O365-palveluun tulee jatkuvasti uusia alipalveluita, ja olemassa oleviin palveluihin tulee sekä korjauksia että uusia ominaisuuksia. Alipalveluiden toiminta on varsin sirpaloitunutta ympäri palvelua: aivan kuin niitä kehitettäisiin itsenäisinä kokonaisuuksina, eikä yhteistoiminta ole heti odotetulla tasolla.
Seuraamme tiiviisti Microsoftin kehityssuuntia virallisen Office 365 Roadmapin kautta. Kartta tarjoaa meille kuvan siitä mitä tulemaan pitää, mutta valitettavasti uusien ominaisuuksien tarkkaa aikataulua ei julkaista, joten meidän pitää ennakoida ja koettaa ajoittaa viestintämme oikein.
Kirjoittaessani tätä artikkelia huomasin, että Microsoft oli päivittänyt Office 365 -palvelun etusivua. Aion ehdottaa, että sivusta tehtäisiin meidän intramme aloitussivu, sillä se tarjoaa käyttäjälle oikoteitä eri alipalveluihin ja eri sisältöihin. Pidän ajatuksesta, että emme organisaationa päätä etenemistä käyttäjän puolesta, vaan jokainen valitsee itse. Haasteeksi meillä varmaan tulee se, että ei ole mahdollista tarjota ”pakollisia” linkkejä organisaation sisältöihin.
Meillä on kaksi tapaa ottaa alipalveluita käyttöön: aktivointi ja ohjeistettu käyttöönotto. Meillä on organisaationa myös mahdollisuus jättää alipalvelu aktivoimatta, jos Microsoft tämän sallii. Pyrimme aina käyttämään Microsoftin valmiita ohjeita, jotka on todettu selkeiksi ja tarkoituksenmukaisiksi ja jotka ovat aina ajantasaisia. Alipalveluiden käytöstä olemme kuitenkin työstäneet jonkun verran omia ohjeistuksia omille käyttäjillemme. Jokaisesta alipalvelusta luomme intraan sivun, johon keräämme ohjeiden linkit Microsoftin sivuille.
Videopalvelua ei otettu käyttöön
Tähän asti kaikki uudet O365-alipalvelut on aktivoitu yhtä lukuun ottamatta. Emme ole aktivoineet käyttäjille O365-videopalvelua, sillä meille on hankittu yhdessä liittoumakumppaniemme kanssa erillinen videopalvelu, ja myös videoiden tuotantoa ollaan tuotteistamassa. Koska meillä on eritasoisessa käytössä myös YouTube, päätimme olla sekoittamatta pakkaa vielä kolmannella vaihtoehdolla. Ratkaisu palvelee meitä tällä hetkellä, mutta ei ole lopullinen päätös. O365-videopalvelu saatetaan aktivoida jossain vaiheessa käyttöön.
Tiedostamme, että sulkemalla jonkun alipalvelun saatamme menettää palvelujen keskinäisen toiminnan sujuvuuden.
Ohjeistettu ja hallittu käyttöönotto, case Groups
Osa uusien alipalveluiden käytönotosta on ollut ns. hallittua käyttöönottoa, jolloin alipalvelusta on tiedotettu laajasti, käyttäjiä ohjeistettu ja soveltamista avattu. Yksi esimerkki on ryhmätoiminnallisuus Groups, joka on vaikuttanut työskentelytapoihimme O365-palvelussa.
Kun samassa palvelussa on yhteisölliselle työskentelylle monta eri alipalvelua, nähtiin tarpeellisena työstää käyttäjille ohjeistusta siitä, mihin tarkoitukseen mikäkin alipalvelu on tarkoitettu. Groups-toiminnallisuus toi mukanaan paljon uusia ominaisuuksia ja oli jossain määrin vaihtoehtona työtiloille, joihin käyttäjämme olivat tottuneet.
