LEAN – arvovirtakuvauksesta ja vuosikellosta apua luomutilan töihin ja johtamiseen

Luomutiloilla rakennekehitys ja yksikkökokojen kasvu on ollut vähintään yhtä nopeaa kuin tavanomaisilla tiloilla. Hämeessä luomutilan keskimääräinen pinta-ala oli 43 hehtaaria vuonna 2013, kun se vuonna 2020 on 63 hehtaaria. (Ruokavirasto, 2020)

Vuokrapeltojen osuus on kasvanut – tiloilla on huolehdittavanaan mm. vuokrasopimusten uusimiset, tukioikeuksien siirrot, eri tahtiin vanhenevat maanäytteet, koneketjujen yhteensovittaminen pinta-alan kasvaessa, markkinointi hintatasojen heilahdellessa ja luomutuotantoehtojen mukaiset tuotantopanosten hankinnat. Jos haluaa satotasoja nostaa ja kannattavuutta parantaa, myös maan kasvukunnon määrätietoinen parantaminen edellyttää erilaisia päätöksiä niin kasvukaudella kuin sen ulkopuolellakin.

Kotieläintuotannossa on lisäksi varmistettavina asioina luomurehujen ja laidunalan riittävyys, mahdollinen yhteistyö kasvitilojen kanssa ja siihen liittyvät sopimukset, eläinaineksen hankinta, mahdolliset ympäristöluvat jne.

Nykyaikainen maatalousyrittäminen perustuu määrätietoiseen ja suunnitelmalliseen johtamiseen

LEAN on yksi johtamisjärjestelmistä, joka perustuu japanilaisen Toyotan autotehtaan tuotantosysteemiin. Sen viisi perusperiaatetta soveltuvat hyvin käytettäväksi myös maataloudessa, tuotantosuunnasta riippumatta (Modig & Åhlström, 2013). Perusperiaatteet ovat Nielsenin ja Pejstrupin mukaan Arvo asiakkaalle, Tunnista ja kuvaa arvovirrat ja vähennä hukkaa, Lisää sujuvuutta työntekoon, Korvaa työntö imulla sekä Paranna jatkuvasti. Lean terminä tarkoittaa solakkaa tai rasvatonta – se kuvastaakin tilan toiminnan kehittämisessä ajattelutapaa, jossa eri työvaiheet pyritään tekemään aiempaa järkevämmin ja tehokkaammin, samalla hävikkiä ja turhia työvaiheita karsimalla. Perusperiaatteista voidaan johtaa erilaisia menetelmiä ja työkaluja. Tällaisesta hyvä esimerkki on ns. hukan löytäminen toiminnasta. Hukkatyypit on jaettu nykyään kahdeksaan osaan. Näistä muutama esimerkki:

• Ylituotanto: tuotetaan tuotetta, jolle ei ole markkinoita. Ei reagoida esim. markkinatilanteisiin, muutoksiin toimintaympäristössä. Tai ei kyetä löytämään uusia asiakkaita.
• Käyttämättömät resurssit / hyödyntämätön tieto: Opiskellaan uusia asioita esim. pienryhmissä mutta ei viedä mitään käytäntöön vaan jatketaan samalla tavalla kuin aina ennenkin. Tilan muiden työntekijöiden / harjoittelijoiden / perheenjäsenten kehitysehdotuksia ei oteta huomioon. Tulevatko tilan osallisten kyvyt hyödynnettyä kaikkien parhaaksi?
• Varastot: Varastoissa on kiinni euroja. Joskus se voi olla tarkoituksellista esim. viljan myyntihinnan nousua odottaessa. Usein varastoissa on kuitenkin eriä, jotka esim. jyrsijät pilaavat odoteltaessa, mistä aiheutuu myöhemmin lisääntynyttä siivoustarvetta. Usein varastotilalle olisi muutakin käyttöä.
• Kuljettaminen: Liian suuret tai pienet koneet suhteessa tuotantoon ja tarpeeseen. Rakennus- ja korjausmateriaalien haku vain tarpeeseen, yksitellen ilman etukäteissuunnittelua.
• Odottaminen: Ei tehdä esivalmisteluja / varata kaikkia tarvittavia välineitä ennen työvaihetta, jolloin sitoutuu monen aikaa – muut odottavat.
• Kävely ja siirtely – esim. turha etsiminen: Jokainen meistä etsii päivittäin jotain – avaimia, sopivaa pulttia, sokkaa, kosteusmittaria, pattereita, tiedostoja tietokoneelta, lomaketta mapista jne. Puoli tuntia etsimistä päivittäin tarkoittaa 176 hukkatuntia vuodessa.
• Virheet: Virheet voivat aiheuttaa tuotteen pilaantumisen, taloudellisia menetyksiä ja pahimmassa tapauksessa eriasteisia tapaturmia.
• Ylilaatu / yliprosessointi: Vilja kuivataan liian kuivaksi – kuluu aikaa ja polttoaineita.

