HAMKissa otettiin käyttöön Office 365 -pilvipalvelut yhteisöllisen työskentelyn ja viestinnän alustaksi: vanhat opiskelija- ja henkilöstöintrat rakennettiin SharePoint Onlineen ja muut O365-osapalvelut nivottiin toimimaan niiden kanssa. Varsinaisesti työ aloitettiin ”intraprojektina”, mutta matkan varrella mukaan tuli paljon muutakin toiminnallisuutta kuin perinteiset sivustot.
O365-intraprojektille asetettiin kaksi tavoitetta:
Infopalvelut liittyvät tiedon saamiseen ja hakemiseen sekä ryhmien väliseen viestintään, ja ne toteutetaan henkilökohtaisilla uutissyötteillä, informatiivisilla intrasivuilla ja Yammerilla.
Työskentelypalvelut mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattoman yhteisöllisen työskentelyn ja siihen liittyvän viestinnän. Ne toteutetaan sekä tiimien työtiloilla että Yammerilla.
Intran suunnittelusta ja rakentamisesta kerrotaan tarkemmin julkaisussa Kohti yhteisöllistä työskentelyä ja viestintää SharePointilla ja Yammerilla (Linko 2015).
Käytännön toimenpiteitä ohjeistuksesta perehdytykseen
Kattava intraohjeistus tehtiin yhdessä yhteyshenkilöiden kanssa ja siitä tiedotettiin Yammerin lisäksi mm. it-luokissa ja opiskelijakoneiden kirjautumisikkunassa. Ohjeistusta päivitetään ja täydennetään tarvittaessa.
Koulutukset ja yksiköt perehdytettiin uuden intran käyttöön: yhteyshenkilöt koulutettiin palvelun käyttöön ja muiden kouluttamiseen, projektiryhmän edustajat kävivät kaikissa yksiköissä infokierroksilla, kaksi opiskelijaa kiersi kaikilla kampuksilla ja kaikissa uusissa aloitusryhmissä, tuutorit perehdytettiin uuden intran käyttöön, opintojen ohjaajille pidettiin perehdytyskoulutus, koulutuspäälliköille kerrottiin useassa verkkotilaisuudessa uusista linjauksista ja työskentelyvälineistä, opiskelijakuntaa koulutettiin useasti, johto pidettiin ajan tasalla ja heitä perehdytettiin henkilökohtaisesti uusiin työtapoihin, sekä intra ja Yammer tuotiin osaksi uusien opiskelijoiden perehdytyspakettia. Yleinen käyttäjätuki järjestettiin yhteisen Helpdeskin kautta, ja Yammer-ryhmässä vastattiin kysymyksiin, vinkattiin uusista ominaisuuksista, kysyttiin käyttäjien mielipiteitä ja kerättiin hyviä käytäntöjä.
Yammerista sisäisen viestinnän virallinen väline
Työyhteisöviestinnän perusperiaatteet ja kanavat määriteltiin kuvan 1 mukaisesti.
Yammeriin luotiin käyttösäännöt ja yhteiset ryhmät kaikille koulutuksille ja yksiköille, ja entiset yhteisen tiedotuksen käytännöt lopetettiin. Henkilökuntaa aktivoitiin myös järjestämällä erilaisia kyselyjä ja kilpailuja ja palkitsemalla vastaajia. Yammerin tarkoituksen- ja sääntöjenmukaista käyttöä varmistettiin ohjaamalla postauksia oikeisiin ryhmiin, poistamalla sääntöjen vastaisia ryhmiä ja puuttumalla asiattomaan kielenkäyttöön. Tämä toiminta jatkuu yhä: poliisivaltuudet on edelleen muutamalla ihmisellä ja työvuorot on varmistettu.
Lopullisena tavoitteenamme on se, että käytännössä koko henkilökunta ja kaikki opiskelijat kuuluvat Yammer-ryhmiin, jotta riittävä tiedonkulku voidaan varmistaa. Pakolliset ryhmät ovat joko ”henkilökunta” tai ”opiskelijat”, ”oma yksikkö” ja ”oma kampus”. (Näiden lisäksi muita virallisia ryhmiä on kymmeniä, ja epävirallisten ja väliaikaisten ryhmien lukumäärä nousee satoihin.) Intraprojektin lopussa teimme tarkastuksen: vertasimme Yammerin henkilökuntaryhmän jäsenmäärää koko henkilöstön määrään ja olimme henkilökohtaisesti yhteydessä niihin, jotka eivät olleet vielä liittyneet henkilökuntaryhmään. Olimme henkilökohtaisesti yhteydessä myös näiden henkilöiden esimiehiin.
Osaamismerkeillä tekniset taidot
Kun meillä oli työkalut käytössä ja toimintatavat määritelty, halusimme varmistaa käyttäjien osaamisen. Teimme henkilökunnalle O365-palveluun liittyen yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkin (metamerkki), joka koostuu viidestä alamerkistä: dokumenttien yhteisöllinen työstäminen (OneDrive for Business ja Office Online), tiimien työtilat (SharePoint-sivustot), verkkotapaamiset (Skype for Business), yhteisen ajan hallinta (Outlook-kalenteri) ja yhteisöllinen viestintä (Yammer). Näiden Office 365:n työkalujen osaamisen lisäksi meillä on alamerkit tietosuojalle ja ammatilliselle sosiaalisen median käytölle. Yhteisöllisen työskentelyn osaamismerkin suorittaminen on laitettu vuoden 2016 tavoitteeksi lähes koko henkilökunnalle, ja suorittaminen tarkistetaan jokaisen kehityskeskustelussa.
