EXAM-tenttiakvaarioiden käyttöönotto HAMKissa

HAMKissa lisättiin opiskelijoiden joustavia tenttimismahdollisuuksia ja otettiin käyttöön sähköinen tenttiminen. EXAM-tenttijärjestelmä ja tenttiakvaario mahdollistavat tentin teon jokaisena viikonpäivänä. Käyttöönotto oli monen osaavan tekijän summa.

Digiajan tenttiminen

HAMKissa on tunnistettu karkealla tasolla kolme erilaista tenttitoteutustyyppiä, joista muodostuu vielä erilaisia variaatioita tapauskohtaisesti. Tentit on jaoteltu niin sanottuihin perinteisiin tentteihin eli paperitentteihin, verkkotentteihin ja sähköisiin tentteihin. Perinteiset tentit on järjestetty valvotusti luokkatilassa tai auditoriossa ja ne tehdään paperille kirjoittaen. Verkkotenteissä toteutustavat vaihtelevat, mutta suurin osa verkkotenteistä voidaan tehdä Moodle-oppimisalustan kautta. Osa näistäkin tenteistä on tehty valvotusti tietokoneluokassa ja osa on puolestaan täysin itsenäisesti tehtäviä tenttejä ilman valvontaa. Sähköinen tenttiminen sisältää automaattisesti valvotun tenttitilan ja erillisen rajoitetun tenttijärjestelmän.

HAMKissa on perinteisten tenttien lisäksi keskitytty erityisesti verkkotentteihin, mutta vuonna 2015 tunnistettiin myös eräänlaisen välimallin tarve. Kypsyysnäytteet ja erilaiset uusintatentit tulee edelleen suorittaa valvotusti, mutta samalla opintojen etenemistä tulee helpottaa ja tarjota opiskelijoille joustavampia tenttimismahdollisuuksia. Usean korkeakoulun muodostama EXAM-konsortio oli vuodesta 2013 lähtien määrittänyt sähköisen tenttimisen periaatteita ja alkanut kehittää omaa EXAM-tenttijärjestelmäänsä. Lopulta syksyllä 2016 HAMKissa aloitettiin EXAM-järjestelmän käyttöönottoprojekti.

Suunnitteluvaiheessa keskustelu avainasemassa

Verrattuna suurimpaan osaan muista korkeakouluista HAMKilla on erityisen laaja toimipisteverkosto. Projektin alussa kampuksia oli jopa yhdeksän, mikä asetti haasteita tavoitteiden asettamisessa. Tenttitilojen kapasiteetin laskeminen ja vertailu muihin korkeakouluihin oli periaatteessa mahdotonta. Koulutuspäälliköille toteutettiin kuitenkin syksyn 2016 aikana kysely, jonka avulla päädyttiin rakentamaan tenttitilat Hämeenlinnan korkeakoulukeskukseen ja Riihimäen kampukselle. Ajatuksena oli siirtää kypsyysnäytteet ja uusintatentit tenttiakvaarioihin niin hyvin kuin mahdollista. Hämeenlinnan osalta tehtiinkin uusintatenttien pohjalta laskentaa ja mietittiin sopivaa tenttikoneiden määrää. Tällä tavoin päädyttiin suunnittelemaan yhdeksän tenttikoneen ratkaisu Hämeenlinnaan ja hieman pienempi neljän tenttikoneen ratkaisu Riihimäelle.