Ennen Groups-toiminnallisuuden aktivointia tiedotimme käyttäjille sen tulosta Yammerin kautta. Meillä on Yammerissa ryhmä nimeltä ”Kysy O365-pilvipalveluista”, jonka kautta jaamme ilmoituksia ja vinkkejä käyttäjille sekä käyttäjät keskenään käyvät keskusteluita palvelun eri ominaisuuksista. Valmistelimme omaa ohjeistusta, käyttöesimerkkejä ja vinkkejä. Aktivoinnin jälkeen teimme uuden ilmoituksen ja samalla jaoimme uudet ohjeistukset ja linjaukset palvelun käytöstä. Ryhmien käyttöönoton jälkeen työtiloja on luotu vähemmän kuin ennen, ja samalla on vapautunut ylläpidon resurssia, koska käyttäjät luovat itse omat ryhmänsä, ja prosessi on niin helppo, että siinä ei tarvita apua.
Opettaja tilasi organisaation HelpDeskin kautta opiskelijoilleen 15 työtilaa. Tarjosimme hänelle vastineeksi mahdollisuuden luoda itse (opiskelijat itse tai opettaja) O365-ryhmiä työtilojen tilaan. Tarjosimme ohjeistuksen siihen ja perustelimme, että tähän tarkoitukseen ryhmä vaihtoehto on parempi. Yksi syy on Plannerin mukanaolo: sen kautta opiskelijoiden on mahdollista hallita omien ryhmätöiden tehtävät ja vastuujaot.
Kesän aikana Groups-työkalun kylkeen aktivoitu Planner-palvelu on tuonut mukaan mahdollisuuden hallita tehtäviä sekä yksilö- että tiimitasolla. Plannerin lanseeraus on meillä parhaillaan työn alla, ja olemme huomanneet, että Groups+Planner -yhdistelmä tulee osittain korvamaan muita, myös kolmansia palveluita (O365-työtilat, Asana ja Trello).
Toimin www-sivujen kehitystiimissä, jossa on mukana ihmisiä eri yksiköistä. Tähän saakka olemme työskennelleet sekä tiimin SharePoint-työtilassa että Asana-projektinhallinnassa. Työtilassa meillä on ollut tiedostokirjasto Office-dokumenttien yhteiseen työstöön ja jakoon, uutissyöte keskusteluun ja tiimin keskinäisen tiedottamiseen sekä kalenteri tapahtumien, esim. koulutusten hallintaan. Asanaa olemme käyttäneet tehtävien kirjaamiseen ja koordinointiin. Nyttemmin olemme luopuneet työtilasta, sillä ryhmässä voimme hoitaa kaikki tarvittavat toiminnot, ja Planner on korvannut tehtävien hallinnassa Asanan.
Odotan, että Plannerin kautta tehtävien jako eri organisaatioyksiköiden ihmisille on helpompaa kuin Asanassa: kaikilla käyttäjillämme on automattisesti pääsy Planneriin kun taas Asanaan on pitänyt luoda erilliset tunnukset. Uskon myös, että Planner tekee työstämme näkyvämpää tiimien ja yksiköiden välissä.
Groups ja Planner -yhdistelmässä on tunnistettu kehitystarpeita esim. palveluiden välisessä navigoinnissa ja tehtävien sähköposti-ilmoituksissa. Vaikka olemme tunnistaneet parantamiskohteita, mielestämme on loogisempaa ja sujuvampaa toimia yhdessä kokonaisuudessa kuin useassa järjestelmässä. Ja koska palvelut ovat kehitysvaiheessa, meidän tehtävämme on raportoida palautteemme ja ideamme Office 365 -palautekanavaan, seurata Microsoftin roadmapia ja tehdä käyttöönottosuunnitelmia sen mukaan.
Aktivointi ilman omaa ohjeistusta
Osa O365-palveluista on vain laitettu käyttöön ilman isompaa tiedottamista tai ohjeistusta. Yksi näistä on mm. Class Notebook, joka soveltuu parhaiten opetuskäyttöön. Jonkin verran käyttäjät ovat Yammerin kautta itsekin tuoneet esille tämän tyyppisten palveluiden hyötyjä ja samalla kertoneet esimerkein, miten he soveltavat niitä omaan työhönsä. Omien kokemuksien jakaminen on parasta vertaistukea, ja siitä on eniten hyötyä muille käyttäjille.
