HAMKissa on otettu vaiheittain käyttöön Microsoftin Office 365 -palvelu yhteisöllisen työskentelyn ja viestinnän välineeksi. Muutos työkaluissa ja ennen kaikkea toimintatavoissa on ollut suuri, ja työtä on edelleen niin teknisen osaamisen kuin asenteiden kehittämisessä.
Olemme muutosprojektin ja -prosessin aikana huomanneet, että käyttäjien on vaikeaa hahmottaa O365:n tapaista monipuolista ja jatkuvasti kehittyvää kokonaisuutta. Tämä ei ole mikään ihme, varsinkin kun O365 on vain yksi monesta järjestelmästä (ks. kuva 1). Tämän vuoksi me paketoimme intraprojektiimme valikoidut osapalvelut eli rakensimme HAMKin ”uuden intran” henkilökohtaisella uutissyötteellä, informatiivisilla intrasivustoilla, tiimien työtiloilla ja Yammerilla, sillä kuvittelimme pienen palasen olevan helpommin nieltävissä kuin toistakymmentä eri osapalvelua käsittävän ja jatkuvasti laajenevan paketin. Toki viestimme myös muiden palvelujen olevan käytössä yhdellä kirjautumisella.
O365-palvelun laajuuden lisäksi sen erilainen toimintalogiikka ja terminologia ovat saaneet sormen suuhun käyttäjille ja kielen keskelle suuta meille käyttöönottajille: miten puhua täysin uudesta konseptista ymmärrettävästi? Massiivista muutosvastarintaa ei meillä enää ole, mutta henkilökunnassa tuntuu olevan kaipuuta ylimääräiselle ajalle, jolloin voisi kaikessa rauhassa opetella uudet järjestelmät ja sen jälkeen jatkaa juuri opitulla tavalla ilman uusia muutospaineita. Haasteena onkin jatkuvan muutoksen ajatus: toimintatapojen muuttaminen kerran ei riitä, vaan meidän pitää olla jatkuvasti valmiita kyseenalaistamaan jo opittua ja toimimaan joustavasti teknologioiden ja palvelujen kehittyessä. Saman haasteen toisessa reunassa meillä ovat edelläkävijät, jotka janoavat jatkuvasti uutta ja erilaisten palveluiden vaihtelevaa käyttöä. Heille HAMKin valitut ja tuetut palvelut eivät riitä työn monipuoliseen ja kehittyvään tekemiseen.
Kokeilun ja uusien toimintatapojen myötä saamme positiivista palautetta: esim. ihmisten tuominen samaan dokumenttiin jakamisella ja käyttöoikeuksilla huomataan helpommaksi kuin tiedostojen jakaminen eri ihmisille ja eri kanavissa useita järjestelmiä käyttäen.
Muutoshallinta pilvipalvelussa on erilaista kuin itse omassa konesalissa pyöritettävissä tietojärjestelmissä. Microsoft ei anna tarkkoja aikatauluja muutosten toteutumisesta edes käyttäjäryhmittäin saati asiakkaittain. Me pyrimme tietysti ennakoimaan uudistuksia, mutta välillä saamme itsekin todeta palvelun näyttävän erilaiselta kuin edellisenä päivänä. Vaikka palvelun ylläpito ei vaadi meiltä resurssia, sen ajan saa käyttää palvelun jatkuvaan seurantaan, muutosten käyttöönoton suunnitteluun, käytännön soveltamiseen ja viestintään.
Sovellusten käynnistysvalikon Sivustot-linkin nimi muuttui SharePointiksi. Asiasta tiedotettiin hyvissä ajoin, mutta muutos tuli monelle käyttäjälle yllätyksenä, eivätkä he osanneet navigoida tutun reitin kautta omaan työtilaansa.
Meillä on perinteisesti ollut omat, usein räätälöidyt ja keskenään integroidut, ratkaisut moniin eri toimintoihin. O365:n yhteydessä olemme saaneet käydä useita keskusteluja siitä, kuinka emme voi itse hallita niitä palveluita, joita käyttäjille tarjoamme tai emme tarjoa: päätösvallan ja kontrollin puute on aiheuttanut turvattomuuden tunnetta niin palveluita tarjoavalla kuin niitä käyttävällä puolella. Nykyisen tietotyöskentelyn trendi on osapalvelujen pirstoutuminen ja erillisten sovellusten käyttäminen tarpeen, tilanteen tai päätelaitteen mukaan. Aika ja paikka eivät enää ole merkittäviä tekijöitä, sillä palveluita pystyy käyttämään niistä huolimatta, kiitos kotikoneiden, etätyöskentelyn, laajakaistan, mobiililaitteiden ja datapakettien.
Tähän saakka olemme tarjonneet käyttäjillemme yhtä luukkua eli palvelun räätälöityä, henkilökohtaista aloitussivua, johon olemme tuoneet tarpeellisiksi katsotut sisällöt ja toiminnot, mutta vaikuttaa siltä, että tämä ratkaisu ei ole pysyvä. Lähitulevaisuuden näkymissä on mahdollisuus ottaa Office-portaalin oletusaloitussivu myös meidän käyttäjiemme aloitussivuksi.
Tällä hetkellä tavoitteenamme on saada organisaatio muuttamaan toimintatapojaan O365:n toimintalogiikan mukaiseksi sen sijaan, että koettaisimme räätälöidä palvelua meidän käytäntöihimme sopivaksi. O365:n käyttöönotto on tarkoittanut yksittäisen käyttäjän mahdollisuuksien ja samalla vastuiden kasvamista. Koska palvelun idea on erilainen käyttö (niin eri käyttäjien kuin saman käyttäjän eri tarpeiden välillä), henkilökohtainen ja käyttäjän itse tehtävä räätälöinti on tullut koko organisaatiolle samanlaisen palvelun tarjoamisen tai profiloitujen käyttäjäroolien tilalle. Tämä on merkittävä muutos aiempaan verrattuna: tietohallinnon tehtävänä on ennen ollut tarjota yhtenäisiä palveluja, samanlaisiin käyttötarpeisiin ja vakioiduille laitteille, mutta nykyään työn tekemisen tavat ovat erilaisempia sekä laitekanta monipuolisempi ja henkilökohtaisempi. Hallitun ja hallittavan palvelukokonaisuuden rajat ovat tulleet vastaan kauan sitten. Meidän pitää tarjota käyttäjille riittävät yhteiset työkalut, pitää oma palvelukatalogi jatkuvasti tarkoituksenmukaisena, ymmärtää myös muiden palveluiden käyttötarve sekä varmistaa tietoturvallinen toiminta myös muissa kuin HAMKin tarjoamissa palveluissa.
Artikkeli on osa Office 365 -intran käyttöönotto HAMKissa -kokoelmaa.
Kirjoittaja
Lotta Linko, FM, toimii Hämeen ammattikorkeakoulun tietohallinnossa verkkoviestintäpäällikkönä.
Viittausohje:
Linko, L. (2016). Uudenlaista työntekoa pilvipalvelussa. Teoksessa L. Linko (toim.) Office 365 -intran käyttöönotto HAMKissa. HAMK Unlimited Professional 14.10.2016. Haettu [pvm] osoitteesta https://unlimited.hamk.fi/ammatillinen-osaaminen-ja-opetus/uudenlaista-tyontekoa-pilvipalvelussa/
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020111991929
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.
[button href=”http://www.hamk.fi/ohjeita/digitaalisuus/Sivut/default.aspx” target=”_blank” bg_color=”#FF0066″ text_color=”#ffffff”]Digitaalisuus HAMKissa »[/button]
