Järjestelmäkehitys ohjauksen kehittämisen tukena

Korkeakoulujen ohjaus- ja hyvinvointipalvelujen keskeinen haaste on niiden tavoitettavuus: vain osa opiskelijoista pyytää oma-aloitteisesti tukea opintojensa aikana. Toisaalta nykyisin työelämässä ja siten myös korkeakouluopinnoissa korostuvaa yksilön itseohjautuvuutta ja siihen kasvamista tulisi tukea opintojen aikana: opiskelijoiden ei voida olettaa olevan itseohjautuvia heti opintojen alussa. (Määttä ym., 2021; Loeng, 2020; Sinkkonen & Tapani, 2020; Hipp & Tuomiala-Mäkelä, 2023)

Kasvavien opiskelijamäärien ja koulutusten kehittämisen myötä Hämeen ammattikorkeakoulussa (jäljempänä HAMK) on tunnistettu tarve kehittää opiskelijan ohjauksen ja hyvinvoinnin palveluita. Näihin palveluihin halutaan panostaa, jotta opiskelijoiden opiskelukyky olisi mahdollisimman hyvä ja opinnot etenisivät sujuvasti.

Tietojärjestelmien hyödyntäminen on yksi keino kehittää ohjaus- ja hyvinvointipalveluita ja parantaa niiden tavoitettavuutta (esim. Westman ym., 2021). Tässä kirjoituksessa kuvataan kahden esimerkin avulla, miten uusia järjestelmiä otetaan käyttöön ja miten niillä pyritään tukemaan palveluiden kehittämistä.

Strategia ja yhteistyö kehittämisen perustana

Tekoälyn hyödyntäminen ohjauksen tukena on HAMKin strateginen tavoite. HAMKissa tehtiin opinto-ohjauksen kokonaisuudistus vuosina 2020–2021. Lisäksi HAMKin ohjauspalveluita on kehitetty ajasta ja paikasta riippumattomiksi. Ohjaukseen liittyvän kehittämistyön onnistumista ja tilaa arvioidaan vertaisarvioinnilla vuonna 2024. (HAMK, 2024a; HAMK, 2024b)

Tekoälyn hyödyntäminen ohjauksessa edellyttää tietojärjestelmien kehittämistä. HAMKissa uuden järjestelmän hankinta perustuu määriteltyyn tarpeeseen. Järjestelmän hankintaprosessi alkaa markkinoilta löytyvien soveltuvien tuotteiden kartoituksella. Järjestelmien ominaisuuksiin tutustutaan, ja lisäksi tarkistetaan saavutettavuuteen ja tietosuojaan liittyvät seikat. Hankintalaki määrittelee hankintaan mahdollisesti liittyvän kilpailutuksen periaatteet.

Uusien järjestelmien hankintaan vaaditaan monialaista asiantuntemusta ja tietoa järjestelmien käyttöön liittyvistä tarpeista. Tämän takia järjestelmien hankintaprosessiin osallistetaan HAMKissa eri toimintojen edustajia. Ohjaukseen liittyvien järjestelmien hankintaprosessin eri vaiheissa on mukana digipalvelut, koulutuksen kehittämispalvelut, opinto-ohjaajat ja opiskelijahyvinvointipalvelut. Uuden järjestelmän käyttöönottovaiheessa yhteistyöllä varmistetaan järjestelmän räätälöinnin ja integroinnin onnistuminen sekä järjestelmään liittyvien prosessien, toimintatapojen ja ohjeiden toimivuus ja laatu.

Seuranta- ja raportointipalvelu ohjaustyön tueksi

Studyo Oy:n kehittämä Fokus-ohjauspalvelu on sovellus, joka kerää HAMKin opintohallinnon tietojärjestelmästä (jäljempänä Peppi) dataa visuaaliseksi kokonaisuudeksi. Fokus kerää ja kokoaa tietoa opiskelijoiden opintojen edistymisestä ja esittää tiedon graafisessa muodossa. Sovellus mahdollistaa sen käyttäjälle myös opiskelijoita tai opiskelijaryhmiä koskevien tehtävälistojen laatimisen ja ylläpitämisen. Fokuksen käyttöönoton tavoitteena HAMKissa on auttaa ohjaustyötä tekeviä tunnistamaan tuen tarpeessa olevia opiskelijoita ja siten tehostaa ohjaustyötä.

Opiskelijalle Fokus tarjoaa graafisessa muodossa olevaa tietoa opintojen etenemisestä ja työmäärästä sekä ennusteen valmistumisajankohdasta. HAMKin johdolle Fokus tarjoaa opiskelijoiden seuranta- ja ennusteraportteja, kuten esimerkiksi ennusteen opintojen läpäisyasteesta ja tavoiteajassa valmistuvien opiskelijoiden määrästä.

