Virtuaalimaailma toimii apuna yrityksien henkilöstön koulutuksissa ja perehdyttämisessä

Virtuaalimaailmassa VR-lasien ja -laitteiston avulla voidaan kokeilla, testata ja oppia monenlaisia asioita. Erityisesti henkilöstön koulutuksessa ja perehdyttämisessä virtuaalimaailma tuo apua oppimiseen, yrityksien toimintatapojen ja kulttuurin tuntemiseen ja asioiden kertaamiseen. Virtuaalimaailma tarjoaa erinomaisen ympäristön sellaisten tilanteiden tai työtehtävien harjoitteluun, joiden toteuttaminen aidoissa tilanteissa ja ympäristöissä on liian vaarallista.

VR (Virtual Reality) eli virtuaalitodellisuus tarjoaa todentuntuisen, elämyksellisen kokemuksen, jossa käyttäjä uppoutuu virtuaalimaailmaan (immersiivisyys). Tämä tarjoaa mainiot puitteet harjoitella erilaisia työtehtäviä turvallisesti ja harkiten – paitsi viihteelliseen käyttöön myös oppimiseen, kuten yrityksien henkilöstön koulutukseen ja perehdyttämiseen. Tutkiessaan VR-teknologioilla tehdyn koulutuksen tehokkuutta Abich ja kumppanit (2021) tulivat siihen lopputulokseen, että yksilön tai tiimin koulutustulokset olivat VR-menetelmillä eri osa-alueilla paremmat kuin perinteisillä menetelmillä, mutta VR-teknologioiden parhaat puolet on otettava sisältöjä tehtäessä huomioon tämän saavuttamiseksi. Suurin osa VR-laseille tehdyistä sovelluksista on tehty Unreal Engine- ja Unity-pelimoottoreilla, ja näiden molempien hyötykäyttö on viimeisten viiden vuoden aikana kasvanut suuresti.

VR-lasien ja -laitteiston avulla voidaan harjoitella esimerkiksi nostamiseen liittyviä työtehtäviä, pelastautumista, uhkaavia asiakastilanteita tai vaikka työyhteisötaitoja. Cujan ja kumppanit (2020, ss. 113–119) identifioivat virtuaali- ja lisätyn todellisuuden parhaiksi hyödyntämiskohteiksi logistiikan alalla seuraavat: suunnittelujen parantaminen, monimutkaiset kokoonpanot, laadun varmistaminen, huoltotoimenpiteet, ammatillinen tuki sekä turvallisuus ja varastotoiminta.

VR:n hyödyntäminen työelämässä kasvaa, mutta toistaiseksi teknologia koetaan usein liian monimutkaiseksi ja kehittäminen kalliiksi, osaamista puuttuu, eikä sen mahdollisuuksia tunneta. Toisaalta myös organisaatioiden nykyisiin järjestelmiin VR:n integroiminen ja laitteiden käytettävyys ovat olleet sen yleistymisen esteenä. Näihin seikkoihin Hämeen ammattikorkeakoulun (HAMK) vetämä VIVA – Virtuaalinen varasto osaamisen kasvattamisessa -hanke pyrkii tuomaan tietoa, osaamista ja geneerisen ratkaisun, jota useat yritykset voisivat hyödyntää varastotoimintojensa koulutus- ja perehdytysprosessien tukena tai jopa niiden muuttamisessa.

Virtuaalinen varasto

VIVA – Virtuaalinen Varasto Osaamisen Kasvattamisessa -hankkeessa suunnitellaan ja kehitetään yhteistyössä yrityksien kanssa virtuaalinen varasto. Kehittämiseen osallistuu aktiivisesti logistiikka-alan ja suuria logistiikkatoimintoja harjoittavia yrityksiä Kanta- ja Päijät-Hämeen maakunnista sekä erilaisia oppilaitoksia ja palveluntarjoajia. Yhteistyössä tehtävän kehittämistyön tuloksena on tarkoitus toteuttaa virtuaalinen varastoympäristö, jossa yritykset ja heidän henkilöstönsä voivat kouluttautua ja perehtyä erilaisiin teemoihin, jotka liittyvät varastotiloihin ja niissä toimimiseen. Tämän avulla yrityksillä on myös mahdollisuus tarkastella tai tutkia näiden teknologioiden käyttöä, tehokkuutta ja hyötyä heille heidän omissa prosesseissaan ja toimintaympäristöissään. Tällä on tarkoitus kasvattaa yritysten teknologian ja sen tuomien hyötyjen ymmärrystä ja osaamista. Hanke tukee yritysten perehdytys- ja koulutustoiminnan strategista suunnittelua ja mahdollisia muutoksia tulevaisuutta silmällä pitäen.

