Aineistonhallintasuunnitelma tutkijan työkaluna

Työ projektitutkijana Tampereen yliopistossa opetti minulle monenlaisia tutkimustyön käytännön taitoja ja toi minut erilaisten tutkimusaineistoihin liittyvien eettisten ja metodologisten kysymysten äärelle. Samalla omaksuin myös arkisia työhön liittyviä käytäntöjä, joiden taustalla oli ennemminkin yrityksen ja erehdyksen kaltaisia prosesseja kuin varsinaisesti tietoon ja harkintaan perustuvaa toimintaa.

Nykyisessä työssäni Hämeen ammattikorkeakoulun kirjaston tietoasiantuntijana olen työnkuvani ansiosta uppoutunut aiempaa syvemmälle aineistonhallinnan eri osa-alueisiin. Näen nyt selvemmin, miten moninaisin tavoin aineistojen koko elinkaaren suunnittelu on osa hyvää tieteellistä käytäntöä. Uudessa roolissani havaitsen, miten nykyinen ymmärrykseni olisi auttanut jo aiemmin tutkimustyötä tehdessäni. Käsittelenkin tässä artikkelissa aineistonhallintasuunnitelmaa nimenomaan tutkijan työkaluna. Koen, että jos aineistonhallinnasta keskusteltaisiin tiedeyhteisössä nykyistä enemmän, se edistäisi tutkimustaitojen ja projektityön osaamisen karttumista. Olen esimerkiksi itse pyytänyt kollegoiden neuvoja lähinnä tutkimustekstien kirjoittamiseen, en niinkään aineistojen käsittelyyn, dokumentointiin tai jatkokäytön mahdollistamiseen liittyviin kysymyksiin. Toisaalta monitieteisissä tutkimushankkeissa vuosien varrella sain kyllä työkalupakkiini lukuisia hyviä käytäntöjä työkavereiltani.

Kantapään kautta opittu tieto ei toki ole ollut turhaa sekään. Ensimmäisen kerran aineistoa Tietoarkistoon tarjotessani ymmärsin, että olisi voinut olla hyödyllistä miettiä jo tutkimuksen alussa aineiston kuvailua ja muuttujien nimeämistä niin, että hankkeen ulkopuolisetkin saisivat helposti käsityksen, mistä aineistossa on kyse. Monesti hankkeen päättyessä – ja työsuhteen ollessa katkolla ennen seuraavan projektin alkua – olin myös epätietoinen siitä, missä tutkimusaineistojani säilyttäisin niin, että ne olisivat tallella vaaditun ajan ja tarvittaessa pääsisin niihin käsiksi esimerkiksi julkaisuprosessissa olevaa artikkelia varten. Lisäksi kokemus on opettanut, että aineistoa tulee tuottaneeksi aina monin verroin enemmän kuin mitä tutkimukseen varatulla ajalla pystyy hyödyntämään. Kiinnostavien aineistojen alikäyttö jää painamaan aiheestaan innostuneen tutkijan mieltä; ilman ennalta suunniteltua jatkokäyttöä aineistojen aarteet jäävät kaivamatta esiin.

Avoin tiede aineistonhallinnan airuena

Aineistonhallinnan saama huomio ja siihen liittyvien käytäntöjen kehittäminen ovat kytköksissä avoimen tieteen nousuun. Tutkimuksen läpinäkyvyyden ja arvioinnin kannalta on tärkeää, että tutkimustuloksia raportoivien julkaisujen lisäksi myös tutkimusaineistoja on avoimesti saatavilla. Lisäksi julkisella rahalla tehdyn tutkimuksen aineistot voivat olla hyödyksi muillekin kuin aineistoja tuottaneen hankkeen tutkijoille. Suomalaisen tutkimusyhteisön linjauksella tutkimusaineistojen avoimuudesta pyritään siihen, että tutkimusaineistot ja -menetelmät ovat niin avoimia kuin mahdollista ja niin suljettuja kuin välttämätöntä, ja että aineistot ja menetelmät tunnistetaan itsenäisiksi tutkimustuotoksiksi. Aineistojen ja menetelmien avaamisen mahdollistavat käytännössä tutkimusyhteisön ja tutkimusorganisaatioiden osaaminen ja resurssit, kuten saatavilla olevat palvelut ja tuki. Tämän lisäksi avaamiseen tulisi olla olemassa kannustimia. (TSV, 2023. s. 5–6.)

