Miten projektisuunnitelma tehdään?

Projektit ovat keskeinen keino organisoitua suurempiin kertaluontoisiin ponnistuksiin (Heagley 2012; Richman 2011). Ne voivat liittyä esimerkiksi organisaation rakenteelliseen uudistamiseen, uuden toimintamallin tai tietojärjestelmän käyttöönottoon tai uuden palvelun kehittämiseen tai lanseeraukseen. On ilmeistä, että esimies- ja asiantuntijatehtävissä työskentelevillä tulee työurallaan ajankohtaiseksi osallistua projektien suunnitteluun, toteuttamiseen ja arviointiin (Gray & Larson 2002; Kerzner & Saladis 2011). Projektien suunnitteluun liittyy vanha viisaus, eli hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Hyvä projektisuunnitelma viestii projektin tilaajalle ja ohjausryhmän jäsenille, miten projektin tavoitteet vastaavat olemassa olevaan tarpeeseen sekä millä aikataululla ja budjetilla projektin tavoitteet aiotaan saavuttaa. Tämän vuoksi on tarpeen selkeyttää, miten projektisuunnitelma tehdään ja mitä osa-alueita se sisältää.

Hyvä projektisuunnitelma pitää projektin tavoitteet ja projektinhallintaa tukevat osa-alueet keskenään tasapainossa. Projektisuunnitelman yksityiskohtaisuutta ja siten laajuutta ei kuitenkaan tule liioitella. Tärkeää on myös pitää projektisuunnitelmaan dokumentoitava projektin kuvaus kokonaisuutena mahdollisimman ymmärrettävänä. Mikäli erillisiä yksityiskohtaisempia suunnitelmia ja muita dokumentteja tehdään tukemaan projektisuunnitelmaa, niihin on hyvä viitata itse projektisuunnitelmassa.

Projektisuunnitelmassa ei ole yleensä tarkoituksenmukaista ottaa kantaa yksityiskohtaisiin teknisiin ratkaisuihin. Suurissa projekteissa voi helposti olla satoja tai jopa tuhansia aktiviteetteja, ja tehtävien yksityiskohtainen suunnittelu on hyvin työllistävää. Silloin kun projektin toteutuksesta ei ole täyttä varmuutta tai kyseisten tehtävien toteuttaminen on pitkällä tulevaisuudessa, ei ole välttämättä mielekästä tehdä yksityiskohtaisia suunnitelmia, joihin voi tulla suuriakin muutoksia. Liian suuri etupainotteisuus suunnittelussa voi johtaa arviointivirheisiin esimerkiksi tarvittavien resurssien ja niihin liittyvien kustannusten osalta. Siksi on syytä painottaa, että hyvästäkin projektisuunnitelmasta huolimatta tehtävien suunnittelu ja niihin liittyvä organisointi jatkuu koko projektin ajan.

Projektisuunnitelman sisältö

Hyvä projektisuunnitelma toimii myös projektin toteutuksen, seurannan ja arvioinnin tukena. Erilaisissa projekteissa projektisuunnitelman eri osa-alueet voivat painottua keskenään eri tavoin. Tyypillisessä projektisuunnitelmassa on syytä kuvata mm. seuraavat kokonaisuudet (Mäntyneva 2016):

• projektin tausta eli mihin projekti liittyy
• projektin tavoitteet eli mitä projektilla tavoitellaan
• projektin organisoituminen ja resursointi
• riskienhallinta eli mitä riskejä tunnistetaan ja miten niihin varaudutaan
• projektiin liittyvät tehtäväkokonaisuudet ja niiden jakautuminen
• projektin aikataulutus
• projektin hankinnat ja niiden hallinta
• projektin budjetti
• projektin raportointi
• projektiin liittyvä viestintä.

Hyvä projektisuunnitelma on realistinen toimintasuunnitelma projektin toteuttamiseksi (Pelin 2008; Ruuska 2005). Suunnittelun yhteydessä pyritään myös tunnistamaan mahdollisia projektiin liittyviä ongelmia ja riskejä ja löytämään ratkaisuja niihin. Ideaalitilanteessa projekti suunnitellaan huolella ja se hyväksytään toteutukseen. Tämän jälkeen suunnitelma toteutetaan yksityiskohtaisesti. Reaalimaailmassa saattaa kuitenkin olla tarpeen muokata projektisuunnitelmaa, kun projektin edetessä saadaan lisätietoja.

Projektisuunnitelman tarkistuslista

Erilaisten tarkistuslistojen hyödyntäminen auttaa varmistamaan sen, että projektisuunnitelmassa on huomioitu kaikki olennainen. Tässä esimerkinomainen tarkistuslista projektisuunnitelman sisällön varmistamiseksi (Mäntyneva 2016).

• Onko projektin sisältö ja laajuus kuvattu selkeästi?
• Onko projektin eri sidosryhmien tarpeet huomioitu?
• Onko projektin aikataulu uskottava?
• Ovatko projektin resurssit aidosti saatavilla?
• Ovatko projektin rahoitus ja budjetti linjassa toisiinsa?
• Onko projektin tuotokset kuvattu riittävän yksityiskohtaisesti?
• Onko projektin tuotoksista johdettu projektiin liittyvät tehtävät, ja onko ne kuvattu riittävän yksityiskohtaisesti?
• Miten projektin tehtävät on jaettu projektiryhmän jäsenille?
• Onko tehtävät aikataulutettu?
• Mitkä tehtävät ovat projektin kriittisellä polulla eli minkä tehtävien oikea-aikainen valmistuminen on keskeisen tärkeätä, jotta projekti pysyy aikataulussaan?
• Onko projektin eteneminen jaettu etappeihin?
• Onko projektiorganisaatio ja projektinhallinta kuvattu?
• Onko projektiin liittyvät riskit tunnistettu ja niiden varotoimet kuvattu?
• Miten mahdollisiin projektiin tehtäviin muutoksiin on varauduttu?