Kun Microsoft julkaisi Delve-alipalvelun, joka tuo esille käyttäjälle häntä kiinnostavat sisällöt, ilmoitimme käyttäjille lyhyesti palvelun tulosta valikoimaan. Sekaannusta – ja suoranaista paniikkia – käyttäjien keskuudessa aiheutti se, että Delve tuo käyttäjälle näkyviin sisällöt myös niistä rajatuista työtiloista, joihin käyttäjällä on oikeudet: oltiin huolissaan ”yksityisten” dokumenttien näkymisestä kaikille. Tämä vaati meiltä Delven toiminnan parempaa avaamista nimenomaan tietosuojanäkökulmasta.
Kehityskohteina opetuskäyttö ja mobiilikäyttö
Meidän painotuksemme on tähän saakka ollut yleisesti yhteisöllisessä työskentelyssä vahvemmin kuin pedagogisessa opetuskäytössä. Lähitulevaisuuden suunnitelmissa on O365-palvelun integraatio opetukseen. Meillähän on muitakin opiskelussa ja opetuksessa käytettyjä verkkopalveluita, jolloin O365-palvelun ja sen alipalveluiden roolit ja hyödyt on tärkeä avata käyttäjille. Haasteena ovat ihmisten eri tasoiset tietotekniikkaosaamiset. On tärkeä löytää sopiva keino tukea niitä, jotka ovat vähemmän sinut tietotekniikan kanssa, mutta samalla pitäisi pystyä tarjota edistyneemmille käyttäjille uusia kanavia ja tapoja työskennellä tehokkaasti.
Samalla kun käyttäjien vastarinta O365-intraa kohtaan on vähentynyt, on myös Google vs. Microsoft -vertailu hiljentynyt. O365-palvelun viimeaikaiset kehitykset ovat paikanneet monta aiempaa ”puutetta”. Varsinkin OneDrive for Business -palvelu on alkanut vastata entistä paremmin käyttäjien tarpeita, ja sen vertailu Google Driveen on vähentynyt huomattavasti.
Opetusnäkökulmasta O365-palvelun suljettu ympäristö saattaa avoimuuden näkökulmasta tuoda meille tiettyjä haasteita. Työskentelyn siirtyessä entistä enemmän pilveen on tärkeä valistaa käyttäjiä tietoturvaan ja -suojaan liittyvistä asioista. Olemmekin rakentaneet HAMKille tietosuoja-osaamismerkin, jossa painotetaan pilvipalvelutyöskentelyyn liittyviä vastuita, vapauksia ja rajoitteita. Myös mobiilipuoli on erittäin ajankohtainen. O365-palvelu tarjoaa toimivia mobiilisovelluksia eri alipalveluihin, ja niistä on apua sekä opiskelijoille että henkilökunnalle, jotka toimivat jo oletuksena mobiilisti. Tätä osaamistarvetta ennakoimme rakentamalla ensimmäisen version O365-mobiiliosaamismerkistä.
Artikkeli on osa Office 365 -intran käyttöönotto HAMKissa -kokoelmaa.
Kirjoittaja
Mirlinda Kosova-Alija, tradenomi (YAMK), toimii verkkotoimintojen kehittäjänä Hämeen ammattikorkeakoulun tietohallinnossa.
Viittausohje:
Kosova-Alija, M. (2016). O365-alipalvelut käyttöön eri tavoin. Teoksessa L. Linko (toim.) Office 365 -intran käyttöönotto HAMKissa. HAMK Unlimited Professional 14.10.2016. Haettu [pvm] osoitteesta https://unlimited.hamk.fi/ammatillinen-osaaminen-ja-opetus/o365-alipalvelut-kayttoon-eri-tavoin/
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020111991931
Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.
[button href=”http://www.hamk.fi/ohjeita/digitaalisuus/Sivut/default.aspx” target=”_blank” bg_color=”#FF0066″ text_color=”#ffffff”]Digitaalisuus HAMKissa »[/button]
