Suunnitelmasta käytäntöön – näin toteutettiin saavutettavuutta henkilöstöpäivillä

Saavutettavuuden huomioiminen on osa arkipäivää ammattikorkeakouluissa. Saavutettavuus on lakisääteinen velvoite, mutta ennen kaikkea se lisää opiskelijoiden ja henkilökunnan työn sujuvuutta ja parantaa viihtyvyyttä. Hämeen ammattikorkeakoulun (HAMK) saavutettavuussuunnitelma sisältää käytännön tekoja, jolla saavutettavuutta toteutetaan.

Vierumäellä 9.–10.8.2023 järjestettyjen henkilöstöpäivien järjestelyt ovat yksi esimerkki siitä, kuinka yhdessä laaditut tavoitteet viedään käytäntöön. Henkilöstöpäivät kokoavat HAMKin henkilökunnan ennen lukuvuoden alkua yhteen strategisten teemojen ja yhteisten aktiviteettien pariin. Henkilöstöpäivien saavutettavuusteot perustuivat HAMKin saavutettavuussuunnitelmaan, jonka yhtenä osana on huomioitu henkilöstötapahtumat.

Henkilöstöpäivien viestintä oli ymmärrettävää ja kaksikielistä

Henkilöstöpäivien tapahtumaviestinnässä pyrittiin yleiskieliseen ja helposti ymmärrettävään tekstiin. Kaikki viestintä toteutettiin kaksikielisenä, koska HAMKissa työkielinä käytetään suomea ja englantia.

Henkilöstöpäivien ilmoittautumiset kerättiin sähköisellä lomakkeella, jota pystyi käyttämään ruudunlukuohjelmalla. Työntekijä sai omat ilmoittautumistietonsa tiedoksi sähköpostitse, ja niitä oli mahdollista muokata määräpäivään mennessä. Jälki-ilmoittautumiset ohjeistettiin erikseen. Nämä viestinnälliset toimenpiteet selkeyttivät ilmoittautumisen vaiheita osallistujien näkökulmasta, kun tieto oli helposti saavutettavissa ja se tarjottiin helposti ymmärrettävässä muodossa.

Kaikki olennainen tieto tapahtumasta oli kerätty yhteen paikkaan henkilöstöpäivien tapahtumasivulle. Tämä tuki tapahtumaan liittyvän tiedon saavutettavuutta. Tapahtumasivu oli jaoteltu välilehdillä eri osiin, joista löytyi esimerkiksi päivien ohjelma, tiedot kuljetuksista ja majoituksista sekä ensimmäisen päivän aktiviteeteista. Sivuilla henkilöstöpäivien ohjelma oli esitetty taulukoina, joissa ensimmäisessä sarakkeessa oli kellonajat ja toisessa sarakkeessa ohjelman sisältö. Toisen päivän pienryhmien ohjelma oli avattu yhteen taulukon soluun, mikä ei ole saavutettavuuden kannalta paras ratkaisu. Tapahtumasivuille jäikin näin ollen kehitettävää esimerkiksi taulukoiden saavutettavuuteen liittyen.

Mobiilisovellus tuki tapahtumaviestintää

Tapahtuman saavutettavuutta tuettiin mobiilisovelluksella, jonka toteuttivat HAMKin tietojenkäsittelyn opiskelijat Microsoft Power App -alustalla – Microsoftin tuotteet kun ovat yleensä hyvin saavutettavia. Yleisen tapahtumatiedon lisäksi osallistujat pystyivät tarkistamaan sovelluksesta henkilökohtaiset valintansa kuljetuksen, majoituksen ja aktiviteettien osalta. Näin osallistujille tuotiin tieto omista valinnoistaan helposti saataville, eikä heidän tarvinnut etsiä tietoa esimerkiksi sähköpostistaan.

