Tarkistuslista saavutettavan tapahtuman rakentamiseen – case Pedaforum 2024

Saavutettavuus ja esteettömyys ovat Hämeen ammattikorkeakoululle (HAMK) tärkeitä. Niitä on vuosien aikana edistetty erilaisissa hankkeissa ja Moniaistisuus ja avustava teknologia -tutkimusryhmässä. HAMKin saavutettavuussuunnitelman toteutumista varmistavat saavutettavuuskoordinaattorit ja yksiköiden saavutettavuusasiantuntijoiden verkosto. Digitaalisen saavutettavuuden varmistamiseksi on myös tehty lukuisia ohjeita.

Saavutettavan tapahtuman järjestämiseen ei kuitenkaan ole ollut olemassa kattavaa ohjeistusta. Valtakunnallisen Pedaforum 2024 -tapahtuman yhteydessä päätimmekin tehdä ensimmäisen version saavutettavan tapahtuman tarkistuslistasta. Tarkistuslistaa on tarkoitus jatkossa käyttää tapahtumasuunnittelun apuna. Tarkistuslistan päivittämiseen osallistetaan HAMKin saavutettavuusverkosto.

Tässä artikkelissa kerromme, miten tarkistuslistan rakentaminen tapahtumasuunnittelun yhteydessä vaikutti sekä tarkistuslistaan että tapahtuman järjestelyihin.

Tarkistuslista avuksi käytännön suunnittelussa ja toteutuksessa

Suunnittelun pohjana käytetimme Kulttuuria kaikille -sivuston Tapahtumien saavutettavuuden ja moninaisuuden tarkistuslistaa (Kulttuuria kaikille, n. d.). Sen osiot ovat

• strateginen työ ja suunnittelu
• moninaisuusnäkökulmien huomioiminen
• viestintä
• hinnoittelu
• asiakaspalvelu ja lipunmyynti
• tapahtuma-alue ja -tilat sekä kalusteet
• ohjelmatarjonta.

Karsimme pitkästä listasta pois omaan tarkoitukseemme epäolennaisia asioita. Näitä olivat mm. ohjelmatarjonnan suunnittelu vähemmistöryhmien kanssa tai tiedotuksen suuntaaminen heille, selko- tai viittomakielinen viestintä tai kuvailutulkkaus, koho- tai sanakartat, hintojen porrastaminen, perheliput tai joustavat aukioloajat.

Kirjasimme tarkistuslistaan myös valmiita kuvauksia tiedossa olevista esteettömyys- ja saavutettavuusseikoista esimerkiksi omien fyysisten tilojen osalta (esimerkiksi tiedot liikuntaesteisten parkkipaikoista tai auditorioiden induktiosilmukoista). Valmiit sisällöt nopeuttavat työtä jatkossa, kun tapahtumajärjestäjän ei tarvitse tehdä omia selvityksiä pysyvistä ratkaisuista. Näin hän voi keskittyä juuri oman tapahtumansa vaihtelevaan sisältöön ja erilaisiin painotuksiin.

Kun tarkistuslistaa rakennettiin yhdessä tapahtumajärjestelijöiden kanssa, huomattiin käytännössä, mitkä näkökulmat olivat juuri meille olennaisia. Ja kun suunnitelmia tehtiin tarkistuslista mielessä, havaittiin asioita, joita normiarjessa ei olisi tullut ajatelleeksi. Lista konkretisoi sen, että huomioon otettavia seikkoja ja yksityiskohtia oli paljon: lipunmyynti, tapahtumahenkilökunnan perehdyttäminen, juhlatilat, kuljetukset, yhteistyökumppanit, viestintä…

Pari esimerkkiä: Kun kysyimme osallistujilta ilmoittautumislomakkeessa etukäteen toimintarajoitteista, pystyimme palvelemaan heitä paremmin. Ennakointi auttoi siis esimerkiksi järjestämään tarvittavat kuljetuspalvelut tapahtumapaikasta toiseen. Kenraaliharjoituksessa juuri ennen tapahtumaa tunnistettiin, että konferenssivieraille tarkoitettu matkalaukkuhuoneen tilavalinta ei ollut ihanteellinen, ja se siirrettiinkin paremmin saavutettavaan paikkaan.

Korkeakouluna osallistimme myös opiskelijoita tapahtuman tukipalveluihin: Etukäteen teetettiin opiskelijatyönä esteettömien reittien kartta ja tapahtuman mobiilialusta. Tapahtumapäiviksi oli palkattu opiskelijoita avustamaan ja neuvomaan kävijöitä.

Palaute ja oma arviointi

Onnistuneen asiakaskokemuksen ja laadukkaan tapahtuman yksi edellytys on, että osallistuminen on kaikille mahdollisimman helppoa. Pedaforumin jälkeen arvioimme itse onnistumistamme esteettömyyden ja saavutettavuuden toteuttamisessa. Myös osallistujilta pyydettiin palautetta tapahtuman saavutettavuudesta.

Totesimme, että suuren tapahtuman järjestämisessä yhteistyö eri toimijoiden kanssa on erittäin tärkeää. Yhteistyön tulee ulottua myös organisaation ulkopuolelle, esimerkiksi esiintyjiin, yhteistyökumppaneihin ja toimittajiin. Selkeät toiveet ja jopa vaatimukset auttavat koko ketjua toteuttamaan esteettömyyttä ja saavutettavuutta yhteisten asiakkaiden parhaaksi. Huolellinen tekeminen ja yhteinen suunnittelu pitää myös ottaa huomioon tapahtumajärjestelyjen aikataulutuksessa!

Osallistujapalautteen perusteella saavutettavuuden tasalaatuisuus osoittautui haastavaksi. Jotkut asiat oli toteutettu todella hyvin (esim. tapahtuman internet-sivut), kun taas joissain asioissa ei ollut onnistuttu (esim. osa esitysmateriaaleista). Tapahtuman jälkeen keskustelimme saamastamme saavutettavuuspalautteesta ja analysoimme syitä onnistumisiin tai kehittämistä vaativiin kohtiin. Kun internet-sivujen julkaisualusta ja sivumallit on juuri uusittu ja sisällöntuotannon saavutettavuus on ohjeistettu, tapahtumasivut täyttävät kriteerit. Ja taas kun esiintyjiä on kymmeniä ja jokainen tekee omat materiaalinsa, tasaiseen laatuun ei päästä yksityiskohtaisesta ohjeistuksesta huolimatta.

Saavutettavan tapahtuman tarkistuslistan rakentaminen samanaikaisesti tapahtumajärjestämisen kanssa oli opettavaista. Oma osaamisemme kasvoi sekä saavutettavuudesta että tapahtumajärjestämisestä. Opimme myös arvioimaan muiden oppilaitosten ja yrityksien saavutettavuusvalmiuksia realistisesti, mistä on jatkossa hyötyä mm. palveluiden ostamisessa.

Yhteinen tarkistuslista helpottaa jatkossa yksittäisiä hamkilaisia tapahtumien saavutettavuusjärjestelyissä, ja samalla sen kasvattaa koko HAMKin saavutettavuusotetta ja ‑osaamista.