme siten tehneet suunnitelmaa varten oman versiomme pohjasta opiskelijapalautteen mukaisesti.

Suunnitelmaa työstetään kerran ryhmässä, minkä jälkeen on suunnitelmaseminaari. Seminaarissa painotetaan tutkimuskysymysten tärkeyttä: niistä on tarkoitus muokata oikeaan suuntaan johdattavat ja opinnäytetyön juonta tukevat. Suunnitelma tallennetaan Wihiin, jossa ohjaaja voi sen hyväksyä.

Suunnitteluvaiheeseen kuuluu myös opinnäytetyösopimuksen kirjoittaminen ja osaamismerkin suorittaminen, joskin jatkossa merkin suoritus siirtyy miniopinnäytetyövaiheeseen. Jos työssä on esimerkiksi haastatteluja, lupien kysyminen ja tarkastaminen kuuluu myös tähän vaiheeseen.

Opinnäytetyön kirjoittaminen

Seuraavaksi alkaa itse opinnäytetyön kirjoittaminen. Jotta saamme kaikkiin töihin perusasiat kuntoon, kuten kannen ja tiivistelmien tekstit, teimme HAMKin opinnäytetyöpohjasta oman täydennetyn versiomme. Siinä on paljon ohjeistusta, mikä on nimenomaan tietojenkäsittelyn puolella tarpeen, ja siinä käsitellään esimerkiksi yhdysviivojen käyttöä, ohjelmakoodeja ja komentoja. Lisäksi tiedostossa on mallitekstit sekä toiminnallisen että tutkimuksellisen opinnäytetyön aineistonhallintasuunnitelmaan, joka tulee liittää opinnäytetyön oheen.

Väliseminaari

Väliseminaari järjestetään aina verkossa, ja siihen kuuluu opponointi. Opponointia varten opiskelija käy noutamassa Moodlesta pohjadokumentin, jonka mukaisesti hän opponoi. Pohjadokumentin avulla opponoinneista tulee yhteismitallisia, ja on helpompi arvioida, kuinka kauan niihin menee aikaa. Opponointijärjestyksen päättää ohjaaja.

Yhden työn opponointiin käytetään kaikkiaan 30 minuuttia aikaa. Ensin työn kirjoittaja esittelee työnsä 10 minuutissa, joko varsinaista tekstiä selaten tai PowerPoint-esityksen avulla. Esityksen jälkeen opponentilla on noin 20 minuuttia aikaa kommentoida työtä. Väliseminaarin painopiste on opponentin esityksessä. Kirjoittaja laatii tämän pohjalta opponointiraportin, jonka hän palauttaa Wihiin, minkä jälkeen Wihissä voidaan siirtyä toteutusvaiheeseen.

Loppuseminaari ja kypsyysnäyte

Loppuseminaarit on perinteisesti pidetty lähitapaamisena, mutta opiskelijamäärien kasvaessa olemme pohtineet loppuseminaarien siirtämistä verkkoon. Päiväopiskelijoille loppuseminaari on kolmannen periodin viimeisenä perjantaina. Jokainen opiskelija esittelee työnsä 20 minuutissa Powerpoint-esityksen avulla, minkä jälkeen on kymmenen minuuttia aikaa keskustelulle. Kun siis yhden työn esittämiseen kuluu keskimäärin puoli tuntia, seminaari on helppo aikatauluttaa. Loppuseminaarin esitysjärjestys arvotaan. Loppuseminaarin Powerpoint-esitys palautetaan Wihiin.

Loppuseminaarin jälkeen siirrytään enemmän opiskelijakohtaiseen ohjaukseen, sillä jäljellä on pääasiassa enemmän hienosäätöä koskevia asioita, kuten kielentarkastus. Päiväopiskelijoilla loppuseminaarin jälkeen on vielä yksi moduuli, jonka jälkeen opiskelijat lähtevät harjoitteluun. Näin opinnäytetyö saadaan tehtyä ajallaan, eikä se odota opiskelijaa harjoittelun lopussa ja pitkitä valmistumista.

Kypsyysnäyte kirjoitetaan tietokoneella muistiolla tai muulla vastaavalla ohjelmalla, jossa ei ole oikolukua. Tekstitiedosto tallennetaan Wihiin, ja se lähetetään sieltä Lähetä kommentoitavaksi -toiminnolla viestinnän opettajalle. Opinnäytetyön ohjaaja saa automaattisesti tallennetusta tiedostosta viestin.

Muut ryhmämuodot

Muiden ryhmämuotojen opinnäytetyöohjaus noudattaa muuten samaa kaavaa kuin tutkinto-opiskelijoiden, mutta erot löytyvät aikataulutuksesta.