Hankkeen alkuvaiheessa toteutettiin useampi työpaja Kanta- ja Päijät-Hämeen alueilla. Työpajoissa kartoitettiin alueen yrityksien ja toimijoiden tarpeita ja toiveita virtuaaliseen varastoon liittyvissä koulutus- ja perehdytystoimenpiteissä. Tarpeiden ja toiveiden pohjalta toteutettavaa, VR-laseilla ja -laitteistolla harjoiteltavaa ja opiskeltavaa koulutussovellusta testataan hankkeeseen osallistuvien yrityksien henkilöstöllä. Näin saadaan kerättyä aitoja käyttäjäkokemuksia ja palautetta virtuaalisen varaston hyödyistä ja toimivuudesta.

Haasteita yrityksien nykyisissä perehdytys- ja koulutusmalleissa

Hankkeessa toteutettujen työpajojen ja keskusteluiden pohjalta nousi tuloksena erilaisia tarpeita. Yleisinä asioina nousivat esille muuttunut toimintaympäristö, työvoimapula ja korkea vaihtuvuus. Moneen tehtävään ei ole pohjakoulutusvaatimuksia, eli työt opitaan paikan päällä. Perehdytykseen ja opettamiseen käytetään usein vanhoja, kokeneita työntekijöitä yrityksistä. Tämä siirtää heidät pois tuottavasta työstä. Osassa yrityksistä tämä voi muodostaa haittaa tärkeämmälle toiminnalle. Myös koulutettavien joukon tarvitsee olla tarpeeksi suuri, jotta perehdytystä on järkevää järjestää. Korkea vaihtuvuus korostaa perehdytys- ja koulutustoiminnan vaikutuksia niin hyvässä kuin huonossa.

Matala koulutusvaatimustaso houkuttelee esimerkiksi maahanmuuttajataustaista työvoimaa, josta on ja voisi olla tulevaisuudessa apua työvoimapulaan. Usein kielitaito voi olla este maahanmuuttajien palkkaamiseen tai heidän onnistumiselleen työssä. Esimerkiksi tällaisissa tilanteissa VR-laseilla toteutettavat perehdytys- ja koulutusratkaisut voivat tuoda ratkaisuja tai todistettavaa tehokkuutta.

Yksi tärkeä esille noussut huomio oli, että perehdytystä ja koulutusta tapahtuu usealla tasolla. Näitä voidaan jakaa esimerkiksi seuraavasti:

• työtehtäväkohtainen taso
• roolikohtainen taso
• toimipistekohtainen taso
• organisaatiokohtainen taso
• yrityskohtainen taso tai
• suomalainen, työkulttuurikohtainen taso.

Näiden huomioiminen kokonaisuudessaan on tärkeää, ja työpajakeskusteluissa nousikin usein kysymys perehdytys- ja koulutusvastuista. Milloin yrityksen perehdytys- ja koulutusvastuun pitäisi alkaa, minkä tulisi olla valtion tai koulutuslaitoksien vastuulla ja kuinka vastuunjaossa onnistutaan? Yrityksillä on esimerkiksi huoli suomalaiseen työkulttuuriin liittyvien asioiden opettamisessa työntekijöille.

”On vaikea perehdyttää henkilöä yrityksen kulttuuriin, arvoihin tai sovittuun työtehtävään, jos henkilö tulee paikan päälle 09.27, kun aloitus oli sovittu 08.00 edelliseksi päiväksi.”

Työpajoihin osallistuneet yritykset äänestivät ennakkoon kartoitettujen tarpeiden ja haasteiden joukosta heille tärkeimpiä kehitettävän virtuaalikoulutusympäristön ominaisuuksia, toimintoja ja sisältöjä.

