Digitalisaatio on monitasoinen asia. Yksinkertaisimmillaan se voi olla sähköpostin käyttämistä kirjeiden sijaan tai kasvokkaisten palaverien korvautumista videokonferensseilla. Rutiinitehtävien ulkoistaminen ja automatisoiminen tekoälyä hyödyntäville ohjelmistoroboteille on jo haastavampi digitalisaation muoto. Yritykset odottavat toimintojensa digitalisoimisen tuovan parannuksia tiedon käyttöön ja sitä kautta tuottavuuteen ja tehokkuuteen. Toisin sanoen digitalisaation pitäisi parantaa yrityksen suorituskykyä eli sen kykyä saavuttaa asetetut tavoitteet ja päästä haluttuihin tuloksiin. Digitalisaatiolla on myös haittavaikutuksia, jotka saattavat hidastaa hyötyjen realisoitumista, jos niiden olemassaoloa ei tiedosteta ja negatiivista vaikutusta pyritä vähentämään.
Digitaaliset työkalut mahdollistavat aiempaa tehokkaammat työympäristöt. Virtuaaliset tiedontallennuspaikat vähentävät fyysisten paperien ja arkistojen tarvetta. Asynkronisen eli eriaikaisen ja monipaikkaisen työnteon mahdollistavat työkalut antavat työntekijöille vapauden esimerkiksi tuottaa sisältöä samaan tiedostoon ilman versionhallinnan hankaluuksia tai pitää aikaa säästäviä ja matkustusta vähentäviä etäkokouksia. Kattavat tietoliikenneverkot ja mobiilisovellukset tuovat työntekoon joustavuutta tehdä työtä toimiston lisäksi kotona, tien päällä ja vaikkapa syöttämällä uusimmat tiedot järjestelmään saman tien asiakkaan luona. Kuitenkin vaikka työkalun nähtäisiin lisäävän tehokkuutta, ihmisillä on tapana pitäytyä vanhoissa työtavoissaan ja käyttää mieluummin tuttuja työkaluja kuin opetella käyttämään uusia.
Monista selkeistä hyödyistä huolimatta tehokkuutta potentiaalisesti edistävät digitaaliset työkalut voivat myös hidastaa tiedon kulkua ja haitata työntekoa. Tiedonkulkua estäviin tekijöihin lukeutuvat muun muassa epärealistiset odotukset työkaluja kohtaan sekä puutteellinen koulutus ja tuki niiden käyttämisessä (Riege 2005). Teknologiset puutteet, kuten työkalun huono käytettävyys tai virhetilanteet, vähentävät niiden kykyä tukea työntekoa.
Vaikka digitaaliset työkalut olisi suunniteltu tarjoamaan hyötyä ja tukea työnteolle, niiden käyttäminen voi aiheuttaa häiriöitä työntekijöiden hyvinvoinnille (ks. esim. Mark, Voida, & Cardello 2012; Mark, Iqbal, Czerwinski, & Johns 2014). Digitaaliset työkalut mahdollistavat tiedon paremman saatavuuden, mikä voi johtaa tietotulvaan ja siten itse asiassa hankaloittaa oikean tiedon löytämistä ja tehokasta käyttämistä. Valtavasta tietomäärästä voi myös seurata työntekijälle hallinnan menettämisen tunne, joka johtaa tehottomuuteen ja stressiin. Toimintojen digitalisaatio tarjoaa enemmän vapautta, itsenäisyyttä ja riippumattomuutta mahdollistamalla työnteon joustavuuden, liikkuvuuden ja eriaikaisuuden. Samalla se kuitenkin luo työntekijälle painostavan “aina tavoitettavissa” -olotilan ja aiheuttaa työn tunkeutumisen vapaa-ajalle. Tämä saattaa johtaa ajanhallinnan ongelmiin ja vaikuttaa työntekijöiden hyvinvointiin: työpäivien välillä ei koeta enää olevan riittävästi aikaa palautumiseen, kun työsähköpostit, järjestelmien mobiilisovellukset ja muistutukset kilahtavat kännykkään työstä muistuttaen iltaisin ja viikonloppuisinkin.
On selvää, että digitalisaatio on liiketoiminnan, työn ja yhteiskunnan vallankumouksellinen uudistaja. Sille on asetettu suuret odotukset kustannusten laskijana, toimintojen tehostajana, itsenäisyyden ja itseohjautuvuuden lisääjänä sekä ihmisten vuorovaikutuksen helpottajana. Digitalisaation negatiiviset seuraukset voivat kuitenkin rajoittaa hyötyjen saavuttamista. Työkontekstissa olisikin erityisen tärkeää kiinnittää huomiota keinoihin, joilla haittavaikutuksia voidaan pienentää ja siten päästä hyötymään digitalisaation mahdollisuuksista.
