Tuumasta toimeen – tapahtumaviestinnän toteutus Pedaforum 2024 -konferenssissa

Huolellinen suunnittelu auttaa ja tukee viestinnän toteutusta onnistuneesti. Tapahtumaviestinnän toteuttaminen on kuitenkin aikaa vievää, ja se voi yllättää kokemattomamman viestijän.

 Järjestimme Hämeen ammattikorkeakoulussa (HAMK) kesäkuussa Suomen suurimman yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen pedagogiikan konferenssin; Korkeakoulupedagogiikan päivät – Pedaforum 2024. Konferenssin järjestää vuosittain eri ammattikorkeakoulu, ja olimme järjestämisvuorossa ensimmäistä kertaa. Oma roolini koostui pääosin someviestinnän suunnittelusta ja toteuttamisesta tapahtuman aikana. Tässä artikkelissa tarkastelen tapahtuman viestinnän suunnittelua ja toteutusta sekä niistä saatuja oppeja.

Pedaforumin viestinnän suunnittelu

Laadimme tapahtumalle etukäteen viestintäsuunnitelman. Suuret tapahtumat ovat usein hektisiä, ja niissä voi tapahtua paljon odottamattomia asioita, joihin täytyy reagoida nopeasti. Viestintäsuunnitelman tarkoituksena oli luoda selkeä runko tapahtuman aikana tehtävälle viestinnälle, mutta jättää kuitenkin tilaa spontaanimmalle ja hetkessä tapahtuvalle viestimiselle.

Pystyäkseni viestimään tapahtumasta onnistuneesti oli tärkeää, että perehdyin kattavasti tapahtuman sisältöön ja kulkuun etukäteen. Vaikka en ole sisällön asiantuntija, minun oli silti ymmärrettävä tärkeimmät ja kiinnostavimmat hetket tapahtuman aikana, joista tulisi viestiä. Paremman kokonaiskuvan saamiseksi tutustuin etukäteen huolellisesti konferenssitiloihin ja suunnittelin, mistä paikoista ja tilanteista voisi saada parhaiten kuva- ja videomateriaalia. Huolehdin itselleni myös tarvittavat välineet materiaalien tuottamiseen.

Tapahtumalle oli luotu omat verkkosivut, joista löytyi koko päivien ohjelma. Sivuille oli koottu kattavasti tietoa esiintyjistä ja heidän puheenvuorojensa sisällöistä. Toimin koko prosessin ajan läheisessä yhteistyössä tapahtuman järjestämisestä vastuussa olevan henkilön kanssa, jolta sain kattavan kokonaiskuvan tapahtumasta.

Saimme käyttöömme aikaisemmilta vuosilta valmiita visuaalisia materiaaleja, jotka muokkasimme sopimaan yhteen HAMKin visuaalisen ilmeen kanssa. Kävimme läpi edellisten konferenssien aikana tehtyjä somepostauksia ja pohdimme, mikä niissä oli ollut toimivaa ja mitä voisimme itse tehdä paremmin omassa konferenssissamme. Mietimme, millainen viestintä olisi kohderyhmää kiinnostavaa ja teimme suunnitelmaa sen mukaan. Tavoitteena oli tehdä sisällöstä helposti lähestyttävää ja konkreettista.

Tapahtumaa valmistellessa haluttiin ottaa huomioon mahdolliset sairastumiset järjestäjien keskuudessa. Minulla oli varahenkilö, joka sairastuessani olisi toteuttanut viestinnän tapahtuman aikana, ja jonka perehdytin tehtävään etukäteen mahdollisimman perusteellisesti. Tämä hälvensi hyvin huoltani siitä, jos sairastuisin ja viestintä jäisi puutteelliseksi tai kokonaan tekemättä.

Juuri ennen konferenssin alkua tehdyt postaukset tehtiin odottavissa tunnelmissa, ja niiden tarkoitus oli nostaa osallistujien mielenkiintoa ja saada heidät innostumaan ja odottamaan tapahtumaa. Koko tapahtuman ajan toteutettu viestintä oli tunnelmaltaan positiivista ja innostavaa.

Viestintä tapahtuman aikana

Tapahtumasta viestittiin sen aikana sekä Pedaforumin että HAMKin sosiaalisen median kanavissa. Someviestinnän tavoitteena oli tuoda näkyväksi konferenssin tapahtumia sekä luoda hyvää mielikuvaa niin tapahtumasta kuin HAMKista sen järjestäjänä. Tunnelma päivien aikana oli todella välitön ja mukaansatempaava, jolloin samaa tunnelmaa oli helppoa ja luontevaa välittää viestinnän kautta. Koen, että pystyimme tuomaan omaa innostustamme järjestäjinä näkyvämmäksi osallistujille tapahtuman aikana toteutetun viestinnän avulla.