Tilan nykytilanteen arvioinnin voi tehdä helposti lyhyen kyselyn avulla (Fladkjær Nielsen & Pejstrup, 2018; ks. lähemmin https://proagria.fi/sites/default/files/attachment/tilan_nykytilanne.pdf )

Luomutilan vuosikello

Luomutilan vuosikellon (kuvat 1 ja 2) tavoitteena on tehdä vuotuisten töiden ja suunnitelmien aikataulutus näkyväksi. Jokaiselle tilalle rakentuu heidän tarvitsemansa kello. Yrittäjä voi rakentaa sen joko itsenäisesti tai yhteistyössä neuvojan kanssa. Leanin hengessä vuosikellolla on tarkoituksena minimoida yllä mainittuja hukkatyyppejä, vähentää turhaa työtä ja parantaa kannattavuutta. Vuosikellon taustalla on luomutilalle pohdittu suurempi ja useamman vuoden päähän ulottuva tavoite. Vuosikellon avulla helpotetaan yrityksen käytännön johtamista ja nähdään mihin kohtiin muita Leanin apuneuvoja kannattaa käyttää, jotta voidaan selkeyttää päivittäisiä tekemisiä.

Valmennustyyppisen neuvonnan pilotointi

Luomussa vara parempi -hankkeessa on tarkoitus hyödyntää ja pilotoida kokonaisvaltaista johtamista, joka tarkoittaa pitkän aikavälin ja lyhyen aikavälin johtamista yhtenä kokonaisuutena. Pitkän aikavälin tavoitteisiin pyritään johtamalla lyhyen aikavälin toimintaa ja käyttämällä hyväksi vuosikelloa. Pilotti tehdään Mustialan navetan henkilöstön kanssa, ja kokonaisuudessa huomioidaan myös maatilan prosessit. Pilotin toteutus alkaa vuoden 2021 alusta.

Tilan toimintoja voidaan tarkastella esimerkiksi arvovirtakuvauksen avulla, jolloin saadaan mukaan ihmisten, tuotannon ja talouden näkökulmia.

Esimerkki arvovirtakuvauksesta:

• Kuvaus tehdään ruskealle paperille. Seosrehuprosessin kulkua ja työvaiheita pohditaan siilosta ruokintapöydälle (työvaiheet ja niiden alavaiheet kuvataan keltaisilla lapuilla).
• Hukkia kuvataan vihreillä lapuilla, jotka asetetaan työvaiheen kohdalle.
• Vastuun- tai muita vaihtoja kuvataan sinisillä lapuilla.
• Keskellä kulkee aikajana, johon on merkitty työhön arvoa tuottava aika ja arvoa tuottamaton aika. Alle lisätään vielä parannusehdotus. Parannukset kirjataan punaisille lapuille.

Arvoa tuottamatonta aikaa voi olla muutamia minuutteja. Seosta tehdään kuitenkin joka päivä. Jos arvoa tuottamatonta aikaa syntyy 5,5 min/pv, se tarkoittaa 33,5 tuntia vuodessa. Jos arvoa tuottamatonta työtä on 1h 10 min/pv, kuten todellisessa tapauksessa olemme mitanneet, siitä muodostuu 425 h tuottamatonta työaikaa. Kaikkea tuota arvoa tuottamatonta työtä ei voi poistaa, mutta jos puoletkin voi nipistää pois, se on yli puoli tuntia päivässä ja monta työpäivää vuodessa. Tätä arvoa tuottamatonta työtä käytetään laskettaessa virtaustehokkuutta, joka kuvaa työn sujuvuutta. Virtaustehokkuus on tässä esimerkissä 55 min/125 min= 44%, jossa 55 min on arvoa tuottavaa työtä ja 125 min kokonaistyöaika. Arvoa tuottamaton työ muodostuu koneiden hausta eri pisteistä, rehujen sijoittelusta laajalle kentälle, lastauskoneiden vaihdoista ja odottelusta.

Jotta arvovirtakuvaus ei jäisi vain kuvaukseksi, käytetään esimerkiksi priorisointitaulukkoa (Kuva 3), johon sijoitetaan parannusehdotukset(oranssi) ja hukat (sinisellä). Tärkeää on myös päättää, kuka on vastuussa, että sovittu tekeminen toteutuu päätetyssä ajassa.

Leanin avulla pyritään vähentämään resurssien hukkaamista tekemällä oikeita asioita ja tekemällä asiat oikein. Menetelmä ei kuitenkaan saa olla tavoite, vaan apuneuvo tavoitteen saavuttamiseen. Vuosikello ja Leanin menetelmät on suunniteltu johtamisen apuvälineiksi ja tukemaan yrittäjän asettamien tavoitteiden saavuttamista.