Johtoryhmä näytti esimerkkiä ja suoritti metamerkin ensimmäisten joukossa; osa täysin itsenäisesti, osa tukihenkilön kanssa samanaikaisesti uutta asiaa opetellen. Koko henkilökunnalle järjestettiin yhteisen koulutuspäivän osana osaamismerkkipajoja, jolloin osamerkkejä oli mahdollista suorittaa yhdessä muiden kanssa ja opastetusti. Pelkkä merkin suorittaminen ei tietenkään vielä takaa toimintatapojen muutosta, mutta se antaa teknisen osaamisen ja varmuuden uusille työtavoille.
Toimintatapojen muutos vie aikaa
Analysoimme projektin aikaisen viestintämme suuntia ja toimien kohdentamista jälkikäteen (kuva 2). Jos tieto O365-intraprojektin sisällä, johdon suuntaan sekä kampusten yhteyshenkilöiden kanssa kulkikin moitteetta, projektiryhmä ei onnistunut muutosviestinnässään kaikkien yksiköiden johtajien (prosessi- ja budjettivastuulliset) ja koulutuspäälliköiden (linjaesimiehet) kanssa.
Tarvittavia muutoksia arjen toiminnassa ei kaikkialla vielä tapahtunut. Yhdeksi suureksi syyksi tähän näemme muut HAMKissa tapahtuneet suuret muutokset, jotka priorisoitiin intran ja sisäisen viestinnän muutosta tärkeämmiksi.
Omaa toimintaamme arvioidaksemme teetimme keväällä 2016 myös opinnäytetyön, jossa käsiteltiin muutoshallintaa laajana käsitteenä ja käytettiin casena HAMKin intranetin uudistamista. Empiirinen osuus rakentui kyselylle, joka tehtiin valikoidusti niille koulutuksille, jotka omien tilastojemme mukaan käyttivät uutta intraa ja Yammeria aktiivisesti sekä niille, joissa käyttö oli hyvin vähäistä. Opinnäytetyön aineistolla halusimme yleisen palautteen lisäksi päästä kiinni siihen, miksi toisissa yksiköissä oli onnistuttu toimimaan ja miksi toisissa yksiköissä käyttöönotto oli jäänyt kesken.
Opinnäytetyön tulokset vahvistivat käsityksiämme toimintamme hyvistä puolista ja heikkouksista. Suurimmaksi kompastuskiveksi todettiin perehdyttämisen puute (Heinonen 2016). Vaikuttaa siltä, että meillä on ollut hyvä suunnitelma käyttöönotosta, mutta se ei ole muuttunut käytännön toimenpiteiksi niin kattavasti ja niin nopeasti kuin olimme toivoneet. Opinnäytetyön aineistosta saamme lisätukea mm. sisäisen viestinnän kehitystoimille, jotka aloitetaan täsmällisemmän suunnitelman pohjalta lukukauden 2016–2017 aikana.
Artikkeli on osa Office 365 -intran käyttöönotto HAMKissa -kokoelmaa.
Lähteet:
Heinonen, J. (2016). Muutoksenhallinta HAMKissa. Case: Intranetin uudistaminen. Opinnäytetyö, Hämeen ammattikorkeakoulu. Haettu 30.9.2016 osoitteesta https://www.theseus.fi/handle/10024/107972
Linko, L. (2015). Uuden intran rakentaminen ketteränä projektina. Teoksessa L. Linko (toim.) Kohti yhteisöllistä viestintää SharePointilla ja Yammerilla. HAMKin e-julkaisuja 3/2015. Haettu 30.9.2016 osoitteesta https://www.theseus.fi/handle/10024/88225
Kirjoittajat
Lotta Linko, FM, toimii Hämeen ammattikorkeakoulun tietohallinnossa verkkoviestintäpäällikkönä.
Mirlinda Kosova-Alija, tradenomi (YAMK), on verkkotoimintojen kehittäjä Hämeen ammattikorkeakoulun tietohallinnossa.
Viittausohje:
Linko, L. ja Kosova-Alija, M. (2016). O365-intran käyttöönotto ammattikorkeakoulussa. Teoksessa L. Linko (toim.) Office 365 -intran käyttöönotto HAMKissa. HAMK Unlimited Professional 14.10.2016. Haettu [pvm] osoitteesta https://unlimited.hamk.fi/ammatillinen-osaaminen-ja-opetus/o365-intran-kayttoonotto-ammattikorkeakoulussa/
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020111991930
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.
[button href=”http://www.hamk.fi/ohjeita/digitaalisuus/Sivut/default.aspx” target=”_blank” bg_color=”#FF0066″ text_color=”#ffffff”]Digitaalisuus HAMKissa »[/button]