Osa haittaavien tekijöiden vähentämisestä vaatii laajempia organisaatiotason toimenpiteitä, kuten linjauksia tietojärjestelmien yhteensovittamisesta, sekä niiden parempaan käytettävyyteen panostamista. Voidaan myös sopia yhteisiä käytäntöjä työasioiden viestimisestä vain sovittuina aikoina, jolloin tavoitteena on poistaa tunne siitä, että työntekijän pitäisi olla aina tavoitettavissa. Myös yksilöllä itsellään on mahdollisuus vaikuttaa digitalisaation aiheuttamiin haasteisiin. Esimerkiksi muuttamalla laitteiden ja sovellusten ilmoitus- ja yksityisyysasetuksia voi vaikuttaa keskeytysten määrään työssä ja myös rajata työn tunkeutumista vapaa-ajalle. Itsensä johtamisen keinoin voi myös oppia olemaan reagoimatta kaikkiin ärsykkeisiin ja keskeytyksiin sekä muuttaa omaa suhtautumistaan positiivisemmaksi stressaavissa tilanteissa. (ks. esim. Pirkkalainen 2018.)
Riippuu siis sekä organisaatiosta että yksittäisestä työntekijästä, millaiset vaikutukset digitalisaatiolla on työntekijöiden hyvinvointiin, organisaation suorituskykyyn ja liiketoiminnan tulokseen. Parhaisiin tuloksiin haittojen vähentämisessä ja hyötyjen realisoimisessa päästään yhteistyöllä: eri näkökulmien huomioiminen sekä ratkaisujen hakeminen yhdessä edesauttavat tavoitteen saavuttamista.
Artikkeli on kirjoitettu Hämeen ELY-keskuksen rahoittamassa DigiReWork-hankkeessa (ESR).
Lähteet
Mark, G., Iqbal, S. T., Czerwinski, M., & Johns, P. (2014). Bored mondays and focused afternoons: The rhythm of attention and online activity in the workplace. Teoksessa Proceedings of the 32nd annual ACM conference on human factors in computing systems (3025–3034). Toronto: ACM.
Mark, G., Voida, S., & Cardello, A. (2012). A pace not dictated by electrons: An empirical study of work without email. Teoksessa Proceedings from SIGCHI ’12: Conference on human factors in computing systems (555–564). Austin: ACM.
Pirkkalainen, H. (2018). Nämä teknologian käytön pimeät puolet korostuvat työpaikoilla ja näin niitä vastaan voidaan taistella. Haettu 2.2.2018 osoitteesta https://www.kuka.io/heitto/pf1ccqoph7h8
Riege, A. (2005). Three‐dozen knowledge‐sharing barriers managers must consider. Journal of Knowledge Management 9(3), 18–35.
Kirjoittajat
TkT Vilma Vuori toimii tutkijana DigiReWork-hankkeessa, jossa parannetaan Kanta-Hämeen pk-yritysten henkilöstön digivalmiuksia erilaisten valmennusohjelmien avulla. Hän työskentelee tietojohtamisen tutkijatohtorina Tampereen teknillisessä yliopistossa keskittyen erityisesti tietotyön, tiedon jakamisen ja arvonluonnin tutkimiseen.
Jussi Okkonen toimii yliopistotutkijana Tampereen yliopistossa. Hän tutkii ja mittaa tietotyötä, informaatioteknologiaa ja erilaisia oppimisteknologioita useissa tutkimushankkeissa yhteistyössä erilaisten organisaatioiden kanssa.
Nina Helander on tietojohtamisen professori sekä tuotantotalouden ja tietojohtamisen laboratorion johtaja Tampereen teknillisessä yliopistossa. Hänen tutkimuskohteensa ovat tietotyö, tietojohtaminen ja arvonluonti erityisesti organisaatioiden välisissä verkostoissa.
Viittausohje:
Vuori, V., Okkonen, J., & Helander, N. (2018). Hyvä, paha digitalisaatio: haittoja vähentämällä kohti suurempaa hyötyä. HAMK Unlimited Professional 16.2.2018. Haettu [pvm] osoitteesta https://unlimited.hamk.fi/yrittaminen-ja-liiketalous/hyva-paha-digitalisaatio
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020111790817
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.
[button href=”http://www.hamk.fi/tyoelamalle/hankkeet/digirework/Sivut/default.aspx” target=”_blank” bg_color=”#FF0066″ text_color=”#ffffff”]DigiReWork-hanke »[/button]