Fokuksen käyttöönottoprojekti aloitettiin HAMKissa loppuvuodesta 2023. Käyttöönoton alkuvaiheessa HAMKin opinto-ohjaajista muodostettiin testaajaryhmä, joka perehtyi järjestelmän ominaisuuksiin, toimivuuteen ja käytettävyyteen ohjaustyön näkökulmasta. Testaajaryhmän tekemiä havaintoja hyödynnettiin järjestelmän korkeakoulukohtaisten asetusten määrittelyssä. Havaintoja toimitettiin myös järjestelmätoimittajalle järjestelmän jatkokehitystä varten. Testaamisen jälkeen kaikille HAMKin opinto-ohjaajille järjestettiin järjestelmän käyttökoulutus. Jo ennen käyttökoulutusta opinto-ohjaajille tarjottiin mahdollisuus tutustua sovelluksen toimintaan ja toimintoihin omatoimisesti. Opinto-ohjaajat ovat antaneet Fokuksesta positiivista palautetta. He ovat kokeneet, että sovellus tehostaa ohjaustyötä ja auttaa kohdentamaan työaikaa tarkoituksenmukaisesti.

Bottityökalu palveluohjauksen tehostamiseksi

Annie Advisor Oy:n tuottaman Annie-tukibotin tarkoitus on tarjota palveluohjausta opiskelijan opintojen ja hyvinvoinnin tueksi. Annie lähettää valituille opiskelijoille opintoihin ja hyvinvointiin liittyviä kysymyksiä tekstiviestillä. Opiskelijan tekstiviestillä lähettämien vastausten perusteella Annie tarjoaa opiskeluun ja hyvinvointiin liittyviä palveluita. Annien tavoitteena on tuoda näkyväksi ja vastata sellaisiin opiskelijoiden tukitarpeisiin, joita ei kyetä tunnistamaan muilla tavoin.

Annien käyttöönotto aloitettiin HAMKissa joulukuussa 2023 perustamalla käyttöönoton pilottitiimi. Pilottitiimiin kuuluu seitsemän HAMKin opinto-ohjaajaa eri koulutuksista sekä opintokuraattori HAMKin opiskelijahyvinvointipalveluista. Pilottia ja pilottitiimin toimintaa koordinoi koulutuksen kehittämispalveluiden suunnittelija. Mukana pilotissa on myös it-palvelupäällikkö HAMKin digipalveluista. Pilottitiimin lisäksi perustettiin neljän henkilön suuruinen ohjausryhmä, joka seuraa pilotin etenemistä ja arvioi sen tuloksia.

Helmikuussa 2024 pilottitiimi suunnitteli opiskelijoille lähetettävien tukiviestien sisällöt ja valikoi opiskelijat, joista muodostettiin pilotin testiryhmä. Ensimmäiset tukiviestit lähetettiin testiryhmälle maaliskuussa. Tukiviestin sai yhteensä 439 opintojensa alku- tai loppuvaiheessa olevaa suomenkielistä opiskelijaa eri koulutuksista. Ensimmäisen viestikierroksen kokemuksia ja konkreettisia tuloksia arvioitiin huhtikuussa pilotti- ja ohjausryhmän kesken. Samassa yhteydessä suunniteltiin syksyn 2024 tukiviestejä, kohderyhmiä ja toimintatapoja.

Annie ja sen toiminnot voidaan integroida Peppiin, jolloin sovelluksen on mahdollista hyödyntää järjestelmästä saatavaa dataa. Integroinnin myötä Annien käyttöä on tulevaisuudessa mahdollista laajentaa esimerkiksi automaattisesti opiskelijalle lähetettäviin tukiviesteihin. Automaattiset tukiviestit perustuvat ennalta määriteltyihin, opiskelijadataa hyödyntäviin herätteisiin, kuten esimerkiksi opintojen etenemisen hidastumiseen.

Tukibotin pilottiryhmän toiminta päättyy vuoden 2025 alussa. Tuolloin päätetään, otetaanko tukibotti käyttöön HAMKissa laajemmin ja miten sitä voidaan hyödyntää ohjaustyössä.

Kohti tekoälypohjaista ohjausta

Fokuksen käyttöönoton ja Annien pilotoinnin myötä HAMK ottaa askeleita kohti tekoälyn hyödyntämistä ohjauksessa. Tekoälyn kehittyminen ja hyödyntäminen on globaali megatrendi, johon liittyvä keskustelu käsittelee usein sen riskejä (esim. Dufva & Rekola, 2023). Tietojärjestelmien ja ohjauksen kannalta tekoälyn hyödyntämisen riskit liittyvät esimerkiksi tietoturvaan ja henkilötietojen käsittelyn turvallisuuteen. Tekoälyn hyödyntäminen ohjauksessa edellyttääkin järjestelmäkehityksen ja koulutuksen toimijoiden yhteistyötä ja yhteiskehittämistä.

Ohjauspalveluiden näkökulmasta tekoäly näyttäytyy myös merkittävänä mahdollisuutena (esim. Niittymäki, 2024). Tekoäly helpottaa ja tehostaa henkilökunnan työtä vähentämällä ohjaustyöhön liittyvän rutiini- ja hallinnollisen työn määrää. Tekoäly auttaa ohjaushenkilöstöä poimimaan koulutusten satojen opiskelijoiden joukosta tukea tarvitsevia opiskelijoita ja siten kohdentamaan käytettävissä olevia ohjausresursseja tarkoituksenmukaisesti.

Opiskelijanäkökulma on keskeisin tekijä ohjauspalveluiden kehittämisessä. Opiskelijan näkökulmasta tekoäly parantaa ohjauspalveluiden saavutettavuutta ja saatavuutta sekä aktivoi opiskelijaa toimintaan. Parhaimmillaan tekoäly vahvistaa ohjauksen ydintä – opiskelijan toimijuuden tukemista.