Sosiaalisen median kanavat valikoituivat kohderyhmien ja olemassa olevien somekanavien mukaan. Tapahtuman aikana tapahtuvassa viestinnässä, kuten someviestinnässä yleensäkin, on tärkeää valita kohderyhmille parhaiten soveltuvat kanavat sekä miettiä, millainen sisältö sopii mihinkin kanaviin. Tässä tapauksessa Facebookiin tuotettiin kevyempää sisältöä, X:ään lyhyitä ja informatiivisia päivityksiä ja LinkedIniin kattavampaa, asiapitoista sisältöä. Kanavat valikoituvat sen perusteella, että ne olivat jo olemassa ja niissä pystyttiin hyödyntämään valmista seuraajakuntaa. Lisäksi kohderyhmäämme oli runsaasti jo valmiiksi kanavien seuraajina, mikä helpotti heidän tavoittamistaan. Instagram olisi ollut hyvä lisä Facebookin rinnalle kevyempään sisällöntuotantoon, mutta meillä ei ollut sopivaa olemassa olevaa tiliä, jota olisimme voineet käyttää. Kaikissa kanavissa käytettiin konferenssin aikana otettua kuvamateriaalia.

Vaikka viestintää oli suunniteltu huolellisesti etukäteen, toteutus erosi suunnitellusta jonkin verran. Koska toteutin tapahtumaviestintää pääosin yksin, jouduin vähentämään tapahtuman aikana tehtävää viestintää. Näin pystyin keskittymään riittävästi postausten sisältöön ja tuottamaan mahdollisimman laadukasta sisältöä. Päivien aikana huomasin toisinaan viestinnän paikkoja, joita ei ollut suunniteltu etukäteen, mutta halusin kuitenkin tarttua niihin. Tämä muutti alkuperäisiä aikatauluja, mutta koin, että se teki somesisällöstä laadukkaampaa ja autenttisempaa.

Huolellinen suunnittelu auttoi ja tuki viestinnän toteutusta. Viestintä vei kuitenkin paljon enemmän aikaa kuin odotin sen vievän. Koska viestinnän kohderyhmänä olivat asiantuntijat, kiinnitin erityistä huomiota siihen, että postausten asiasisällöt ovat varmasti oikein ja oikealla tavalla esitetty. Halusin tuoda esiin koko organisaatiomme asiantuntijuutta ja pysyä samalla asiassa ilman, että sisällöstä tulisi liian raskasta.

Viestintä tapahtuman jälkeen

Jälkiviestintä Pedaforumissa oli hyvin oleellinen osa viestinnän kokonaisuutta. Halusimme järjestäjinä kiittää kaikkia osallistujia, esiintyjiä ja yhteistyökumppaneita ja antaa heille tunteen, että he olivat merkittävä osa tapahtumaa. Konferenssin päätyttyä kävimme tapahtuman järjestämisestä päävastuussa olleen henkilön kanssa läpi tapahtuman asiatunnisteella tehdyt postaukset ja reagoimme niihin tykkäyksillä ja kommenteilla. Tavoitteenamme oli varmistaa, että osallistujille jäisi positiivinen kuva tapahtumasta ja HAMKista. Tein heti tapahtuman päätyttyä kaikkiin kanaviin koostepostauksia, joilla halusin välittää päivien tunnelmaa ja kiittää kaikkia osallistujia.

Tapahtumaviestinnän toteuttaminen asiantuntijakonferenssissa tarjosi minulle uudenlaisen oppimiskokemuksen. Vaikka minulla oli jonkin verran kokemusta tapahtumaviestinnästä, tämä projekti toi esiin viestinnän suunnittelun ja toteutuksen erityispiirteet suuressa asiantuntijatapahtumassa.

Olen ollut aikaisemmin mukana tapahtumissa ja messuilla erilaisissa rooleissa, joten koin Pedaforumiin mukaan tulon viestijän roolissa suhteellisen helpoksi. Teoriassa ymmärsin roolini hyvin, mutta käytännön toteutus oli haastavampaa ilman aikaisempaa kokemusta. Sain kuitenkin tukea ja apua aina kun tarvitsin, mikä toi omaan työskentelyyni lisää varmuutta ja rohkeutta. Koska koko tapahtuma oli erittäin huolellisesti suunniteltu ja valmisteltu, siihen valmistautuminen oli itsellenikin helppoa.

Hyvä suunnittelu tukee onnistunutta tapahtumaviestintää

Viestinnän huolellinen ja kattava suunnittelu ennen tapahtumaa voi merkittävästi helpottaa viestinnän toteutusta. Parhaat viestinnän ja kuvaamisen paikat voidaan usein tunnistaa etukäteen, mikä sujuvoittaa prosessia tapahtuman aikana.

Kuva- ja videomateriaalin tuottaminen voi olla hidas prosessi kokemattomalle. Lisäksi sopivien paikkojen ja tilanteiden tunnistaminen materiaalin tuottamiseen vaatii tarkkaavaisuutta. Sisällön tuottaminen konferenssipäivistä puolestaan vaatii puheenvuorojen ja esitysten kuuntelemista, sisäistämistä ja niistä kirjoittamista. Tämä voi olla erityisen haastavaa, jos viestijällä ei ole kyseisen alan asiantuntemusta. Tässä voi auttaa, jos on mahdollista hyödyntää asiantuntijoita ja heidän näkemyksiään esimerkiksi kommenttien tai lyhyiden videoiden muodossa.

Viestintä harvoin toteutuu täysin suunnitelmien mukaisesti. Huolellinen valmistautuminen ja tapahtuman sisällön tuntemus ovat avainasemassa onnistumisessa. Vastaavia tapahtumia järjestettäessä on tärkeää arvioida käytettävissä olevat resurssit realistisesti ja varmistaa, että viestintä saadaan toteutettua tehokkaasti ja suunnitelmien mukaisesti.