Monimuotoryhmät ja muuntokoulutuksen opiskelijat

Monimuotoryhmä aloittaa opinnäytetyöprosessinsa neljännellä periodilla (kuva 3), jota edeltää kolmannen periodin infokerrat. Prosessi on samanlainen kuin päiväopiskelijoilla, mutta se toteutetaan kokonaan verkossa. Kevään aikana toukokuun loppuun mennessä päästään väliseminaarivaiheeseen. Sen jälkeen on kesä aikaa viimeistelyyn ennen elokuun puolessa välissä olevaa loppuseminaaria ja kypsyysnäytettä.

Muuntokoulutusten opiskelijat ovat jo kirjoittaneet yhden opinnäytetyön, joten heidät pyritään saamaan valmiiksi nopeassa tahdissa. Nämä opiskelijat ovat siis taustaltaan liiketalouden tradenomeja, jotka kouluttautuvat tietojenkäsittelyn tradenomeiksi puolentoista vuoden aikana. Varsinainen opinnäytetyöprosessi heillä alkaa neljännen periodin puolen välin tuntumassa infokerroilla (kuva 3). Aiheseminaari on toukokuun puolessa välissä. Kevään aikana ehditään suorittamaan vielä suunnitelmaseminaari. Elokuulle jäävät väli- ja loppuseminaarit.

Monimuoto- ja muuntokoulutusryhmien lisäksi mukana voi olla myös muita opiskelijoita, joiden opinnot ovat joko edenneet normaalia aikataulua nopeammin tai hitaammin.

24/7-ryhmät syksyllä ja kolmannella periodilla

Syyskuun alussa alkaa ensimmäinen 24/7-ryhmä (kuvat 3 ja 4), joka kokoaa yhteen ne opiskelijat, joiden opinnot ovat edenneet normaalia aikataulua nopeammin tai hitaammin. Ohjausryhmäjako tehdään sen mukaan, miten pitkällä opiskelijat ovat opinnäytetyöprosessissaan (vihreä, keltainen ja vaaleanruskea polku). Tämän ryhmän loppuseminaareja on kolme. Niistä viimeinen on marraskuussa siten, että valmistuminen jouluksi on mahdollista.

Myös vuodenvaihteen jälkeen alkaa vielä yksi 24/7-ryhmä, josta tarkoitus on päästä päiväopiskelijoiden kanssa samaan loppuseminaariin kolmannen periodin loppuun.

Prosessikehityksen lopputuloksen arviointi

Moodle-työtila on osoittautunut onnistuneeksi. Opiskelijoiden sähköpostikyselyjen määrä ohjaajille on vähentynyt kovasti. Opiskelijat löytävät palautteen mukaan sieltä helposti kaiken tarvitsemansa perustiedon. Selkeä toiminnallinen jako Moodlen ja Wihin välillä on myös helpottanut tilannetta.

Wihissä on runsaasti ominaisuuksia prosessiamme varten. Opinnäytetyöprosessin loppuvaiheessa ohjaajien pitää olla tarkkana, kun erilaisten viestien joukosta yritetään etsiä esimerkiksi hyväksymisiä. Tätä varten meillä on myös excel-tiedosto, johon ohjaaja voi koota kaikki tarvittavat tiedot arviointia varten. Kun viestinnän opettaja on tehnyt arvionsa loppuseminaarin jälkeen (loppuseminaariarvio on osa kielen arviointia), hänet voi poistaa Wihin tarkastajista. Pyrkimys on siihen, että käytämme vakiotarkastajapareja.

Teams on osoittautunut hyväksi päivittäiseksi työkaluksi. Tapaamisia ei ajasteta, vaan ohjaaja avaa session vähän ennen ohjaustapaamista. Chatiin tallentuvat niin koko ryhmälle kuin ohjausryhmille annetut ohjeet.

Mallipohjat ovat tuoneet selkeyttä prosessiin siten, että opiskelijat saavat niistä suurimmaksi osaksi ymmärryksen mitä kussakin dokumentissa haetaan. Samalla heidän tuloksensa ovat määrämuotoistuneet ja ohjaustarve on pienentynyt.

Yleisesti prosessi on osoittautunut toimivaksi. Palaute sekä ohjaajilta että opiskelijoilta on myönteinen. Prosessia hienosäädetään koko ajan lisää, esimerkiksi 24/7-ryhmien toimintaa säädetään vuosittain tarpeen mukaan. Paluuta vanhaan strukturoimattomaan ja paljon aikaa vievään yksilöohjaukseen ei ole. Tällä kehitetyllä prosessilla tulee myös valmistuneita keskimäärin yli kaksi kertaa niin paljon kuin vanhalla.

Voitte käydä tutustumassa Moodleemme osoitteessa https://learn.hamk.fi/course/view.php?id=2430, nimi sisältää avaimen.