Yrityksien tarpeet virtuaalisen varaston koulutus- ja perehdytyssisältöihin

Työpajojen tuloksien yhteenvetona esille nousi tarve, että VR-koulutussisällön tulisi koskea varastossa toimimista yleisellä tasolla ja että sisällöissä pitäisi käsitellä myös työyhteisön pelisääntöjä, riskipaikkoja, siisteyttä ja järjestelmällisyyttä sekä kunnossapitoa varastotiloissa. Keskusteluissa korostuivat myös tilauksen poiminnan tärkeys ja sen virheiden minimointi.

Koulutus- ja perehdytyssovellus tulisi suunnata uusille työntekijöille, jotka voivat käyttää VR-sovellusta itsenäisesti työpaikallaan. Sovelluksen kieliversioiksi äänestettiin suomi ja englanti, mutta tarkoituksena on toteuttaa ominaisuus, jolla sisällöt kääntyvät mille tahansa kielelle. Varastotyöntekijöiden joukossa on useita maahanmuuttajia, jotka edustavat eri kansalaisuuksia. Toimintojen ja tehtävien opettaminen heidän omalla kielellään helpottaa asioiden sisäistämistä ja ehkäisee väärinymmärryksiä.

VIVA-hankkeessa toteutettavaan virtuaaliseen varastoon toivottiin pelillisiä ominaisuuksia, kuten pisteiden keräämistä, sekä visuaalisesti aidon näköistä ympäristöä. Lisäksi käyttäjää opastetaan ympäristössä kuvilla ja videoilla. Käyttäjä voi tehdä myös virheitä, ja häntä opastetaan työtehtävien tekemiseen oikealla tavalla antamalla palautetta kuvilla, videoilla ja teksteillä. Ohjaaja pääsee seuraamaan käyttäjän oppimista ja suoriutumista harjoittelusta siirtyvän datan avulla toiselta näytöltä.

Käyttäjäkokemus on oleellisen tärkeä osa virtuaalisen varaston toimintaa. Siihen kuuluvat sovelluksen sisältö, VR-lasien käyttö sekä kaikki, mitä tapahtuu ennen sovelluksen käyttöä ja sen jälkeen. Teknologian hyödyntäminen on vain osa kokonaisuutta, ja on tärkeä miettiä myös muita asioita sen ympäriltä parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi.

Kehitys kohti yrityskokeiluja

Edellä kuvatut yrityksien tarpeet ja toiveet huomioidaan toteutettavassa virtuaalivarasto-sovelluksessa. Pyrimme rakentamaan lopputuloksesta yrityksille mahdollisimman hyödyllisen useassakin mielessä. Tärkein on tukea tietysti perehdytys- ja koulutustoiminnan uudistumista sekä teknologian käyttökokeiluita ja niihin liittyvää tutkimista ja hyötyjen todentamista yritysten sisällä. Yhtä tärkeää on myös kasvattaa ymmärrystä, miten yritykset voivat hyödyntää virtuaalisia malleja muillakin yrityksen aloilla, kuten myynnissä ja markkinoinnissa, suunnittelussa, asiakasrajapinnassa ja niin edelleen.

Virtuaaliteknologioiden hyödyntäminen yleisesti logistiikkakeskuksien toiminnassa ja suunnitellussa tarjoaa useita erilaisia hyötyjä, kuten myös Ruohomaa ja kumppanit (2024) toteavat. Lopullista sovellusta pilotoidaan yrityksien henkilöstöllä 2025 syksyllä laajemmin, ja lisäksi se jaetaan avoimesti, jotta kaikki voivat hyödyntää sitä omassa toiminnassaan.

---

VIVA – Virtuaalinen varasto osaamisen kasvattamisessa -hanke on Euroopan Unionin osarahoittama hanke. Hanketta toteuttaa HAMK Smart -tutkimusyksikkö ja yhteistyökumppanina toimii LIMOWA ry. Hankkeessa toteutettava virtuaalinen varasto -koulutus- ja perehdyttämiskokonaisuus valmistuu hankkeen aikana (1.9.2023–28.2.2026). Hankkeen tulokset ja virtuaalisen varaston kehitystyö tullaan julkaisemaan avoimena datana.

Lue lisää hankkeesta ja sen tuloksista hankkeen verkkosivuilta.