Sovelluksessa oli Vierumäen alueen kartta, josta pystyi tarkistamaan ensimmäisen päivän liikunta- ja kulttuuriaktiviteettien suorituspaikat. Saadun palautteen perusteella sovelluksen kartta ei kuitenkaan toiminut kovin hyvin, eikä se näin ollen palvellut tiedon saavutettavuutta odotetulla tavalla. Tämän vuoksi paikalle olisi kaivattu enemmän fyysisiä opasteita, sillä ensimmäisen päivän suorituspaikat olivat laajalla alueella ja riippuen valinnoista paikkaa saattoi joutua vaihtamaan kolmeen kertaan iltapäivän aikana. Muuten sovellusta kuvattiin palautteissa hyödylliseksi.

Tapahtuman aikana oli tarjolla yksilöllisiä järjestelyjä

Tapahtumapaikan esteettömyys huomioitiin jo kilpailutusvaiheessa, ja Vierumäellä tämä toteutui toivotulla tavalla. HAMKin kampuksilta oli järjestetty bussikuljetukset Vierumäelle ja takaisin. Majoitukset olivat pääosin kahden hengen hotellihuoneissa, mutta tarpeen mukaan voitiin järjestää majoitus myös yhden hengen huoneeseen. Se takasi, että myös henkilöt, joilla on esimerkiksi terveydellisiä ongelmia, pääsivät nauttimaan henkilöstöpäivistä paikan päällä koko niiden keston ajan ilman, että heidän tarvitsi jännittää majoittumista jonkun toisen kanssa.

Ensimmäisen päivän yhteiset, suomeksi puhutut ohjelmaosuudet simultaanitulkattiin englanniksi 26 henkilölle. Tulkkauksen mahdollisuus tuotiin ilmi ilmoittautumisen yhteydessä, ja siihen ilmoittautuneet saivat ennen tapahtumaa kattavat ohjeet siitä, miten tulkkaus tapahtuman aikana toimii. Heillä tuli olla mukana oma puhelin, tabletti tai kannettava tietokone sekä kuulokkeet, sillä tulkkaus tehtiin Zoomin välityksellä. Palautteissa tulkkauksen toteutusta kuvailtiin helppokäyttöiseksi ja hyvin toimivaksi. Toisena päivänä järjestetyistä pienryhmätilaisuuksista viisi oli toteutettu suomeksi ja yksi englanniksi.

Iltapäivän liikunta- ja kulttuuriaktiviteettien tarjonnassa oli huomioitu monipuolisuus, ja tarjolla olikin tekemistä aina kuntonyrkkeilystä luovien menetelmien ideapajaan. Näin myös ne henkilöt, jotka olivat estyneet osallistumasta esimerkiksi liikunta-aktiviteetteihin, saattoivat löytää itselleen mielekästä tekemistä.

Saavutettavuus huomioitiin henkilöstöpäivillä monesta näkökulmasta

Voidaan siis todeta, että saavutettavuus oli huomioitu henkilöstöpäivillä monesta eri näkökulmasta. Tapahtumatieto oli teknisesti saavutettavaa, ja sisältöjen ymmärrettävyyteen kiinnitettiin huomiota. Viestinnässä käytettiin sekä suomea että englantia, ja päivien sisältö oli järjestetty kaksikielisenä. Tapahtumapaikalle järjestettiin kuljetukset, ja siellä tehtiin yksilöllisiä järjestelyjä tarpeiden mukaisesti. Lisäksi ohjelmatarjonnassa otettiin huomioon ihmisten moninaisuus ja erilaiset kiinnostuksen kohteet. Kehitettävää jäi edelleen esimerkiksi tapahtumasivuissa sekä mobiilisovelluksen saavutettavuudessa. Eri vuosina on myös otettava huomioon erilaisia saavutettavuuteen liittyviä asioita, kun henkilöstöpäiviä järjestetään sekä fyysisenä tapahtumana että virtuaalitoteutuksena. Tärkeää kuitenkin on, että saavutettavuus huomioidaan tapahtuman suunnittelussa alusta alkaen. Näin varmistetaan, että saavutettavuutta viedään suunnitelmasta käytäntöön.