Käyttöönottoprojektin vaatimusmäärittelyn aikana selvisi hyvinkin nopeasti, että tenttiakvaarion ja sähköisen tenttimisen käyttöönotossa tulee huomioida useita näkökulmia sekä HAMKin toimintaohjeita. Toisaalta myös samalla havaittiin, että tenttiprosesseja ja niitä ohjaavia linjauksia voidaan tenttiakvaarion myötä nykyaikaistaa. EXAM-järjestelmä suoraviivaistaa uusintatentit opettajan ja opiskelijan väliseksi toiminnaksi, jolloin opintosihteerien työaikaa voidaan kohdentaa muihin tehtäviin. Edellä mainitut laajat uudistamiset ja muutokset rajattiin kuitenkin pois käyttöönottoprojektista, jotta aikataulu saatiin pidettyä järkevänä. Näitä kehitetään myöhemmässä vaiheessa, kun tenttiakvaarioista on saatu kunnolla kokemusta ja niiden käyttö on osittain vakiintunutta. HAMKin digiajan tenttimäärittely erilaisista tenttityypeistä toimi kuitenkin viitekehyksenä projektin ohjauksessa.

Toteutus yhteistyössä

Tenttikäytänteiden, tarpeiden, rajoitusten ja reunaehtojen selvittelyjen jälkeen päästiin suunnitteluvaiheesta toteutukseen ja testaukseen. HAMKin ratkaisut perustuvat mahdollisimman pitkälle automatiikkaan, jolloin opiskelija pystyy suorittamaan tentin minä viikonpäivänä tahansa aamusta iltaan. EXAM-tenttijärjestelmää ja tenttiakvaario-konseptia testattiinkin useaan otteeseen erilaisilla käyttötapauksilla niin pääkäyttäjän, opettajan kuin opiskelijankin roolissa. Riihimäen tenttiakvaario valmistui ensimmäisenä huhtikuussa 2017 ja ensimmäinen opiskelijan tekemä tentti oli siellä toukokuun alussa. Hämeenlinnaan tenttitilat valmistuivat kesäkuussa ja ne otettiin käyttöön viimeistelyjen jälkeen syyskuun lopussa.

Käyttöönottoprojekti kesti kokonaisuudessaan hieman vajaan vuoden ja suuri merkitys sujuvassa etenemisessä oli EXAM-konsortiolla. Konsortion kautta oli saatavilla laaja ohjeistus ja hyvien käytänteiden jakaminen oli luontevaa. HAMKista tehtiin projektin aikana vierailut Haaga-Heliaan ja TAMKiin, joissa tenttiakvaariot olivat olleet jo pidempään käytössä. Tämänkaltainen yhteistyö ja avoimuus koettiin merkittäväksi voimavaraksi. HAMKin ydinprojektiryhmä oli suhteellisen pieni ja se kokoontui vain muutaman kerran projektin aikana. Sen tehtäväksi jäi määrittää suurimmat linjaukset, kun taas yksityiskohtaiset suunnitelmat ja niiden toteutukset jalkautuivat projektipäällikön kautta lukuisille eri tahoille. Projektissa oli toimijoita opetuksen, koulutuksen suunnittelun, kiinteistöpalveluiden, tietohallinnon toimijoiden ja tietysti opiskelijoiden keskuudesta. Tapaamisten lisäksi projektin etenemistä dokumentoitiin ja hallinnoitiin O365-alustalla. Ryhmällä oli käytössään oma alusta, josta jäsenet näkivät yhteiset dokumenttinsa, sekä tehtävät oli kirjattu erillisellä Planner-alipalvelulla. Tällaisella työskentelymuodolla pyrittiin mahdollisimman kevyeen ja avoimeen ratkaisuun. Turhia kokouksia ei järjestetty ja työskentely oli läpinäkyvää koko projektin ajan.

Projektin päättyessä voidaan todeta sen onnistuneen. Valittu projektiryhmä ja muut toimijat sitoutuivat kehittämiseen. Ulkoinen virallinen ja osittainen epävirallinenkin viestintä herättivät opettajien kiinnostusta jo projektin aikana eikä vasta sen valmistuttua. Sähköinen tenttiminen mahdollisimman pitkälle automatisoidussa tenttiakvaariossa vastaa käyttäjien nykyiseen tarpeeseen. Käyttöönottoprojektin jälkeen toimintoja kehitetään edelleen ja käyttöä laajennetaan hallitusti.