Hämeen ammattikorkeakoulussa edellytetään jokaiselta myönteisen rahoituspäätöksen saaneelta hankkeelta aineistonhallinnan suunnittelua. Aineistonhallintasuunnitelma laaditaan DMPTuuli-työkalulla, ja suunnitelmaa laadittaessa tulee huomioida tutkimusaineiston koko elinkaari. DMPTuulissa on HAMKin oma, ohjeistettu aineistonhallintasuunnitelmapohja, ja suunnitelman tekemiseen on tarjolla myös neuvontaa. Tässä tekstissä keskityn tarkastelemaan nimenomaan tutkimushankkeiden aineistonhallinnan suunnittelua. On kuitenkin hyvä tunnistaa, että aineistonhallinta ei hyödytä pelkästään tutkimustyötä: aineistonhallintasuunnitelman tekeminen tutkimushankkeelle tai vaikkapa opetuksen kehittämiseen liittyvää kyselyä varten antaa tutkija-opettajalle tietoa ja kokemusta, jonka avulla hän pystyy ohjaamaan opiskelijoita opinnäytetyön aineistonhallinnassa. Opiskelijoita ohjaavan opettajan aineistonhallinnan osaamisen tulisi olla sillä tasolla, että hän pystyy soveltamaan aineistonhallinnan osaamistaan omassa työssään (Hynnä ym. 2022).

Aineistonhallinta osana tutkimusosaamista

Tutkimuksen hyvä ennakkosuunnittelu auttaa välttämään sudenkuoppia ja on keskeinen osa hyvää tieteellistä käytäntöä sekä ammattimaista projektinhallintaa. Aineistonhallintasuunnitelman tekeminen hankkeen alussa pakottaa tutkijan heti pohtimaan tutkimusetiikkaa ja tietosuojaa sekä laajemmin projektinhallintaan kytkeytyviä kysymyksiä, kuten sitä, miten aineistoja suojataan ja säilytetään ja mitä tutkimuskumppanien kanssa sovitaan aineistojen hyödyntämisestä ja omistajuudesta. Myös rahoittajien mahdolliset vaatimukset aineistojen avaamisesta on syytä ottaa huomioon varhaisessa vaiheessa, ennen aineiston keräämistä. Jälkikäteen päätettynä aineistojen avaaminen ei välttämättä ole enää edes mahdollista.

Aineistonhallinnan suunnittelu voi parhaimmillaan herätellä tutkijaa huomaamaan tutkimusaineistojen erityispiirteitä esimerkiksi henkilötietoihin liittyen. Samassa hankkeessa työskentelevien kanssa yhdessä päivitettävä aineistonhallintasuunnitelma auttaa kaikkia pitämään mielessä hankkeen aineistojen kokonaiskuvan ja sen, mitä aineistoihin liittyen on sovittu. Itsekin olen tullut monesti mukaan hankkeeseen kuukausia sen alkamisen jälkeen. Ajantasainen aineistonhallintasuunnitelma helpottaa kesken hankekautta aloittavan uuden tutkijan perehtymistä projektiin ja sen aineistonhallinnan käytäntöihin. Aineistonhallintasuunnitelma myös vetää yhteen tutkimuksen moninaisia säikeitä, muun muassa tutkimusetiikkaan ja tietosuojaan liittyviä yksityiskohtia, ja tekee hanketta koskevissa sopimuksissa sanallistetusta tai hankkeen suunnittelijoiden päässä piilevästä tiedosta näkyvää kaikille hankkeen tutkijoille.

Aineistonhallintasuunnitelman ei ole tarkoitus jähmettää innostavaa tutkimusta byrokraatin pykäliksi. Suunnitelmaan kannattaa suhtautua työkaluna, muistin tueksi laadittavana ja ajan tasalla pidettävänä dokumenttina. Suunnitelma auttaakin projektin kiireen keskellä tehtävissä päätöksissä, raportoinneissa ja julkaisuissa, jos aineistojen kuvaukset, menetelmät ja henkilötietojen suojaukseen liittyvät toimenpiteet ovat suunnitelmassa valmiiksi kirjattuina. Kokemukseni on myös, että aineiston avaamiseen käytetty aika ja vaiva palkitaan, kun aineisto on saatavilla julkisessa tietovarannossa. Aineistoon on tällöin mahdollista viitata tutkimusjulkaisuissa, ja tutkimuksesta kiinnostuneet pääsevät halutessaan myös tarkastelemaan julkaisussa esitettyjen tulosten taustalla olevaa aineistoa. Hienolta on myös tuntunut, kun oma aineisto on kiinnostanut opinnäytetyön tekijää ja säästänyt tältä aineiston keräämisen vaivan.