Heitetään pois kaikki paperit ja leimat!

Tulostin surisee, leimasin napsahtaa ja kynä sauhuten allekirjoitus raapustetaan dokumenttiin. Vielä skannaus ja sähköpostin lähetys. Huh, ensimmäinen dokumentti opiskelijan vaihtoprosessista on nyt lähetetty. Sähköpostin vastaanottaja tekee samat tulostukset, leimaamiset ja allekirjoitukset. Vielä kertaalleen sama dokumentti skannataan, ja näin on saatu yhden opiskelijan vaihdon mahdollistava dokumentti hyväksyttyä.

Edellä kerrottu tarina on onneksi historiaa Hämeen ammattikorkeakoulussa (HAMKissa), mutta valitettavasti todellisuutta vielä useassa eurooppalaisessa korkeakoulussa. Miten tästä tilanteesta on päästy eteenpäin? Tässä tekstissä kerron HAMKin saavutuksista digitaalisuuden lisäämisestä vaihtoprosessissa.

Erasmus ilman paperia…

Onko Erasmus ilman paperia vain unelmaa, joka ei koskaan toteudu? Papereiden tulostamista ja leimaamista pyritään vähentämään Euroopan komission Erasmus without paper (EWP) -hankkeen avulla. EWP on osa Eurooppalainen opiskelijakortti -aloitetta, joka on erinomainen esimerkki eurooppalaisesta yhteistyöstä. Hankkeen tavoitteena on tietoturvallisen ja paperittoman datan ja informaation siirto kumppanikorkeakoulujen välillä. Monien sidosryhmien yhteistyöllä pyritään yksinkertaistamaan hallinnollisia menettelyjä, ja digitaalisuutta lisäämällä puolestaan yksinkertaistamaan korkeakoulujen ja opiskelijoiden vaihtoon liittyvää prosessia.

Korkeakouluilla, jotka osallistuvat Erasmus+ -ohjelmaan, on ratkaiseva rooli EWP-verkostoon liittymisprosessissa. Korkeakoulut liittyvät digitaaliseen verkostoon joko komission tarjoaman EWP Dashboardin, oman järjestelmän tai kolmannen osapuolen järjestelmän kautta. HAMK on liittynyt EWP-verkostoon kolmannen osapuolen järjestelmän SoleMoven välityksellä. SoleMove on suomalaisen Solenovon tarjoama digitaalinen liikkuvuuden hallintajärjestelmä.

Mikä ihmeen EWP Champion?

Euroopan komissio nimesi HAMKin EWP Championiksi kesällä 2023. Champion -nimike myönnettiin 49 korkeakoululle ympäri Eurooppaa, joista HAMK on ainoa suomalainen. Yksi nimikkeen kriteeri oli innokas ja kehittävä ote EWP:n myötä tulleisiin digitaalisiin muutoksiin. Euroopan komissio on tunnistanut, että HAMK pystyy toimimaan innostavana esimerkkinä muille Euroopan korkeakouluille sekä jakamaan omia hyviä käytänteitään ja kokemuksiaan muille.

Championit puhuvat digitalisaation puolesta, testaavat uusia ideoita, edistävät digitaalista muutosta ja jakavat hyviä käytänteitä. Ensimmäisenä askeleena komissio järjestää joulukuussa Champion-tapaamisen. Tapaamisessa Championit tutustuvat toisiinsa, keskustelevat ja päättävät Champion-aloitteen tärkeimmistä painopisteistä sekä pääviesteistä. (Euroopan komissio, n.d.)

Digitaalisuus HAMKin vaihtoprosessissa

HAMKissa on ollut myönteinen ja kehittävä ote digitaalisuuden lisäämisessä vaihtoprosessiin. Olemme pyrkineet ottamaan kaikki tarjolla olevat digitaaliset työkalut käyttöön ja näin vähentämään vaihtoprosessissa olevia paperisten dokumenttien käsittelyä. Pyrimme mahdollistamaan saumattoman ja paperittoman prosessin Erasmus+ -ohjelmaan osallistuville opiskelijoille, opettajille ja henkilökunnalle.

Erasmus+ -ohjelmassa pääpaino on ollut vaihtoprosessin digitalisoinnissa jo useamman vuoden ajan. Olemme omassa toiminnassamme pyrkineet saavuttamaan kaikki komission asettamat vaatimukset digitaalisuuden lisäämisessä. Tällä hetkellä meillä toimitetaan, vastaan otetaan ja käsitellään digitaalisia opintosuunnitelmia (LA, Learning Agreements), sekä liikkuvuussopimuksia (IIA, Inter Institutional Agreements) eurooppalaisten korkeakoulujen välillä. Pyrimme tekemään kaikki vaiheet digitaalisesti, mutta muualla Euroopassa on edelleen useita korkeakouluja, jotka eivät kykene vastaan ottamaan eivätkä käsittelemään digitaalisesti lähetettyjä dokumentteja. Näissä tapauksissa teemme poikkeuksia omiin prosesseihimme, jotta yhteistyö kumppaneiden kanssa säilyy hyvänä. Näin pystymme mahdollistamaan vaihto-opinnot mahdollisimman monelle opiskelijalle.

Onnistumisen avaimet

Yhtenä avaintekijänä HAMKin onnistumisessa EWP-hankkeen tavoitteissa on ajattelu- ja toimintatapojen muuttaminen. Me päätimme, että jos jokin hankkeen tavoite ei sovi nykyiseen prosessiimme, prosessia muutetaan, jotta pääsemme tavoitteeseen. Aloimme muuttaa ja kehittää toimintatapojamme ja prosessejamme vaihtoon liittyen vuonna 2019, jolloin HAMKin kansainväliset palvelut keskitettiin. Olemme pyrkineet poistamaan byrokraattisia esteitä ja yksinkertaistamaan vaihtoprosessia opiskelijoille sekä kumppaneille. Toimivan digitaalisen infrastruktuurin ja kehittyneiden järjestelmien avulla onnistuimme muuttamaan vaihtoprosessin tehokkaammaksi, helpommin lähestyttäväksi ja kestävämmäksi. Lisäksi uskomme, että toimiva yhteistyö Solenovon ja oman IT-osaston kanssa on auttanut valtavasti saavuttamaan meille asetetut tavoitteet.

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?

Edessä on vielä iso urakka, jotta saadaan kaikki korkeakoulut mukaan digitaalisuuden junaan. Juna kulkee jo kovaa vauhtia ja uusia ominaisuuksia tulee koko ajan lisää. Tulevaisuudessa on näkyvissä isoja kehitysaskeleita, digitaalisiksi on tarkoitus muuttaa myös vaihtoon nimeäminen ja hakeminen sekä opintosuoritusotteet, harjoittelusopimukset, liikkujien apurahasopimukset, globaalin liikkuvuuden opintosuunnitelmat, monenväliset sopimukset jne. (Opetushallitus, n.d.) Aikataulua näille ei kuitenkaan ole vielä määritelty. Haasteita on siis luvassa, mutta otamme ne innolla ja mielenkiinnolla vastaan, ja haluamme toimia hyvänä esimerkkinä näissäkin tulevaisuuden kehitysaskeleissa.